För många företag får leverantörsreskontraavdelningen inte mycket uppmärksamhet om inte något går fel. Det finns dock mycket att vinna på leverantörsreskontraavdelningen som är välskött. Omvänt finns det många problem som kan komma från en som bara haltar. Denna avdelning har ofta en enorm effekt på ett företags kassaflöde och det finns möjligheter som kan vinnas eller förloras på att utnyttja betalningsavtal med leverantörer.
En välskött leverantörsreskontraavdelning ska kunna ta del av volymrabatter och tidig betalning rabatter samt bestämma det bästa sättet att hålla mest pengar tillgängliga för ett företag för andra utgifter och investeringar. Denna avdelning ska också kunna säkerställa att leverantörer uppfyller sina skyldigheter baserat på avtal och kontrakt, så om volym- eller kvalitetsstandarder inte uppfylls löses problemen och lämpliga korrigerande åtgärder vidtas tagen.
Vanliga leverantörsreskontraproblem
Även om det finns många möjligheter att minska kostnaderna och frigöra pengar, finns det också ett antal hinder som företag möter när de försöker uppnå dessa mål. Canons 2014 års studie om optimering av leverantörsreskontra fann att pappersbearbetning var en av de största källorna problem för många organisationer, med tiden det tar att hantera pappersfakturering som den största problem. Andra stora källor till oro var:
- Se till att betalningar görs i tid
- Effektivisera processen för godkännande av faktura
- Få de bästa betalningsvillkoren med leverantörer och se till att skyldigheterna uppfylls på båda sidor
- Arbetar med en mängd olika leverantörsredovisnings- och faktureringssystem
- Registrera och verifiera säkerheten för data och transaktioner
Många av de uppräknade problemen förvärras eller skapas av ett beroende av pappersfakturering. Förlorat pappersarbete är ett vanligt problem i många organisationer, vilket leder till sena eller uteblivna betalningar. Dessutom, medan ett antal företag är intresserade av att digitalisera sitt pappersarbete, skickar majoriteten av leverantörerna fortfarande pappersfakturor eller skickar dem per fax.
De flesta småföretag hanterar sina egna leverantörsreskontrapapper, och mycket av detta görs manuellt. Eftersom få leverantörer har gått över till elektronisk fakturering, lägger de flesta organisationer stora mängder arbetskraft på att manuellt mata in data och skapa digitala kopior av dokumentation.
Användning av pappersdokumentation fördröjer ofta processen för godkännande av fakturan eftersom kopior måste göras och levereras till lämpliga ledningsmedlemmar för granskning. När pappersarbete inte är lättillgängligt eller tillgängligt i digitalt format är det en utmaning att analysera data och säkerställa att de bästa betalningsavtalen erhålls och att skyldigheterna uppfylls. Avtal om rabatt i tid och för tidig betalning kan lätt gå förlorade om företag inte kan göra betalningar när de krävs, så frågor relaterade till pappersarbete kan bli kostsamma.
Förbättringar och optimering
På grund av det faktum att ett antal frågor relaterade till en korrekt drift av leverantörsreskontraavdelningar härrör från detsamma bakomliggande orsaker finns det också några justeringar som organisationer kan göra som tar hand om många problem samtidigt tid. Tre av de mest effektiva sätten som företag kan effektivisera sina processer för leverantörsreskontraavdelningen är att:
- Använd objektteckenigenkänning för att digitalisera pappersarbete
- Dra nytta av onlineportaler som är tillgängliga för leverantörer
- Skapa ledningsarbetsflöden
OCR
Medan många företag rutinmässigt utnyttjar skannrar för att skapa digitala kopior av pappersarbete, innebär detta i allmänhet bara att skapa en bild av ett dokument som sparas på en dator. Detta innebär att information fortfarande måste matas in manuellt i en databas, så även om förlust av poster är mindre av ett problem, är det fortfarande tidskrävande.
Objekt teckenigenkänning, eller OCR, innebär att man skannar ett dokument och hämtar data från det. Dessa data kan automatiskt läggas till i en databas eller ett kalkylblad. OCR-processen hjälper till att minska problemet med manuella datainmatningsfel och gör att information kan matas in så snart pappersarbetet tas emot. OCR tar ungefär samma tid för en anställd som att skanna ett dokument för att skapa en bildfil, och det kräver i allmänhet inga extra steg. Per Gartner finns det organisationer som kan bokföra 80 procent eller mer av sina fakturor utan att någon anställd behöver vara direkt inblandad.
