Hur din organisation är strukturerad påverkar hur du hanterar och driver projekt. Det kan också påverka hur stor auktoritet och räckvidd du har för att utföra ditt jobb som projektledare.
Det finns tre gemensamma organisationsstrukturer och projektledare arbetar i dem alla: funktionell, projekt och matris. Låt oss ta en titt på fördelarna och nackdelarna med var och en så att du vet vad du möter när du går med i en ny struktur.
Funktionell organisationsstruktur
I en fungerande organisationsstruktur arbetar projektledaren och alla resurser i samma företagsdivision, såsom sälj- och marknadsavdelningen. Generellt har funktionschefen mer auktoritet än projektledaren.
Fördelar
Den funktionella strukturen ger dig minst kraft som projektledare, men erbjuder många andra fördelar:
- Det fungerar bra för små team och små projekt eftersom funktionen har full kontroll över teammedlemmarna och andra resurser som krävs.
- Du kan enkelt komma åt de experter du behöver eftersom de är inom samma funktionsområde.
- Det går snabbt att samla alla för att lösa problem relaterade till projektet.
- Du kan begränsa de projektkommunikationsverktyg du behöver använda eftersom teamet är relativt litet och enkelt.
- Du får ofta entusiastiska teammedlemmar som är angelägna om att arbeta med projektet eftersom det ger dem karriärmöjligheter. Projektarbete kan vara ett bra sätt att motivera ditt team.
- Om du lämnar över projektet till ett funktionsteam är det funktionsteamet du arbetar i, vilket kan göra det enklare att avsluta ett projekt.
Nackdelar
Även om denna struktur har många fördelar, överväg också några nackdelar:
- Arbetet sker i en silo, vilket kan innebära att du inte har tillgång till personer utanför din funktionsavdelning.
- Människor i projektgruppen kan vara mer lojala mot sin avdelning eller teamchef än mot sitt arbete med projektet, vilket kan skapa konflikter.
- Ett stort projekt kan sluta med en funktionell projektledare för varje funktion. Det kan leda till att arbetet faller mellan stolarna om alla projektledare inte samarbetar harmoniskt.
- Funktionellt arbete kan vara isolerande genom att du inte har möjlighet att nätverka brett med företaget. Att upprätthålla ett strategiskt fokus kan vara svårare.
Projektets organisationsstruktur
Dedikerade team sätts samman för att arbeta med projekt i en projektorganisationsstruktur. Projektledaren har sannolikt linjeledningsansvar för projektgruppens medlemmar. Exempel på detta skulle vara stora konstruktionsbyggen, men också företagsinitiativ som kräver ett dedikerat team. Projektledaren har yttersta befogenhet och rapporterar till projektsponsorn och projektstyrelsen. Personerna i teamet arbetar direkt för projektledaren.
Fördelar
Den uppenbara fördelen med en projektstruktur är att du har mer kontroll över teamet, men andra fördelar finns också:
- Lag kan ha en stark identitetskänsla. Det är den enklaste strukturen för att skapa en stark lagkultur.
- Hela teamet är fokuserat på teamets mål, så det finns en lojalitetskonflikt med det dagliga jobbet för de personer som arbetar med projektet. Deras dagliga jobb är projektet.
- Resurser är dedikerade till projektet, så det är mycket lättare att schemalägga arbete. Du kommer att veta när teammedlemmarna är tillgängliga och det finns ingen risk att de med kort varsel dras av till business-as-usual-arbete för en annan chef.
- Projekt som drivs i den här strukturen är fantastiska miljöer för att förbättra dina projektledningsfärdigheter såväl som mer tekniska ledarskapsförmåga.
Nackdelar
Projektstrukturen är den enklaste att arbeta med, men har fortfarande några nackdelar:
- Att ha ett team dedikerat till ett projekt är ett dyrt åtagande. Det brukar bara vara ett alternativ för stora projekt.
- Om du tar bort människor från deras funktionella jobb kan de få svårt att gå tillbaka, särskilt om projektet är långt. Projektarbete sträcker dig, så att återgå till din tidigare roll efter att ha arbetat i en tvärvetenskaplig miljö med ett nytt, utmanande projekt, är inte en tilltalande möjlighet för många människor. Därför blir det ännu viktigare att hantera övergången av teamet när du avslutar ett projekt.
