Att kontrollera anställningsreferenser är tidskrävande och ofta otillfredsställande för att skaffa nödvändig information för att avgöra om en individ är en lämplig jobbkandidat. Trots lagstiftning som ger skydd för referenser vägrar många arbetsgivare att erbjuda mer än anställningsdatum, lönehistorik och jobbtitel.
Om du har möjlighet att nå din kandidats chef kommer du sannolikt att få mer användbar information som lyfter fram kandidatens kompetens och bidrag. Att prata med mänskliga resurser (HR) ger sällan den typ av information som chefer behöver fatta rätt anställningsbeslut.
Men på grund av rädslan för potentiella stämningar har många företag antagit policyer som säger att HR måste svara på alla referenskontroller. Dessa policyer förbjuder också chefer och anställda från att prata med en presumtiv arbetsgivare under en bakgrundskontroll.
Vem ska kontrollera referenser?
Referenskontroll hänvisas ofta till HR. När HR har i uppdrag att kontrollera referenser, de rutinmässigt.
- äger referenskontrollprocessen
- kontrollera referenser för jobb på nybörjarnivå
- kontrollera kandidatens lista över förberedda referenser
Denna uppgift bör dock överlåtas till anställningschefen, eftersom de med större sannolikhet kommer att kunna avgöra om medarbetaren är en lämplig kandidat för ett jobb.
Referenser bör inte kontrolleras förrän ett företag är berett att lämna ett erbjudande till en kandidat. Detta sparar personalen tid och visar respekt för individen, som kanske ännu inte har informerat sin nuvarande arbetsgivare om att de söker jobb.
Genom att utföra en referenskontroll kan rekryteringschefen, som är mest insatt i arbetskraven och arbetsmiljö, kan mer exakt bedöma om medarbetaren passar bra. Dessutom kommer chefens stöd till och tro på kandidatens förmåga att utföra jobbet framgångsrikt utgöra grunden för medarbetarens eventuella framgång i organisationen.
Chefen vet vilka frågor som är lämpliga att ställa den nuvarande eller tidigare arbetsgivaren om kandidatens arbete. Chefen kan lyssna efter uttalanden som indikerar kulturell passform och att styrkorna som anges matchar de som krävs för jobbet.
Utbildning för referensgranskare
Chefer som kontrollerar referenser bör vara trygga och väl förberedda på att ställa lämpliga frågor för att få den mest värdefulla informationen om en blivande anställd. För att säkerställa att ledningen klarar uppgiften bör de vara det utbildade, coachade och mentorerade innan du utför referenskontroller.
En kandidats tidigare arbetsgivare och medarbetare kanske inte har tid att ge dig ett andra samtal. Därför måste du vara välutbildad och ha kompetens att påverka referenser för att avslöja information om sin tidigare medarbetare.
Om du inte är försiktig kan varje referenskontroll förvandlas till en trevlig chatt där du inte får den information du behöver för att fatta ett objektivt beslut om att anställa din kandidat.
Standardformat för kontroll av referenser
Som med de flesta HR-processer är ett standardformat för referenskontroll användbar. Du kan enkelt jämföra kandidater och se till att du ställer rätt frågor för att fatta ett välgrundat beslut innan du erbjuder den sökande ett jobb hos ditt företag.
Följande rekommenderade format och exempelfrågor kan hjälpa dig med denna uppgift:
- Namn:
- Referens namn:
- Företagsnamn:
- Företags Adress:
- Företagstelefon:
- Datum för anställning:
- Från:
- Till:
- Start position:
- Slutposition:
- Ingångslön:
- Slutlön:
- Vad gör ditt företag?
- Beskriv din rapporteringsrelation med kandidaten? Om ingen, i vilken egenskap observerade du kandidatens arbete?
- Anledning att lämna:
- Beskriv kandidatens nyckelansvar i sin senaste position.
- Hur många rapporterande personal hanterade kandidaten? Deras roller?
- Berätta för mig om kandidatens viktigaste bidrag till uppnå din organisations uppdrag och mål.
- Beskriv kandidatens relation till sina medarbetare, rapporterande personal (om tillämpligt) och handledare.
- Prata om attityden och synen kandidaten tog med sig till arbetsplatsen.
- Beskriv kandidatens produktivitet, engagemang för kvalitet och kundorientering.
- Vilka är kandidatens viktigaste styrkor?
- Vilka är kandidatens viktigaste svagheter?
- Vad är din samlade bedömning av kandidaten?
- Vi anställer denna kandidat till (jobbtitel eller snabbbeskrivning). Skulle du rekommendera dem för denna position? Varför eller varför inte?
- Skulle du återanställa den här personen? Varför eller varför inte?
- Finns det ytterligare kommentarer du vill göra?
- Finns det en fråga som jag bör ställa som hjälper oss att förstå vad den här kandidaten kan tillföra vår arbetsplats?
- Finns det allt annat vi borde veta som hjälper oss att fatta rätt anställningsbeslut om den här kandidaten?
- Tack för din hjälp.
Se till att verifiera att kandidatens tillståndssignatur för referenskontroll finns på din anställningsansökan innan du påbörjar intervjun. Om det inte är det, be kandidaten att underteckna ansökan innan du kontrollerar referenser. Detta rekommenderas som en försiktighetsåtgärd så att arbetsgivare är juridiskt och etiskt säkra.
Slutsats
När de kallas för att ge en referens om tidigare anställda, tillhandahåller HR-avdelningar vanligtvis allmän information som inte visar på en kandidats lämplighet för en position. Om du inte kan få tillfredsställande information om en presumtiv anställd kan du behöva lita på din intervjufärdigheter, samt feedback från andra som har träffat potentiella kunder, för att avgöra om de är rätt för positionen.
