Även om föreställningen om ett papperslöst kontor låter bra i princip, är verkligheten att många litet kontor eller hemmakontor (SOHO) företag har fortfarande ett behov av att kopiera utskrivna dokument tillräckligt ofta för att överväga att ha en egen kopiator.
De gamla fristående kontorskopieringsmaskinerna har nästan försvunnit i den digitala tidsåldern, ersatta av multifunktionsskrivare som kombinerar funktionerna att skriva ut, kopiera, skanna och eventuellt faxa till en enda enhet. Tekniskt sett är en "kopiator" i dagens termer normalt en skrivare som har inbyggd skanning så att ett dokument som ska kopieras kan skannas och reproduceras av skrivaren.
Som med de flesta elektronik, fortsätter kopiator/skrivarenheter att sjunka i pris men kommer med fler funktioner än någonsin, och bekvämligheten med att kopiera internt snarare än att köra till en tryckeri-/kopieringsaffär kan inte vara slagen.
Här är de viktigaste köpfaktorerna som hjälper dig att välja en skrivare/kopiator för din SOHO.
Bläckstråle kontra laser/led
För höghastighetskopiering av textdokument är laser/LED-skrivare i allmänhet det bättre valet. Bläckstråleskrivare kan skriva ut med mycket högre upplösningar vilket gör dem mer lämpade för grafik, särskilt fotografier.
Kosta
Även om kostnader för skrivare och bläck/toner kan vara dras av från din skatt, måste du fortfarande betala räkningen initialt, och det kan läggas till. När du överväger kostnaden för en skrivare/kopiator, ta hänsyn till kostnaden för bläck eller toner, särskilt om du kommer att skriva ut/kopiera regelbundet. Skrivartillverkare säljer enheterna till eller under kostnad och tjänar istället på att sälja bläck och toner. För att se till att de får värt sina pengar utrustar många företag sina enheter med bläck-/tonerkassetter som har inbäddade mikrochips som förhindrar att "inofficiella" patroner används eller har "starter" tonerkassetter som har hälften av det normala kapacitet. Att fynd bläckstråle eller laser kanske inte är så bra som du trodde när det är dags att byta ut de dyra bläck- eller tonerpatronerna.
Färgskrivare/kopiatorer är särskilt dyra att använda eftersom de kräver 4 patroner (svartvitt, cyan, magenta och gult). Det är typiskt att ersättningskostnaden för bläckstråle-/tonerkassetter överstiger inköpspriset för en hel enhet.
Med wifi och internetanslutning kan många skrivarföretag nu övervaka och automatiskt skicka bläck/toner till dig när den upptäcker att du börjar ta slut. Detta kräver en prenumerationstjänst, vars kostnad baseras på antalet sidor du skriver ut per månad. Medan en prenumerationstjänst kan spara tid över att beställa eller köra till en butik, vill du ta hänsyn till månadskostnaden kontra din utskrift.
Lyckligtvis kan de flesta bläckstråle- och vissa lasertonerkassetter fyllas på till en mycket lägre kostnad. Företag som Costco erbjuder en timmes bläckstrålepåfyllning. Påfyllningssatser finns också för gör-det-själv-typerna, men att fylla på bläckstråle- eller tonerkassetter är rörigt och inte för den mekaniskt utmanade. Du kan också minska mängden bläck du använder genom att använda mindre teckensnitt, förhandsgranska och korrekturläsa ditt dokument innan du skriver ut och använda alternativen "Utkast" eller "Skriv ut i gråskala". Observera också att du fortfarande har mer bläck i dina patroner även när du får varningen "lågt bläck".
För att få en uppfattning om hur mycket skrivaren kommer att kosta pågående, kontrollera tillverkarens publicerade kostnad per sida.
Volym
De flesta små företagsinriktade skrivare/kopiatorer är inte utformade för stora volymer så kontrollera enhetens rekommenderade användning (sidor per månad arbetscykel). Antalet sidor som kan skrivas ut med en viss patron, kallad ISO-kapacitet, ger dig en ungefärlig uppfattning om hur ofta patronerna behöver bytas ut.
Observera att även om du har en egen skrivare/kopiator kan det fortfarande vara meningsfullt att använda lokala eller online kopierings-/utskriftstjänster för större utskrifts-/kopieringsjobb eller specialutskrifter som t.ex. broschyrer. Med priset på bläck och toner är det helt enkelt inte kostnadseffektivt att skriva ut/kopiera stora volymer på billigare skrivare/kopiatorer, särskilt med färgdokument eller fotografier. Att köpa en billigare skrivare/kopiator för grundläggande behov och lägga ut större utskrifts-/kopieringsjobb på entreprenad är en idealisk kompromiss för de flesta småföretag.
Duplex
Dubbelsidig utskrift är möjligheten att skriva ut/kopiera på båda sidor av sidan. Även om det kanske inte är nödvändigt för dina behov, finns det fördelar med dubbelsidig utskrift som att spara papper. Tillsammans med besparingar på papperskostnader och miljö kan dubbelsidig utskrift göra det enklare att häfta papper.
Anslutningsmöjligheter
För att en skrivare ska fungera behöver den ett sätt att få veta vad den gör. När det gäller kopiering kan du bara lägga papperet på kopieringsglaset och trycka på kopieringsknappen för att skanna och skriva ut sidan.
För att använda som skrivare måste du ha enheterna, som din dator, anslutna för att ge utskriftskommandot. Bortsett från direkt USB-anslutning till en PC, kommer de flesta skrivare/kopiatorer med nätverksanslutning, trådbunden, wi-fi eller båda. Fördelen med detta är minskade kablar samt möjligheten att skriva ut från en mängd olika enheter som din surfplatta eller telefon.
Svartvitt eller färg?
Färgkopiering är långsammare och dyrare men kan vara en funktion du vill att din skrivare/kopiator ska ha om du tänker producera reklammaterial för ditt lilla företag, till exempel broschyrer eller kopiera färg foton. Observera att om du behöver högkvalitativa färgutskrifter, vill du se till att du använder högkvalitativt papper, som ofta är dyrare än vanligt skrivarpapper.
Media mångsidighet
Välj en kopiator som kan hantera en mängd olika pappersstorlekar och vikter och andra media, som OH-film och registerkort. Leta efter kopiatorer som erbjuder flatbäddskopiering om du är orolig för att kopiera från böcker. Många har arkmatare som är användbara om du ska kopiera flera papper samtidigt.
Pappershantering
Som en liten företagare har du bättre saker att göra än att fylla på pappersfack eller mata enstaka ark genom en skrivare/kopiator. Om du skriver ut/kopierar regelbundet leta efter en modell med en papperskapacitet på minst 250 ark eller mer. Du vill också definitivt ha en automatisk dokumentmatare som rymmer minst 30 ark.
Respons tid
Skrivare/kopiatorer som inte har någon uppvärmningstid är idealiska för små kontor och hemmakontor, där maskinen kan stå stilla i timmar eller dagar. Höga utskrifts-/kopieringshastigheter är bra, men kommer inte att spara dig någon tid om du måste vänta några minuter på att enheten ska värmas upp varje gång den kommer ur viloläge. Vissa skrivare/kopiatorer erbjuder nu en första kopieringstid på mindre än 10 sekunder.
