Begär tidsförlängning i entreprenadkontrakt

Avtal tidsförlängning kan begäras av olika anledningar. De används för att visa att förseningar har inträffat i byggplan som påverkar projektets slutdatum. Begäran om tidsförlängning är normalt specificerade i en avtalsbestämmelse och ska göras enligt de steg och dokumentationskrav som definieras i kontraktsriktlinjerna.

De flesta förlängningar är relaterade till förseningar utanför entreprenörens kontroll, och många involverar ändra ordning förfrågningar. Men det finns tillfällen då entreprenören kan ha dålig affärs- eller ledningsförmåga som kan göra att projektet löper efter.

Har du rätt att kräva förlängning?

Begäran om tidsförlängning kan anses vara giltig under flera olika omständigheter, men inte alla orsaker till förseningar godkänns för en förlängning. I vilket fall som helst är det mycket viktigt att föra register över alla ändringar, dokument, e-postmeddelanden och schemaläggning som kan motivera din begäran.

Godtagbara skäl för förlängningsförfrågningar

En godtagbar grund för begäran om förlängning inkluderar juridiska frågor eller problem. Dessa problem kan påverka projektets slutförande och entreprenörens prestation. Ett exempel på ett sådant problem kan vara förseningen av röjningsinspektioner.

Finansiering kan också vara ett problem. Ägaren kan begära en försenad start medan ekonomin är klar. Ägare kan också lägga till nytt eller extra arbete som inte ingår i den ursprungliga omfattningen eller kontraktet. Dessa tillägg kan orsaka förseningar.

Produkt som är nödvändig för projektet kan också vara en bov. Långa blyobjekt kan stoppa ett projekt i dess spår. Ibland kommer Moder Natur att förstöra verken genom ovanliga eller ogynnsamma väderförhållanden.

Slutligen kan förhållanden under ytan uppstå som skiljer sig från de förväntade planerna. Dessa tillstånd kan ta tid att lösa.

Orsaker till förlängningar som kan nekas

Vissa problem som orsakar förseningar kanske inte godkänns. Dessa inkluderar förseningar orsakat av underleverantörer som att inte dyker upp på jobbet eller inte har nödvändig utrustning. En annan entreprenörsbaserad försening kommer från en underpresterande entreprenör, särskilt om dålig hantering orsakar långa ledtider vid upphandling av föremål.

Entreprenören måste föra korrekta register över att de har genomfört sin due diligence för att hålla projektet igång. Otillräckligt bevis eller bevis för att den kritiska vägmetoden har drabbats av oåterkalleliga förseningar orsakade av entreprenören eller deras parter kan nekas.

Dålig planering kan också visa sig vara besvärande om det finns otillräckligt antal arbetstagare eller en otillräckligt utbildad arbetskraft. Om man inte övervägde planer på normala väderförseningar kunde en begäran om förlängning avslås.

Processen för att begära en tidsförlängning

När du begär en tidsförlängning måste vissa steg följas för att säkerställa att förlängningen godkänns. I en typisk process meddelar entreprenören projektledaren att ett problem kan påverka projektschemat. Ett formellt brev riktas till kontraktsadministratören med begäran om förlängning av tiden och skälen till varför dessa dagar bör läggas till byggplan.

Kontraktsadministratören skickar sedan brevet till projektledaren för utvärdering och godkännande eller avslag. Om tidsförlängning beviljas ska projektledaren svara med skriftlig uppsägning och ändringsföreläggande ska utfärdas. Vissa kontrakt anger att begäranden om förlängning av tid måste slutföras inom en viss tidsram för att undvika automatiskt avslag.

Stöddokument under anspråksprocessen

Korrekt presenterade tidsförlängningar måste innehålla specifik stödinformation:

• Meddelande om specifikt problem som orsakar förseningar
• Lista över aktiviteter från projektschemat som berörs av förseningen 
• Den exakta tid som begärs, med angivande av arbetsdagar eller kalenderdagar
• Skisser, fotografier eller andra bilder som illustrerar förseningsproblemen
• Rekommendationer gavs till kontraktsadministratören
• Beskrivning av åtgärder som entreprenören har vidtagit för att undvika eller minimera andra förseningar
• Alternativa lösningar presenteras för avtalsadministratören
• Kommunikation mellan byggteamet angående eventuella förseningar och problem relaterade till en specifik situation

Ytterligare objekt att överväga under begäran om tidsförlängning

Ett brev med begäran om förlängning av tid bör vara kortfattat och måste referera till avtalsklausulen som tillåter begäran och ge bevis på orsakerna till förseningen och en föreslagen återhämtningsplan. Den bör också inkludera skadorna (om några), antalet kalender- eller arbetsdagar som begärs och de aktiviteter som påverkas av ändringarna. Ytterligare överväganden när du gör en begäran kan inkludera:

• Kalenderdagar är inte detsamma som arbetsdagar.
• Försäkringar och obligationer kommer att behöva återutges för att täcka längre perioder.
• Vinterdagar är kortare och vanligtvis mindre produktiva än sommardagar.
• Begärda förlängningar bör vara tillräckliga för att täcka alla förseningar, inklusive ytterligare artiklar som kan påverkas.
• Ingen ytterligare tid kommer att beviljas för samma vara när den väl har godkänts.
• Vid fortsatt dröjsmål krävs endast ett krav.

Ett godkännandebrev för en tidsförlängning innehåller grundläggande entreprenörs- och avtalsinformation och en tydligt definierad tidsförlängning.