En öppen dörr-policy innebär att varje chefs dörr är öppen för varje medarbetare. Syftet är att uppmuntra öppen kommunikation, respons, och diskussion om alla frågor som är viktiga för en anställd. Anställda kan ta sina bekymmer, frågor eller förslag på arbetsplatsen utanför sina egna kommandokedjan utan att oroa dig.
Företag antar en öppen dörr-policy för att utveckla medarbetarnas förtroende och se till att viktig information och feedback når fram chefer vem kan använda den för att göra ändringar och förbättringar. En öppen dörr-policy kommuniceras normalt i handbok för anställda.
Hur en öppen dörr-policy ska fungera
När en företaget har en policy för öppen dörr, är anställda fria att närma sig eller träffa organisationens ledande ledning. Företag gör klokt i att utbilda chefer och ledande befattningshavare om hur policyn ska fungera. Annars kan det verka som att anställda uppmuntras att gå runt sina chefer och tjafsa på andra anställda. Och om du inte är försiktig kan en öppen dörr-policy uppmuntra anställda att tro att bara seniora ledare kan fatta beslut och lösa problem.
Chefer måste lyssna på anställdas iakttagelser och input när medarbetaren kommer till deras dörr eller schemalägger ett möte. Men om diskussionen vänder sig till den anställdes chef och problem löses bäst av den omedelbara arbetsledaren behöver befattningshavaren fråga den anställde om de har tagit upp ärendet med sin direkt chef.
Ibland bygger anställda imaginära barriärer med sina omedelbar chef och göra antaganden om hur chefen kommer att hantera en situation. Detta är orättvist, men det händer.
När en policy för öppen dörr bryts
Om chefen eller den högre ledaren löser den anställdes problem eller misslyckas med att ge den närmaste chefen en möjlighet att svara, undergräver det ansvarsfullt beslutsfattande och problemlösning. En öppen dörr-policy fungerar inte korrekt om den kringgår den relation en anställd behöver bygga med sin närmaste chef. De flesta problemlösningar bör ske där lösningen är relevant – närmast jobbet.
Undvik att ställa in en "mamma vs. pappa" scenario där den anställde går dit svaret kommer att vara positivt. Efter att ha lyssnat bör chefer fråga om den anställde har tagit saken till sin chef först, och sedan följa upp för att bekräfta att en konversation ägde rum.
Beroende på problemets karaktär kanske du vill inkludera medarbetarens chef och göra det till en diskussion med tre personer för att säkerställa att alla är på samma sida. Om klagomålet handlar om chefen bör chefen bestämma hur underlätta en diskussion. Detta borde vara ett av de vanligaste resultaten av att en anställd närmar sig en chef som inte är deras direkta chef.
Positivt verktyg för att lösa problem
En öppen dörr policy tillhandahåller ett verktyg för högre chefer att förstå vad anställda tänker på när de inte interagerar regelbundet. Det är avgörande att inga repressalier kopplas till det, annars kommer policyn att misslyckas. Använd istället verktyget på ett positivt och produktivt sätt för att generera idéer och lösa problem.