- Att stänga ett projekt kan ibland innebära att du förlorar ditt jobb om verksamheten har gått vidare och en annan roll inte är tillgänglig för dig.
- Till sin natur suger dedikerade team upp resurser för att arbeta med bara en sak. De kan begränsa antalet projekt som företaget kan göra åt gången, särskilt när olika projekt kräver samma kompetens.
- Projektledare i denna typ av struktur gör också linjeledning för sina team, vilket innebär att spendera tid och ansträngning på personaluppgifter som du inte skulle behöva göra i andra strukturer. Om du gillar detta moment av att arbeta med människor kan denna faktor vara en fördel.
Matrix Organisationsstruktur
Det tredje alternativet är en matrisstruktur. Resurser delas över både business-as-usual-arbete och projektarbete. Det kan innebära att ha två chefer eller "streckad" ansvar till en projektledare såväl som till teamchefen. Den funktionella ledningsstrukturen är normalt på plats först och projektledaren tar den streckade linjen.
Denna struktur delar makt och auktoritet mellan funktions- eller divisionsteamchefen och projektledaren. Du måste använda dina förhandlingsförmåga till sin fulla kraft.
Fördelar
Matrisstrukturer är mycket vanliga eftersom de tillåter chefer att göra flexibla val med hur människor spenderar sin tid. Du kommer sannolikt att arbeta i en matrismiljö någon gång i din karriär. Fördelarna med denna struktur är:
- Resurser används effektivt och kan flytta runt mellan projekt efter behov.
- Du kan arbeta med många olika saker, ibland parallellt – även om denna punkt också kan argumenteras som en nackdel.
- Team och individer kan vara mycket lyhörda. Om ett nytt projekt dyker upp som måste prioriteras är det lätt nog att svänga om och plötsligt fokusera på något annat. Du kan inte göra det lätt i en projektstruktur, som tar längre tid att upplösa och omgruppera.
- Strukturen kräver att alla använder samma projektledningslivscykel och metodik, så det är enkelt att flytta mellan projekt. Människor kan gå med i ett projektteam med relativt lite onboarding som krävs när terminologin och processerna är gemensamma.
Nackdelar
Som med alla inställningar har den här också sina fallgropar. Trots att det är en gemensam struktur är det inte många moderna arbetsplatser som har knäckt problemen med överbelastning. Att ge individer för mycket att göra kan vara enkelt om du inte har system på plats för att hantera och övervaka hela deras arbetsbelastning. Andra nackdelar är:
- Konflikten mellan projekt är vanlig eftersom du kanske kämpar för samma resurser som ett annat projekt.
- Det andra projektet kan ha avgränsat de bästa resurserna – de mest lämpliga personerna med rätt kompetens – eller så kanske deras linjechef inte gör dem tillgängliga för projektarbete.
- Det kan finnas en viss konflikt mellan business-as-usual-uppgifter och projektarbete för individer, särskilt när båda cheferna ger dem olika prioriteringar.
- Resurser kan ha en konflikt om vilken utvecklingsväg de tar för sin framtida karriär. Även om du kanske vet att du vill stanna i projektledning, kan du ha möjlighet att gå vidare till en mer senior funktionell roll eller en mer projektorienterad roll. Men att ha många karriärmöjligheter är bra, även om det gör svåra beslut.
En organisationsstruktur som fungerar perfekt för allt business-as-usual-arbete fungerar inte alltid för projekt, och du måste klara dig inom den miljö du arbetar i. Att få lite erfarenhet av var och en av dessa strukturer är en bra idé så att du kan uppleva dem själv. Det hjälper dig att bestämma vilken miljö som passar dig bäst och passar dina kunskaper och preferenser. Då kan du göra ett medvetet val om du har chansen att bestämma din framtida arbetsmiljö.
Att förstå för- och nackdelarna med varje projekts organisationsstruktur ger dig en chans att ta reda på var bäst att spendera din tid och inflytande för att få ut det mesta av ditt team och hjälpa ditt projekt att avslutas framgångsrikt.
