Varje projekt kan dra nytta av en revision då och då. Men oroa dig inte, det är inte så läskigt som det låter. En projektrevision är där en opartisk person granskar ditt projekt och ger vägledning om vad som kan göras annorlunda för att förbättra dess chanser att bli framgångsrika. Den här artikeln förklarar allt och tar dig igenom hur du förbereder dig för en projektrevision.
Hur formell är en projektrevision
En projektrevision är normalt en formell övning. Den informella motsvarigheten kallas normalt en peer review. Det är här en kollega ser över ditt projekt och den tillhörande dokumentationen och ger dig feedback på var du bör spendera lite mer tid.
Projektrevisioner är formella på så sätt att de vanligtvis har en definierad uppsättning frågor och utförs av någon som regelbundet gör sådant.
Vem utför projektrevisioner
Den person som gör din projektrevision kan vara en annan projektledare (förmodligen någon med stor erfarenhet av att driva projekt) men det är mer sannolikt att det är någon från Projektkontoret som gör revisioner ofta.
Det kommer att vara någon som kan anse sig vara opartisk så det blir inte din linjechef eller projektets sponsor. Det kan till och med vara ett team av människor, beroende på projektets storlek.
Hur man förbereder sig för en projektrevision
Den första, och viktigaste, sak att organisera är att ha kopior av din projektdokumentation för revisorn att granska. Om du har en projektkoordinator, be dem att dra ihop ett paket med dokument (helst elektroniska). Du bör ha all din information lättillgänglig men även om du gör det kan detta steg fortfarande ta lite tid. Som ett minimum, se till att du har projekt plan, risklogg, problemlogg, budget, och schema tillgängligt för revisorn.
Vem behöver vara inblandad
Detta beror på vilken typ av saker som revisorn vill titta på. Du som projektledare kommer att behöva spendera lite tid med dem. Räkna med att dina teammedlemmar också kallas in för att chatta med revisorn.
Tänk på att ju längre tid de arbetar med revisionsrelaterade uppgifter, desto mindre tid har de på sig projektarbete, så du kan behöva schemalägga vissa aktiviteter och arbeta långsammare under revisionen period.
Hur lång tid tar en projektrevision
Det finns ingen fast tidsperiod för en projektrevision. På stora projekt kommer du att upptäcka att det tar mycket längre tid. På små projekt kunde revisorn göras inom några timmar. Så snart du vet att ditt projekt kommer att granskas, fråga ditt revisionsteam hur lång tid de räknar med att deras arbete tar.
Vad revisionen letar efter
Om granskningen kallades på grund av en särskild oro, såsom misslyckande med att nå kvalitetsmål, förvänta dig att den ska undersöka området djupt. En rutinmässig granskning kommer att titta brett på de olika områdena inom projektledning och de resultat som projektet arbetar med. Det kommer att täcka tiden, kostnaden och kvaliteten på ditt projekt och intressenternas engagemang.
Målet med revisionen är att ta reda på om projektet kommer att nå sina mål eller inte. Om revisorn anser att projektet utifrån nuvarande resultat inte kommer att nå dessa mål kommer han eller hon att lägga fram rekommendationer till åtgärder.
Rekommendationer beror på vad som hittas
Rekommendationerna i revisionsberättelsen kommer att bero på vad de har funnit. Förvänta dig att de är positiva och formulerade på ett sätt som gör att du enkelt kan adoptera dem. De ska vara praktiska.
I ena ytterligheten kan revisorn rekommendera att ditt projekt avslutas, även om detta bara skulle hända om de kände att det inte fanns någon chans att något projektarbete från denna punkt och framåt skulle leverera någon form av värde för organisation.
Se din projektrevision som en positiv upplevelse. Det bör ge dig tidig varning om tecken på att ditt projekt är i problem och det är en möjlighet att arbeta med en erfaren projektproffs. Att implementera deras rekommendationer bör göra dig, ditt team och ditt projekt mer framgångsrika, och det kan bara vara bra.
