Ett anställningsverifieringsbrev bekräftar den nuvarande eller tidigare anställdas anställningsstatus. Anställningsverifieringsbrevet är ett svar på en begäran om information från till exempel en potentiell arbetsgivare, statlig myndighet eller bank.
En bank kan begära anställningsverifiering för att fatta ett beslut om ett hus- eller billån. Den potentiella arbetsgivaren kan verifiera anställningsdatum och lön. Statliga myndigheter kan söka denna information för att begära utmätning av lön. Majoriteten av förfrågningarna kommer från potentiella arbetsgivare och banker och andra utlåningsbyråer.
Vanligtvis söker begäran om anställningsverifiering individens anställningsstatus, jobbtitel och lön. Ibland begär en anställningsverifiering anställningshistorik, adress i anställningsfilen, löneökning och en bedömning av arbetsprestation. Vissa anställda begär ett anställningsbrev när de lämnar din anställning.
Varje arbetsgivare måste upprätta en anställningsverifieringspolicy och följ den.
Hur man tillhandahåller anställningsverifiering
Ett anställningsverifieringsbrev skrivs på brevpapper eller så kan du också använda ett standardformulär som innehåller ditt företags namn och logotyp. Se till att du meddelar en nuvarande anställd att ett anställningsverifieringsbrev har begärts och av vem du ska se till att den anställde godkänner avslöjandet.
Denna praxis rekommenderas, som en artighet till den nuvarande anställde, även när hans eller hennes underskrift finns på formuläret som begär och godkänner anställningsverifieringsbrevet. Du vill att din kommunikation med externa organisationer är transparent för medarbetaren.
Till exempel kan en anställd väntar stressigt på att få veta om han är berättigad till ett banklån. Att låta honom veta att du svarar på bankens begäran om information är transparent kommunikation som kommer att lindra hans stress.
Utlämnande av information om en tidigare anställd
Om begäran om anställningsverifiering ber om information om en tidigare anställd, se till att du har en undertecknad frigivning av information i arkivet. Du skulle ha erhållit den här utgåvan när du träffade en avkopplande anställd för att granska checklistan för avslutande av anställningen.
Eller så måste begäran om anställningsverifiering innehålla den tidigare anställdes underskrift som godkänner begäran. Du bör kontrollera signaturen mot signaturer du har i personalakten.
Exempel på anställningsverifieringsbrev
Kära fru / herr:
Syftet med detta brev är att verifiera anställningen av den namngivna anställde.
Anställd Namn: Susan Smith.
Personnummer: 000-00-0000.
Födelsedatum: 08-19-78.
Anställd Susan Smith är (var) anställd i XYZ Company.
Anställningsdatum: 22 januari 2011, tills nu.
Jobbtitel: PR-specialist.
Aktuell (slutlig) lön: $62 000,00 per år plus potentiell kvartalsvis prestationsbonus.
Kontakta oss gärna om du behöver ytterligare information som inte finns med i detta formulär.
Vänliga hälsningar,
Underskrift av behörig anställd.
Human Resources Department.
Datum för svar.
Vänligen notera: Susan Heathfield gör allt för att erbjuda korrekt, sunt förnuft, etisk personalledning, arbetsgivar- och arbetsplatsrådgivning både på denna webbplats och länkad till från denna webbplats, men hon är inte en advokat, och innehållet på webbplatsen, även om det är auktoritativt, garanteras inte för riktighet och laglighet och ska inte tolkas som lagligt råd.
Webbplatsen har en världsomspännande publik och anställningslagar och regler varierar från stat till stat och land till land, så webbplatsen kan inte vara definitiv för dem alla för din arbetsplats. När du är osäker, sök alltid juridisk rådgivning eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser för att försäkra dig om att din juridiska tolkning och dina beslut är korrekta. Informationen på denna webbplats är endast för vägledning, idéer och hjälp.
