Juridiska receptionister är portvakter för en advokatbyrå eller juridisk avdelning. De arbetar i receptionen i advokatbyråns lobby eller väntrum, hälsar klienter och besökare och svarar på inkommande samtal. Sedan receptionist är ofta den första personen som kunder och besökare interagerar med, han eller hon är viktig för företagets image och måste vara polerad, professionell och välformulerad.
Det här jobbet är ett bra sätt att bryta sig in på det juridiska området som receptionister kan arbeta i advokatbyrå, statliga kontor, företagsjuridiska avdelningar, mötesplatser för allmänt intresse och domstolsbyggnader. eller advokatbyrås. De som utmärker sig befordras ofta till andra befattningar inom företaget, såsom handledare för juridisk receptionist, laglig sekreterare eller jurist. Juridiska receptionister har också möjlighet att nätverka med alla nivåer av personal inom advokatbyrån – från kopia rumspersonal till senior partners - såväl som klienter, motstående rådgivare, juridiska försäljare och annat besökare.
Arbetsuppgifter
Juridiska receptionistuppgifter varierar med arbetsmiljön och typen av praktik. På mindre kontor kan den juridiska receptionisten också fungera som juridisk sekreterare för en eller flera advokater. Typiska juridiska receptionistuppgifter inkluderar:
- Hälsa kunder och besökare och svara på besöksförfrågningar
- Besvara och dirigera inkommande samtal på ett telefonsystem med flera linjer
- Schemalägga och dirigera kunder
- Underhåll och schemaläggning av konferensrum
- Underhåll av väntutrymmet, lobbyn eller andra allmänna utrymmen
- Servering av kaffe eller te till gästerna
- Beställning av tillbehör
- Skanna, kopiera, faxa och arkivera dokument
- Hämta och dirigera post och handlevererade paket
- Verifiering av anställds identifiering och utfärdande av besökskort
I mindre företag kan den juridiska receptionisten sköta ytterligare administrativa uppgifter som fakturering, datainmatning, ordbehandling, upprättande av nya ärendeakter och upprättande av enkel korrespondens.
Utbildning
I allmänhet krävs gymnasieexamen. Vissa arbetsgivare kanske föredrar viss formell kontorsutbildning eller utbildning samt erfarenhet av ett advokatkontor. Många arbetsgivare tillhandahåller utbildning på arbetsplatsen.
Kompetens
Juridiska receptionister måste ha utmärkta interpersonella och kundtjänstfärdigheter för att kommunicera med advokater på högre nivå, partners, klienter, motstående rådgivare, domstolsreportrar, leverantörer, personal och andra. De måste också ha förmågan att använda flerlinjetelefonsystem och kontorsutrustning som datorer, skrivare, skannrar, kopiatorer och videokonferensutrustning.
Starka stavnings- och grammatikkunskaper är viktiga för att ta effektiva meddelanden och skriva korrespondens och rapporter. Förtrogenhet med juridiska termer och jargong samt förståelse för olika kontorsformer och juridiska dokument är också avgörande för jobbet. Vissa juridiska receptionister, särskilt de som är anställda i små advokatbyråer, måste också vara bekant med ordbehandling, kalkylblad, databas och faktureringsplattformar.
Personlighetsdrag
Eftersom juridiska receptionister ofta är besökarens första affärskontakt med företaget eller företaget, är ett professionellt utseende och ett snyggt uppträdande viktigt. Andra personliga egenskaper som krävs för jobbet är:
- Respekt för sekretess och diskretion
- Uppmärksamhet på detaljer
- Positiv, positiv attityd
- Tålamod att hantera svåra besökare
- Pålitlighet
Balans i arbetslivet
De flesta juridiska receptionister arbetar en vanlig 40-timmars arbetsvecka, även om tillfällig övertid kan krävas. Eftersom receptionister sällan reser eller arbetar helger eller kvällar, ger detta yrke en utmärkt balans för elever, föräldrar och andra med betydande ansvar utanför arbetsplatsen. Jobbdelning och annat flexibla jobbarrangemang finns hos vissa arbetsgivare.
Kraven från ett hektiskt advokatkontor och interaktion med svåra personligheter och snäva deadlines kan skapa en stressig arbetsmiljö. Eftersom juridiska receptionister ofta sitter under långa perioder och spenderar mycket tid på tangentbord, kan de uppleva ansträngda ögon eller repetitiva rörelserubbningar som karpaltunnelsyndrom.
Ersättning
Juridiska receptionistlöner varierar beroende på företagets storlek, geografiska läge, erfarenhet och andra faktorer. Mediantimlönen för receptionister (i alla branscher) i maj 2015 var 20,77 USD. Eftersom juridiska receptionister är specialiserade, tenderar juridiska receptionister att tjäna mer än receptionister som helhet. I små företag och på landsbygden kan oerfarna juridiska receptionister börja med minimilön. I den övre delen kan juridiska receptionisthandledare i New York eller Los Angeles tjäna över $43 200, enligt Bureau of Labor Statistics (BLS). De mellersta 50 procenten tjänade mellan $15,94 och $27,76. De lägsta 10 procenten tjänade mindre än $12,86 och de högsta 10 procenten tjänade mer än $35,05. Årslönerna varierade mellan $26,760 och $72,890.
Juridiska receptionister i hektiska advokatverksamheter tjänar ofta inkomster över sin grundlön genom övertidstimmar.
Syn
Sysselsättningen förväntas växa snabbare än genomsnittet för receptionister, enligt Department of Labor, Bureau of Labor Statistics. Jobbtillväxt, tillsammans med behovet av att ersätta arbetare som går över till andra yrken eller lämnar arbetskraften, kommer att generera ett stort antal lediga jobb för receptionister, rapporterar BLS.