Leverantörsportaler
Att effektivisera processen för att mata in fakturor och data i ett centraliserat system kan göra det möjligt för företag att skapa eller ta fördel med en onlineportal som låter ett företag och dess leverantörer spåra beställningar, titta på fakturor och se när betalningar är gjorda. Att göra dessa uppgifter tillgängliga för ett antal individer i en organisation kan bidra till att säkerställa att leverantörsreskontraavdelningen har ordentlig tillsyn och det kan hjälpa till att påskynda tiden det tar att godkänna fakturor. Genom att låta leverantörer få tillgång till portalen kan dessa företag skicka in fakturor och spåra betalningar samt göras medvetna om eventuella problem med mottagna varor eller faktureringsproblem.
Upprätta arbetsflöden och processer
Hur en organisation än bestämmer sig för att hantera sina datahanteringsinsatser, är det viktigt att det finns en etablerad process på plats för att hantera konton och betalningar. Detta gör det möjligt för företag att säkerställa att verksamheten fungerar och hitta alternativ om de är besvärliga eller leder till fel eller förseningar. Enligt Deloitte, bör dessa processer specificera vad leverantörsreskontraavdelningen gör när den tar emot en faktura, hur data matas in och delas och vad processen är för att få fakturor godkända. Det bör också finnas riktlinjer för att bestämma de bästa sätten att hantera betalande olika typer av leverantörer.
Även om många leverantörer erbjuder rabatter för betalning inom 30 eller 90 dagar, kanske det inte är värt rabatten om det hämmar en organisations kassaflöde. Det är också viktigt att det finns ett sätt att verifiera att både företaget och leverantörerna uppfyller kraven i ett kontrakt eller avtal. Att etablera arbetsflöden för att hantera dessa frågor kan hjälpa organisationer att göra rätt val.
När leverantörer inte levererar i tid, i tillräckliga mängder eller lämpliga mängder lager, kanske företag inte vill betala fakturor förrän dessa ärenden har lösts. Ett arbetsflöde kan vara avgörande för att fastställa vad som bör göras när dessa problem uppstår. Dessutom måste betalningar till leverantörer också göras i tid för att förhindra att du förlorar rabatter eller ådrar sig straffavgifter för sena betalningar. Varje leverantörsavtal måste dokumenteras och uppdateras när saker förändras, och processer bör säkerställa att varje konto hanteras på rätt sätt.
Att skapa arbetsflöden kan också hjälpa ett företag:
Outsourcing
Att digitalisera register, implementera OCR och använda en portal som leverantörer har tillgång till kanske inte är något som är nödvändigt för mindre företag, men organisationer bör inte utgå från att kostnaden kommer att hindra ett företag från att kunna dra nytta av dem. Även om kostnaden för att installera och underhålla elektroniska system kan vara oöverkomlig för många små och medelstora organisationer, är det ofta inte nödvändigt att göra det internt. Det finns en mängd olika tredjepartsleverantörer som organisationer kan lägga ut dessa uppgifter till. Organisationer kan få outsourcad assistans för allt från att sätta upp en OCR-process till att hjälpa ett företag att skapa arbetsflöden för att analysera leverantörskontrakt.
Medan organisationer kanske inte kan stå för kostnaderna för implementera en mängd olika IT-system på egen hand är det ofta mycket prisvärt att låta en tredje part hantera dem. Företag kommer att behöva jämföra kostnaderna för att använda externa parter för att utveckla dessa system mot de potentiella besparingarna och värdet av frigör pengar, men outsourcing gör att organisationer kan dra nytta av teknik och system som normalt skulle vara för dyra.
- Se till att beställning skapas för varje ny beställning
- Verifiera att fakturor matchar mottagna produkter och uppfyller avtalsenliga avtal
- Kontrollera register för att säkerställa att betalningar görs, att de görs i tid och att de inte dupliceras
- Bestäm den bästa metoden för att betala fakturor, till exempel via EFT eller kreditkort, för att minska avgifterna
