Det första steget i att coacha en anställd
Det första steget i varje försök att förbättra de anställdas prestationer är rådgivning eller coaching. Rådgivning eller coaching är en del av den dagliga interaktionen mellan en chef och en anställd som rapporterar till dem, eller en HR-personal och linjechefer i HR-personalens organisation.
Coaching ger ofta positiv feedback om medarbetarens insatser. Anställda måste veta när de är effektiva bidragsgivare.
Genom att ge denna positiva feedback låter du också medarbetaren veta vilka handlingar och bidrag som du vill förstärka så att du ser mer av dem.
Coachning när prestationsproblem finns
Samtidigt medför regelbunden coachning prestationsproblem till en anställds uppmärksamhet när de är minderåriga. Din coachande feedback hjälper medarbetaren att rätta till dessa problem innan de blir betydande försämringar av hennes prestation.
Målet med prestationscoaching är inte att få den anställde att må dåligt, och den tillhandahålls inte heller för att visa hur mycket personalen eller chefen vet. Målet med coachning är att tillsammans med medarbetaren lösa prestationsproblem och förbättra arbetet för medarbetaren, teamet och avdelningen.
Anställda som reagerar positivt på coachning och förbättrar sin prestation kan bli värdefulla bidragsgivare till företagets framgång. Anställda som misslyckas med att förbättra kommer att hamna på en formell prestationsförbättringsplan, känd som en PIP. Detta sätter upp en formell process där chefen regelbundet träffar den underpresterande medarbetaren för att ge coachning och feedback.
På mötena utvärderar de också hur bra medarbetaren presterar i uppnå prestationsmålen som räknades upp i PIP. När en anställd har fått en PIP, är personalpersonalen i allmänhet väsentligt involverade i både mötena och i granskningen av medarbetarens framsteg och prestationer. HR-personalen är också väsentligt delaktiga i att säkerställa att chefens dokumentation av medarbetarens prestationer och mötena är ändamålsenlig.
Anställda som misslyckas med att förbättra sig när de är på PIP kommer sannolikt att få sin anställning avslutad.
Andra exemplet på prestationscoaching
I ett andra exempel på användningen av prestationscoaching kan chefer använda prestationscoaching för att hjälpa medarbetare som är effektiva bidragsgivare att förbättras och bli ännu mer effektiva bidragsgivare. Bra gjort kan coaching hjälpa en anställd att kontinuerligt förbättra sin kompetens, erfarenhet och förmåga att bidra.
Den tid som cheferna spenderar prestationscoachning med sitt bästa, de flesta bidragande anställda är väl använd tid. Det är mer sannolikt att ge ökade resultat för organisationen och för chefens avdelning och prioriteringar.
Det är ironiskt att många chefer upplever att de tillbringar större delen av sin tid med sina oroliga eller underpresterande medarbetare. Detta trots att det mest betydande värdet av deras tids- och energiinvestering oftast kommer från motsatt prioritet.
Coaching är ett effektivt verktyg för chefer att använda i sina ansträngningar för att hjälpa anställda att lyckas, och särskilt hjälpa anställda att öka sina färdigheter och deras potentiella möjligheter till befordran eller laterala förflyttningar till mer intressanta positioner.
6 coachningssteg att följa
Använd dessa sex steg för att ge effektiv stödjande coachning till dina rapporterande anställda.
Visa att du tror på medarbetarens förmåga att förbättra
Visa tillit till medarbetarens förmåga och vilja att lösa problemet. Be honom eller henne om hjälp med att lösa problemet eller förbättra sin prestation. Be medarbetaren att gå med dig med målet att öka medarbetarnas effektivitet som bidragsgivare till din organisation.
Beskriv prestationsproblemet för medarbetaren.
Fokusera på problemet eller beteendet som behöver förbättras, inte på personen. Använd beskrivningar av beteendet med exempel så att du och medarbetaren delar mening.
Fråga efter medarbetarens syn på situationen. Ser de samma problem eller möjlighet till förbättring som du?
Bestäm om det finns problem som begränsar den anställde
Fråga dig själv om medarbetaren har förmågan att utföra uppgiften eller uppnå målen. Fyra vanliga hinder är tid, träning, verktyg och temperament. Bestäm hur du tar bort dessa hinder, förutsatt att det finns en. Bestäm om medarbetaren behöver din hjälp för att undanröja barriärerna – en nyckelroll för en chef – eller om han eller hon kan hantera dem ensam.
Diskutera potentiella lösningar på problemet eller förbättringsåtgärder att vidta
Med en anställd som presterar sämre, fråga den anställde om deras idéer om hur man kan åtgärda problemet, eller förhindra att det händer igen. Med en högpresterande medarbetare, prata om ständiga förbättringar.
Kom överens om en skriftlig handlingsplan
Den skriftliga planen bör ange vad medarbetaren, chefen och eventuellt HR-personalen kommer att göra för att rätta till problemet eller förbättra situationen. Identifiera de kärnmål som medarbetaren måste uppfylla för att uppnå den lämpliga prestationsnivå som organisationen behöver.
Ställ in datum och tid för uppföljning
Bestäm om a kritisk återkopplingsväg behövs, så att chefen vet hur medarbetaren går vidare. Erbjud positiv uppmuntran. Uttrycka förtroende för medarbetarens förmåga att förbättra sig. Inse dock att den enda personen som är ansvarig för deras prestationsförbättring är den anställde. Så mycket som du försöker hjälpa, är han eller hon den som i slutändan är ansvarig för deras tillväxt och förbättring.
Poängen
Du kan hjälpa dina rapporterande anställda att förbättra sina nuvarande prestationer, eller i fallet med en redan effektiv anställd, hjälpa dem att bli mer effektiva. Prestationscoaching är ett kraftfullt verktyg när chefer drar nytta av dess användbarhet.
