Att använda bokföringsprogram sparar timmar av tid jämfört med att hantera böckerna manuellt eller använda ett kalkylblad. Bokföringsprogram minskar eller eliminerar överflödig datainmatning, till exempel att ange kundens adress på offerten och sedan lägga till arbetsorder och faktura. Det är en blomstrande bransch, med en studie som förutspår att den globala marknaden för bokföringsprogram kommer att nå 11,8 miljarder dollar år 2026.
Om du är enskild firma med blygsam inkomst behöver du kanske inte bokföringsprogram, utan småföretagare som har inventering och jonglerar med ett stort antal kunder och anställda kommer att spara tid och få mer exakta register om de använder bokföring programvara.
Här är några tips om hur du väljer rätt bokföringsprogram för ditt företag.
Leta efter vissa funktioner
Begränsa valen av bokföringsprogram genom att göra en lista över bokföringsfunktioner för småföretag som du behöver för att driva ditt företag. Rådgör med ditt team först för att säkerställa att du täcker allt ditt företag behöver, eftersom du kanske upptäcker att det finns funktioner du behöver som du inte hade tänkt på tidigare. Och när du väl har valt och implementerat programvaran kan det bli dyrt att ta med ditt team på en annan mjukvarulösning efter att du har upptäckt att den tidigare lösningen inte hade de nödvändiga verktygen.
De flesta av redovisningsfunktionerna för småföretag inkluderar:
- Lagerhantering
- Försäljningsspårning
- Hantera kundkontakter
- Support för säljarkonto
- Budgetering
- Uppskattningar
- Löner
- Företagsskatt rapportering
Vissa bokföringsprogram är utformade specifikt för industrier som bygg-, tillverknings- och grossistdistributörer. Om ditt lilla företag är i en bransch med specifika redovisningskrav kan det finnas bokföringsprogram med funktioner som uppfyller dessa krav. Glöm inte att fråga andra personer i din bransch om åsikter om deras bokföringsprogram för att vägleda ditt val.
Bestäm om det passar ditt företag
Nu när du har begränsat dina val av bokföringsprogram, ställ några frågor medan du handlar bokföringsprogram för småföretag för att avgöra om det är rätt passform för ditt företag.
Kommer programvaran att växa med dig?
Ta reda på om programvaran har moduler som du kan lägga till senare om det behövs. Ett exempel på en vanlig modul du kan lägga till senare är löneredovisning.
Om moduler inte kan läggas till, uppgraderas mjukvaran lätt till en mer kapabel version av samma bokföringsprogram? Eller exporterar programvaran till ett dataformat som CSV så att du kan ladda upp det om du skulle byta till en annan bokföringsprogramtitel senare?
Stöder din bank det?
Att kunna ladda ner transaktioner från din bank sparar mycket tid, så ta reda på först om din bank kommer att stödja programvaran.
Ska den vara online eller installerad?
Bokföringsprogram online är webbaserad programvara som körs säkert via en webbläsare. Bokföringsprogram online är särskilt praktiskt för att komma åt bokföringsdata och poster från flera datorer.
Kan åtkomsten begränsas för vissa användare?
Om mer än en person använder bokföringsprogramvaran kan en individ behöva full tillgång till alla funktioner, men andra behöver bara tillgång till datainmatningsområden och inte rapporter.
Kommer bokföringsprogramvaran med en gratis provperiod?
Det är alltid bäst om du kan prova programvaran innan du köper den. För att se hur användbar programvarudokumentationen är, ladda ner den kostnadsfria testversionen och prova den i några dagar för att se om den passar.
Faktor i supportkostnader
Kom ihåg att räkna in supportkostnader i din budget för bokföringsprogram. Vissa bokföringsprogram ger avgiftsbaserad support via e-post eller telefon från det ögonblick du börjar använda programvaran. Det är dock vanligt att kostnaden för bokföringsprogram för småföretag ger support utan kostnad för en uppsättning tidsperiod så att du kan ställa frågor när du först börjar använda programvaran utan att behöva betala ytterligare utgifter. Efter den tidsperioden betalar du för support årligen, kvartalsvis eller per användning.
Bokföringsprogramvaran kan ha ett gratis onlineanvändarforum där du också kan ställa frågor. Detta kan vara ett bra alternativ till avgiftsbaserad support när din fråga handlar om något enkelt, som hur man använder en funktion.
Betala inte för onödiga funktioner
Ett mindre, mindre komplext företag behöver färre funktioner än ett större företag. Oavsett hur oemotståndliga extra "whistles and bells" verkar, motstå frestelsen att köpa mer bokföringsprogram än du behöver.
I allmänhet betalar du mer för ytterligare funktioner i bokföringsprogram. Om ditt företag växer tillräckligt för att behöva mer robusta finansiella funktioner är kostnaden motiverad, men tills dess bör du hålla dig till grunderna. För mindre företag finns det nu tillräckligt många alternativ för bokföringsprogram att överköp är onödigt.
Rådgör med din revisor
Bokföringsprogram ersätter inte en revisor för att säkerställa att ditt företag följer laglig och accepterad redovisnings- och skattepraxis. Men när du använder bokföringsprogram behöver din revisor inte lägga tid på att göra vissa uppgifter, vilket sparar pengar för ett litet företag.
Alla bra bokföringsprogram kommer att ha de rapporter du behöver ge till din revisor på månads-, kvartals- och årsbasis. Fråga din revisor vilka rapporter som behövs och se till att du kan generera dem med det bokföringsprogram du funderar på.
