En projektplan är kulmen på noggrann planering av en projektledare. Det är huvuddokumentet som vägleder hur ett projekt kommer att drivas, enligt chefens avsikter för varje nyckelaspekt av projektet. Även om projektplaner skiljer sig från företag till företag, finns det tio kritiska element eller steg som bör vara ingår i en effektiv projektplan för att undvika förvirring och påtvingad improvisation under projektets genomförande fas.
Projektmål
Projektmål definieras i en projektstadga, men de bör också inkluderas i projektplanen för att ytterligare förklara projektets mål eller för att inkludera stadgan som en bilaga. Oavsett hur en projektledare väljer att införliva målen i projektplanen är det viktiga att upprätthålla en tydlig koppling mellan projektstadgan – ett projekts första nyckeldokument – och projektets andra nyckeldokument, dess projekt planen.
Projektets omfattning
Liksom projektmål omfattning definieras i stadgan och bör förfinas ytterligare i projektplanen av projektledaren. Genom att definiera omfattningen kan projektledaren börja visa hur projektets mål eller färdiga produkt kommer att se ut i slutet. Om omfattningen inte är definierad kan den utökas under hela projektet och leda till kostnadsöverskridanden och missade deadlines.
Om du till exempel leder ett marknadsföringsteam för att skapa en broschyr för ett företags produktlinje, Du bör ange hur många sidor det kommer att vara och ge exempel på hur den färdiga produkten kan göras se.
För vissa teammedlemmar kan en broschyr betyda två sidor, medan andra kanske anser att tio sidor är tillräckligt. Att definiera omfattningen kan få hela laget på samma sida i början.
Milstolpar och viktiga leveranser
De viktigaste resultaten för ett projekt kallas milstolpar och de viktigaste arbetsprodukterna kallas stora leveranser. De representerar båda de stora delarna av arbetet med ett projekt. En projektplan bör identifiera dessa poster, definiera dem och fastställa tidsfrister för deras slutförande.
Om en organisation åtar sig ett projekt för att utveckla ny programvara, kan viktiga resultat vara den slutliga listan över affärskrav och hur man implementerar dem.
Efter dessa kan projektet ha milstolpar för färdigställande av design, systemtestning, testning av användaracceptans och datum för programutrullning. Dessa milstolpar har arbetsprodukter kopplade till sig, men de handlar mer om processerna än själva produkterna.
Milstolpar och stora leveranstider behöver inte vara exakta datum, men ju mer exakt desto bättre. Exakta datum hjälper projektledare att bryta ner arbetsstrukturer mer exakt.
I detta skede av planen kommer du att skapa milstolpar så att du kan ta stora eller högnivåleveranser och bryta ner dem i små leveranser, som kan beskrivas i nästa steg.
Arbetsfördelningsstruktur
En arbetsnedbrytningsstruktur (WBS) dekonstruerar milstolpar och större leveranser i ett projekt i mindre bitar så att en person kan tilldelas ansvar för varje aspekt. Vid utvecklingen av arbetsfördelningsstrukturen tar projektledaren hänsyn till många faktorer såsom styrkorna och svagheter hos projektteammedlemmar, det ömsesidiga beroendet mellan uppgifter, tillgängliga resurser och det övergripande projektet deadline.
Projektledare är ytterst ansvariga för projektets framgång, men de kan inte utföra arbetet ensamma. WBS är ett verktyg som projektledaren använder för att säkerställa ansvarsskyldighet för projektet eftersom det talar om för projektsponsorn, projektteammedlemmar och intressenter som är ansvariga för vad. Om projektledaren är orolig för en uppgift vet de exakt vem de ska träffa angående den frågan.
Budget
A projektets budget visar hur mycket pengar som avsatts för att slutföra projektet. Projektledaren ansvarar för att sprida dessa resurser på lämpligt sätt. För ett projekt som har leverantörer ser projektledaren till att leveranserna slutförs enligt avtalsvillkoren, med särskild uppmärksamhet på kvalitet. Vissa projektbudgetar är kopplade till personalplanen.
Det är viktigt att fastställa kostnaden för varje milstolpe och leverans genom att titta på hur mycket tid som krävs och arbetskostnaden för att slutföra uppgifterna. Kostnaden för projektet är bunden till hur lång tid projektet tar, vilket går tillbaka till projektets omfattning. Omfattning, milstolpar, uppgifter och budget måste vara anpassade och realistiska.
Personalplan
De personalplan visar hur projektet kommer att bemannas. Ibland känd som bemanningsplanen, definierar HR-planen vem som kommer att ingå i projektgruppen och hur mycket tid varje person förväntas göra. Vid framtagandet av denna plan förhandlar projektledaren med teammedlemmar och deras handledare om hur mycket tid varje gruppmedlem kan ägna åt projektet. Om ytterligare personal behövs för att samråda om projektet men är en del av projektgruppen, finns det också dokumenterat i bemanningsplanen. Återigen rådfrågas lämpliga handledare.
Riskhanteringsplan
Många saker kan gå fel i ett projekt. Även om det är svårt att förutse varje möjlig katastrof eller mindre hicka, kan många fallgropar förutsägas. I riskhanteringsplanen, projektledaren identifierar risker för projektet, sannolikheten för att dessa scenarier kommer att inträffa och strategier för att mildra dem. För att formulera denna plan söker projektledaren input från projektsponsorn, projektteamet, intressenter och interna experter.
Begränsningsstrategier införs för risker som sannolikt kommer att inträffa eller har höga kostnader förknippade med dem. Risker som är osannolikt att inträffa och de som har låga kostnader noteras i planen, även om de inte har begränsningsstrategier.
Kommunikationsplan
En kommunikationsplan beskriver hur ett projekt kommer att kommuniceras till olika målgrupper. Ungefär som strukturen för arbetsuppdelning, tilldelar en kommunikationsplan ansvaret för att slutföra varje komponent till en projektgruppsmedlem.
I det här steget är det viktigt att beskriva hur frågor kommer att kommuniceras och lösas inom teamet och hur ofta kommunikation kommer att ske till teamet och intressenterna eller chefen. Varje meddelande har en avsedd målgrupp. En kommunikationsplan hjälper projektledare att säkerställa att rätt information kommer till rätt personer vid rätt tidpunkt.
Plan för hantering av intressenter
A förvaltningsplan för intressenter identifierar hur intressenter kommer att användas i projektet. Ibland behöver intressenter bara få information. Det kan tas om hand i kommunikationsplanen. Om det behövs mer från intressenter, beskriver en förvaltningsplan för intressenter hur det kommer att erhållas.
Förändringsplan
En förändringsledningsplan anger en ram för att göra ändringar i projektet. Även om projektledare tenderar att vilja undvika förändringar i projektet är de ibland oundvikliga. Förändringsplanen tillhandahåller protokoll och processer för att göra ändringar. Det är avgörande för ansvarsskyldighet och transparens att projektsponsorer, projektledare och projektteammedlemmar följer förändringsplanen.
