Dokumentation är den skriftliga och bevarade dokumentationen av en anställds anställningshändelser. Dessa register består av statliga och lagstadgade delar, dokument som krävs av företagets policy och praxis, dokument som föreslås av bästa personalpraxis och formell och informell journalföring om anställning evenemang.
Dokumentation om ett anställningsregister
En anställds dokumentation är en skriftlig redogörelse för hans eller hennes handlingar, diskussioner, prestationscoachning incidenter, bevittnade policyöverträdelser, disciplinära åtgärder, positiva bidrag, belöning och erkännande, utredningar, underlåtenhet att uppnå krav och mål, utvärdering av prestanda, och mer.
Se anställningsdokumentation som din historia av en anställds relation till din organisation – på gott och ont.
Att upprätthålla dessa register gör det möjligt för arbetsgivaren och den anställde att bevara en skriftlig historik över händelser och diskussioner som inträffade kring en specifik händelse. Dokumentation av anställningsförhållandet ger en skriftlig dokumentation som kan vara nödvändig för att stödja sådana åtgärder som anställd
Dokumentation om anställda, vid behov, är generellt sett både positiv och negativ. Det är sakligt, inte dömande. Den beskriver händelser när de inträffar, inte baserat på betraktarens åsikter och tankar om händelsen. Dokumentationen beskriver också de åtgärder som vidtogs i anmärkningsvärda fall som att ge formellt erkännande av anställda eller vidta disciplinära åtgärder.
Kom ihåg att du måste skapa dokumentation så nära incidenten inträffar som möjligt så att journalerna är aktuella, detaljerade och korrekta.
I ett rättsligt förfarande är dokumentation om en anställds tidigare prestationer ofta avgörande för det resultat som arbetsgivaren upplever av händelsen. Att ge en rättvis bild av medarbetarens prestation utan att bara fokusera på de negativa händelserna är målet.
Typer av dokumentation
Policyer, rutiner, handbok för anställda, och prestationsutvecklingsplaner är också former av dokumentation som registrerar förväntade anställdas beteende och arbetsplatskrav för att upprätthålla en ordnad och rättvis arbetsplats där de anställda vet vad som förväntas av dem.
Register är också de skriftliga uttalandena från den anklagade, anklagaren och vittnen till fientliga arbetsplatshändelser som involverar anställdas tjänstefel som t.ex. sexuella trakasserier eller annan allvarlig överträdelse.
Denna dokumentation inkluderar även permanenta register såsom den undertecknade anställningsansökan, skriftlig anställningsreferenser, ansökningsmaterial som CV och följebrev och bakgrundskontroller. Hålls borta från anställd personal fil, annat pappersarbete som t.ex I-9 form (som verifierar den anställdes behörighet att arbeta i USA) upprätthålls också, liksom journaler, FMLA-journaler och så vidare.
Dokumentationen kan också vara informell som i en chefs journal över hans eller hennes diskussioner med en anställd under loppet av ett år. Det är viktigt att chefer upprätthålla denna dokumentation på alla deras rapporterande personal. Ingen anställd ska pekas ut på grund av prestation för att dokumentera. Denna behandling av en anställd annorlunda än de andra skulle kunna tolkas som diskriminering vid ett senare tillfälle.
Dokumentation kan vara formell och bevaras hos den anställde personalakt. Anställda förväntas underteckna denna dokumentation för att bekräfta att de har fått en kopia och att de har granskat innehållet i sin helhet. Den anställdes underskrift innebär inte enighet med uppgifterna i dokumentationen.
Användning av dokumentation
Dokumentation av kritiska incidenter, vare sig de är positiva eller negativa, rekommenderas också så att chefer har ett register över de anställdas prestationer som sträcker sig över en tidsperiod.
Organisationer kan använda dokumentationen de har på andra sätt. Dessa kan inkludera procedurer, arbetsinstruktioner och datorprogramvaruinstruktioner för att nämna några, men för personalfunktionen är dessa vanliga användningsområden för dokumentation. Nästa avsnitt beskriver instruktioner om hur man dokumenterar på lämpligt sätt.
Exempel på prestandadokumentation
Dokumentation om en anställds prestation gör det möjligt för dig disciplin, avsluta, eller rättvist främja, belöna och känna igen anställda. Utan dokumentation är det svårt att argumentera för någon av dessa åtgärder och potentiellt riskabelt för arbetsgivaren.
Arbetsgivaren måste undvika eventuella anklagelser om diskriminerande behandling av anställda. Bortsett från alla lagligheter vill bra arbetsgivare skapa en arbetsmiljö som är rättvis, konsekvent och stödjer de anställdas mål och karriärplaner.
Denna miljö stöds av chefens professionella dokumentation av de anställdas prestationer – både berömmande beteende och åtgärder som behöver korrigeras eller förbättras. Hur man dokumenterar dessa har diskuterats tidigare i detalj. Följande situationer ger dig fler exempel på lämplig dokumentation.
Dokumentera förseningar och frånvaro
Fel:
Mark är vanligtvis sen till jobbet. Mark saknar för mycket arbete.
Höger:
1 april: Mark blev sjuk och missade åtta timmars arbete.
4 april: Mark anlände till jobbet klockan 10, två timmar försenad från sin planerade starttid.
6 april: Mark bokade ett läkarbesök och stannade sedan hemma för att få en ny ugn installerad.
12 april: Mark ringde sig sjuk och missade åtta timmars arbete.
Dokumentera prestanda
Fel:
Mary är opålitlig. Hon gör nästan aldrig det hon åtagit sig att göra.
Höger:
2 maj: Mary lovade att det första utkastet till produktförslaget skulle vara tillgängligt för granskning vid dagens veckomöte. Mary tog inte fram ett utkast till dokument som förväntat. Sa att hon hade varit för upptagen och att de vars hjälp hon behövde inte hade kommit tillbaka med henne.
Chefen svarade: Vilken hjälp hade du behövt? Information? Vem har inte kommit tillbaka till dig och vad behövde du av dem?
Carl och Michael behövde uppdatera Mary om sina framsteg.
Vad är det som gör dig så upptagen att du inte hann fullfölja ditt engagemang? Gör för många åtaganden med begränsade timmar för att uppfylla dem.
Vad kan jag göra för att hjälpa dig?
När kommer ni att göra utkastet tillgängligt för granskning?
Sammanfattningsvis
Dessa exempel ger en överblick över hur effektiv dokumentation ser ut kontra dokumentation som är felaktigt skriven. Följ dessa råd för att effektivt och lagligt dokumentera policyer, prestationer och händelser på din arbetsplats.
Observera att informationen som tillhandahålls, även om den är auktoritativ, inte garanteras för riktighet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik ocharbetslagar och reglerna varierar från stat till stat och land till land. Snälla du söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att säkerställa att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är till för vägledning, idéer och hjälp.
