Många misstar tidsspårning för tidsplanering. De håller religiöst reda på allt de gör varje dag, i veckor eller till och med månader. Och sedan slutar de göra det för att de inte har insett några positiva förändringar. Visst, de har tagit bort några händelser och prioriterat några andra. Men de har inte hunnit med någonting; de har just ordnat om det. I slutet av dagen är de fortfarande nedstämd och frustrerad.
Men att hålla reda på hur du spenderar din tid är inte tidshantering. Tidshantering handlar om att göra förändringar i hur du spenderar din tid. För effektiv tidshantering, måste du använda ett tidshanteringssystem som hjälper dig att se var förändringar kan och bör göras... vilket innebär att det första steget i tidshantering är att analysera hur du spenderar din tid så att du kan bestämma vilka förändringar du vill göra.
Använd kategorier för ett effektivt system
Hur hanterar du tiden? Hemligheten med ett effektivt tidshanteringssystem ligger i kategorierna. Titta i din kalender för imorgon. Det är förmodligen redan fullt av evenemang och aktiviteter som du hoppas kunna genomföra.
När du arbetar eller efteråt kommer du att fylla i de tomma utrymmena med information om vad du gjorde. I slutet av dagen, titta på listan och märk varje uppgift och/eller händelse med någon av följande kategorier. Hur mycket tid spenderade du under din arbetsdag:
Släcker bränder
Ett oväntat telefonsamtal. En rapport som är nödvändig för ett möte som skulle ha skrivits ut igår. En saknad fil som borde finnas på ditt skrivbord. Hur mycket av din dag spenderades i krisläge? För de flesta människor är detta en negativ kategori som dränerar deras energi och stör deras produktivitet.
Hantera avbrott
Telefonsamtal och personer som tittar förbi ditt kontor kommer förmodligen att toppa listan när du tilldelar händelser till den här kategorin. Återigen, för de flesta människor är detta en negativ kategori eftersom det stör (och ibland dödar) produktiviteten.
Utför planerade uppgifter
Det är den mest positiva användningen av tid under din arbetsdag. Du har kontroll och uppnår det du tänkt att åstadkomma. Planerade uppgifter kan innefatta telefonsamtal, möten med personal, till och med svara på ett e-postmeddelande – om det är uppgifter som du har satt upp på din agenda.
Arbetar oavbrutet
Du kanske inte arbetar med en uppgift du hade planerat att göra, men du kommer att åstadkomma något, och för de flesta människor är detta ett mycket produktivt, positivt arbetssätt.
Oavbruten driftstopp
Dessa tider under arbetsdagen används för att återuppliva energi och omgruppera. Lunch eller en paus mitt på morgonen kan räknas om de är oavbrutna. Om du har turen att arbeta med ett företag som erbjuder träningsfaciliteter eller tupplurar på plats, skulle det också räknas. Alla behöver en viss mängd oavbruten driftstopp inbyggd i sin dag för att vara produktiva under sin arbetstid.
En vecka av ditt förflutna är nyckeln till framtiden
Nu när du förstår kategorierna i detta tidshanteringssystem är det dags att använda dem för att analysera din "typiska" arbetsvecka. Använd vilket kalendersystem du än använder för att lista möten och aktiviteter i ditt dagliga liv, gå tillbaka och välj en nyligen typisk vecka.
Gå igenom uppgifterna för varje arbetsdag och kategorisera dem enligt tidshanteringskategorierna ovan om du inte redan har gjort det. Att hålla en löpande summa längst ner på varje dag gör det enkelt att se hur du har spenderat din arbetstid varje dag.
Nu har du den information du behöver för att göra ändringar i hur du spenderar din tid på jobbet. Lägger du för mycket tid på att släcka bränder? Sedan måste du göra de organisatoriska eller fysiska förändringarna för att förhindra eller skjuta upp dessa ständiga kriser. Städa upp och organisera om ditt skrivbord, till exempel, så att du enkelt kan hitta de filer du behöver, och upprätta en rutin för att lägga de filer du behöver för nästa dag ute på ditt skrivbord innan du åker dagen.
Får du inte tillräckligt med oavbruten driftstopp under din arbetsdag? Då behöver du schemalägga en tid för dig under din arbetsdag. Till exempel, sluta äta lunch vid ditt skrivbord och lämna fysiskt byggnaden för din fastställda lunchtid.
Eller schemalägg en 10 till 15-minuters "uppehåll" på eftermiddagen för att snacka och stretcha på kontoret. Schemalagda driftstopp behöver inte vara långa. Bara fem minuter som ägnas åt att göra något helt icke-arbetsrelaterat kan räcka som en uppfräschning för att öka din produktivitet och ditt välbefinnande.
Du kan effektivt hantera din tid
Genom att tillämpa arbetskategorier av tidshantering och göra de förändringar du behöver göra för att spendera mer av din tid under din arbetsdag i det positiva kategorier och mindre tid i de negativa kategorierna, kommer du verkligen att kunna hantera din tid effektivt – och uppnå det verkliga målet med tidshantering, för att må bättre.
