Executive Assistant Arbetsbeskrivning: Lön, färdigheter med mera

Verkställande assistenter liknar administrativa assistenter eller sekreterare genom att de alla stödjer någon annans arbete – vanligtvis en ledning – genom att sköta eller övervaka kontorsuppgifter. Skillnaden är att en verkställande assistent är specifikt en senior kontorspersonal som tilldelas en högsta chef. Det handlar om att handleda och utbilda annan kontorspersonal samt ta itu med uppgifter som kan ha en dramatisk effekt på ett företags framgång.

Verkställande assistent arbetsuppgifter och ansvar

Detta jobb kräver i allmänhet förmågan att utföra följande arbete:

• Granska dokument
• Bokföring/bokföring
• Kalenderhantering
• Utföra forskning
• Kundrelationer
• Designa och underhålla ett arkivsystem
• Hantera informationsförfrågningar
• Organisera möten
• Föra register
• Ordna resplaner
• Skriver
• Evenemangsplanering
• Förbered statistiska rapporter
• Bearbeta utgiftsrapporter
• Ta mötesprotokoll

Arbetsuppgifter som verkställande assistent inkluderar samma uppgifter som utförs av administrativa assistenter: ringa och ta emot telefonsamtal; skicka PM, e-postmeddelanden och brev på uppdrag av chefen; ta emot besökare; hantering av schemaläggning; och mer.

De gör ofta efterforskningar och utarbetar rapporter som påverkar företagets policy. Dessa ansvarsområden innebär att chefsassistenter måste förstå sin arbetsgivares arbete grundligt. Som ett resultat kan dessa arbetare också fungera som en länk mellan den verkställande befattningshavaren och resten av kontorspersonalen.

Lön för chefsassistent

Exekutivassistenter tjänade en medianårslön på 63 110 USD 2020, vilket placerar dem precis utanför de 10 % översta löntagarna bland alla sekreterare och administrativa assistenter:

• Median årslön: 63 110 USD (30,34 USD/timme)
• Topp 10 % årslön: 94 830 USD (45,59 USD/timme)
• Minsta 10 % årslön: 39 350 $ (18,92 $/timme)

Utbildning, utbildning och certifiering

Det finns få utbildningskrav för att komma igång som sekreterare, men att få en tjänst som chefsassistent kommer oftast först efter flera års erfarenhet.

• Utbildning: En gymnasieexamen räcker för de flesta nybörjarjobb, men de med associerade eller kandidatexamen i affärsrelaterade områden kommer att vara mer säljbara.
• Certifiering: Ingen behöver vara certifierad för att vara verkställande assistent, men det finns certifieringar tillgängliga via onlinekurser för de flesta program som kräver kompetens. Sådana certifieringar kan göra en jobbkandidat mer tilltalande.
• Träning: Erfarenhet och förtroende får man genom att utföra jobbet, är chefsassistenter i allmänhet har visat sig själva under en längre tid.

Verkställande assistent färdigheter och kompetenser

Skrivning, arkivering och annat skrivkunskaper är viktiga, men de bästa chefsassistenterna har ofta starka personligheter som uppvisas genom flera fördelaktiga mjuka färdigheter:

• Kommunikationsfärdigheter: Verkställande assistenter fungerar ofta som grindvakt, som bestämmer vilka meddelanden och vilka besökare eller uppringare måste gå direkt till sin arbetsgivare och som behöver omdirigeras eller hanteras i någon annan sätt. Detta innebär möjligheten att snabbt samla information från dem som kräver tid av sin chef.
• Tidsplanering: Alla som hanterar en annan persons tid, som chefsassistenter ofta gör för sina chefer, måste också vara bra på att hantera sin egen tid.
• Trovärdighet: Chefsassistenter har ofta tillgång till känslig information och cheferna de arbetar för måste lita på dem fullt ut för att de ska vara så effektiva som möjligt på sina jobb.
• Göra flera saker samtidigt: Exekutivassistenter hanterar regelbundet mer än en uppgift åt gången samtidigt som de håller koll på sina chefers scheman och håller dem på rätt spår.

Job Outlook

Jobbmöjligheter för verkställande sekreterare och administrativa assistenter förväntas minska med cirka 20 % under det decennium som slutar 2029, enligt U.S. Bureau of Labor Statistics. Detta är mycket värre än den förväntade tillväxten på 4 % för alla yrken och betydligt värre än minskningen på 9 % för alla sekreterare och assistenter.

Nedgången hänförs till ökningen av antalet chefer i en organisation som delar på en assistent. Detta är mer möjligt eftersom mobil och annan elektronisk kommunikation har gjort det så att chefer är mer benägna att hantera sin egen korrespondens och schemaläggning.

Arbetsmiljö

Chefsassistenter arbetar vanligtvis på kontor och interagerar med besökare, uppringare och andra chefer förutom sina egna chefer. Arbetet kan vara högt och krävande, och grindvaktsrollen kräver ibland att chefsassistenter säger nej till personer som inte vill ta nej som svar.

Arbetsschema

Arbetstiderna följer ofta de som är typiska för en vanlig arbetsvecka. Emellertid förväntar sig chefer som arbetar sent ibland att deras chefsassistenter också är tillgängliga efter arbetstid.

Jämföra liknande jobb

Personer som är intresserade av att arbeta som chefsassistent kan också överväga en av följande karriärvägar, listade med medianårslöner:

• Administrativ assistent: $40,990
• Rättskorrespondent: $61,660
• Finanstjänsteman: $41,520