En dag besökte en mycket viktig kund huvudkontoret för ett företag som de hade arbetat med. De hade aldrig varit på kontoret förut och ville se vart deras inköp för miljontals dollar tog vägen. Så de bokade ett besök. Fram till dess träffade kunden vanligtvis en representant från företaget på kundens kontor, vilket tenderade att vara lättare för dem.
Verksamheten upptar två våningar i en kontorsbyggnad. Personalen ligger på andra våningen och receptionen ligger på tredje våningen. När kunden kom gick de direkt till andra våningen. När de kom fram fanns det ingen där för att hälsa på dem, eftersom receptionisterna upptar en annan våning. Kunden strövade omkring i salarna och skåpen, och ingen reste sig från sitt skrivbord för att fråga: "Får jag hjälpa dig?" Det var inte deras jobb.
Det behöver inte sägas att den här miljonkunden inte var särskilt nöjd när de äntligen hittade sin representant. De hade redan haft en dålig första erfarenhet på sitt kontor. Som vissa politiker gillar att säga, låt aldrig en katastrof gå till spillo. Det låter kanske lite extremt, men det är också att alienera en viktig kund. Här är några tips för att se till att du välkomnar (och wow) din klient ordentligt när de besöker ditt kontor.
- Träning: Utbilda alla anställda att alla besökare är deras personliga kunder, även om de inte har en funktionell roll hos den besökaren. Det innebär att få ögonkontakt, le, säga hej och fråga alla obevakade besökare om de kan hjälpa till. Bara detta kan göra en enorm skillnad mellan att ha en fruktansvärd upplevelse och en potentiell kund som känner sig välkommen nog att överväga att göra affärer med ditt företag.
- Påminn personalen i receptionen att vara uppmärksam: De viktigaste medarbetarna på kontoret är receptionspersonalen. Vad kommunicerar de när någon kommer in? Även om de är upptagna med att svara i telefon kan de fortfarande få vänlig ögonkontakt, använda handgester för att indikera att de kommer att vara rätt med besökaren och erbjuda hjälp direkt efter att ha stigit av telefon. Se till att instruera din receptionspersonal att inte ständigt titta ner på sina telefoner, eftersom detta kan vara en stor avstängning när en gäst tålmodigt väntar och försöker att inte vara oförskämd.
- Skapa en personlig hälsning: Ha en lobbytavla som säger "Välkommen, Joe Smith från XYZ Company." Denna otroligt enkla gest tar dig inte mer än en några minuter att sätta ihop och ger utdelning genom att visa dina besökare att du medvetet tänkt på dem innan de ankomst. Och om det är en potentiell kund du har, denna lilla välkomstgest som visar hur mycket du bryr dig om deras upplevelse, vilket kan göra skillnaden mellan deras val att göra företag med dig eller en konkurrent som gör ge dem en minnesvärd upplevelse.
- Vikten av att upprätthålla en ren, välkomnande miljö: Upprätthåll en ren arbetsplats i varje område en besökare kan se, särskilt nära entrén. Låt någon annan än du själv titta på din arbetsentré och kritisera den från en potentiellt värdefull kunds synvinkel som kommer in på besök. Är färgen trasig? Är mattan sliten? Står två år gamla trasiga tidningar utspridda runt besökslobbyn? Gör det till en del av någons jobb att se till att den visuella estetiken på din arbetsplats lyser igenom och återspeglar den professionalism du vill förmedla för att välkomna kunder och potentiella kunder.
- Erbjuder självbetjäning förfriskningar: Investera i ett snyggt kaffe- och vattensystem som inte är nedgrävt i köket. Placera den där kunderna kan hitta den och servera sig själva medan de väntar eller förbereder sitt möte. Ha lite färsk frukt eller hälsosamma, inslagna snacks tillgängliga (inte billigt, gammalt godis).
För bonuspoäng efter att din kund lämnat, överväg att skicka ett tack till alla dina viktigaste besökare kort eller liten present för att visa dem att du uppskattade att de tog sig tid att komma in på ditt kontor och besök. Även om detta är ännu en liten gest, kan det gå långt för att imponera en kund och ge dem en anledning att välja dig framför konkurrenterna. Kom ihåg att oavsett om ditt företag är stort eller litet så säljer alla dina anställda hela tiden.
