Återförsäljare som tar fler kreditkortsbetalningar eller checkar än kontanter behöver vanligtvis inte mycket pengar till hands. Men det är alltid klokt att ha lite mer småpengar tillgängliga än du tror att du kommer att behöva.
Frågan om tillgängliga kontanter bör tas upp under affärsplaneringsstadiet medan fastställa butiksrutiner. När företagsägare bestämmer sig för hur mycket förändringar som ska hållas i butik, bör de överväga en mängd olika faktorer.
Hur mycket pengar ska man ha i kassan
Det kan ta några veckor att prata med allmänheten innan du kan avgöra exakt hur mycket pengar du ska ha till hands och i kassalådan. Mängden pengar a återförsäljare bör förvaras i butiken kommer att variera med:
- Förutspådd eller typisk försäljningsvolym.
- Hur säkert pengar kan förvaras.
- Den typ av betalningar kunder vanligtvis gör.
Som en del av dina butiksrutiner ställer du in det kontantbelopp som ska finnas i varje register eller kassalåda i början av dagen.Till exempel, om din genomsnittliga biljett är under $200, kanske du vill börja med $200 per låda eller registrera dig. Detta belopp bör vara jämnt fördelat mellan olika sedelvalörer. Valsade mynt kommer i bestämda mängder; du bör ha jämn fördelning av varje, inklusive öre.
Med kunder som ofta använder kreditkort, betalkort eller mobila betalningsmetoder kan de flesta återförsäljare hålla en relativt liten mängd kontanter tillgängliga.
Kontrollera antalet och dollarbeloppen för både räkningar och växelpengar varje dag för att se till att din butik aldrig tar slut. Om du upptäcker att du ständigt får slut på ett visst mynt eller sedel, försök att öka beloppen för varje valör du i ditt dagliga startbelopp,
Balansering av kassan
Förutom att bestämma startbeloppet för kontanter i registret måste du också ange ett maxbelopp. När mängden kontanter i registret överstiger det maximala beloppet, måste extrabeloppet placeras på ett säkert ställe.
Att dra pengar ur kassan och ta dem till butiksskåpet kallas ibland en "cash drop".
Att dra överskottspengar ur kassalådan under ett skift är en del av att balansera registret och det är en bra kontanthantering. Detta minskar mängden pengar på försäljningsgolvet och är särskilt användbart under tunga försäljningstider som julhandeln. Även om alla företag vill ha stora summor pengar som rullar in, är det bäst att inte ha det för synligt av säkerhetsskäl.
Utöver det maximala beloppet för varje register, kanske återförsäljare vill ha en extra summa kontanter och rullade mynt i kassaskåpet för att fungera som en bank i butik. Småpengarna som kommer att finnas tillgängliga i början av varje dag bör också fastställas som en del av dina butiksrutiner och kan användas för:
- Oförutsedda situationer, som att få slut på pappersprodukter på toaletterna.
- Enstaka utgifter, som att bjuda personalen på kaffe.
- Balansering av registret under dagar med en hög försäljningsvolym eller ett oväntat antal kontanttransaktioner.
Tillgång till en butiks kassaskåp bör begränsas till betrodd personal.
Du måste också balansera registret i slutet av dagen.När du drar alla kontanter över lådgränsen, försök att matcha räkningsfördelningen till din utgångspunkt.
Att dra ut kontanter som överstiger maxbeloppet vid dagens slut kallas ibland för att "klippa lådan".
De flesta återförsäljare räknar inte bytet för detta ändamål, bara räkningarna. Om ditt standardbelopp är $200, skulle du lämna $200 i sedlar i lådan och drar bara växelpengar när lådorna blir för fulla. Men vissa återförsäljare drar också förändringen för kontinuitet.
Om du lämnar ändringen i registret måste du fortfarande räkna hela den på natten för att balansera lådan.Detta ger ett kontroll- och balanssystem för att hjälpa avskräcka interna stölder.
Dagliga insättningar
Varje kväll vid stängning, balansera kassalådan tillbaka till startbeloppet. Mängden kontanter över startbeloppet är din dagliga insättning och bör förberedas enligt dina operativa rutiner.Om möjligt bör två personer vara involverade i att räkna kassalådorna och förbereda insättningen för att minimera fel eller bedrägerier.
Många återförsäljare tar insättningar på natten, men det kan leda till säkerhetsfrågor. Du vill inte utsätta dig själv eller några anställda för fara genom att göra dem till ett potentiellt mål för ett rån. Det här är en annan gång att ha ett butiksskåp är användbart: många återförsäljare väljer att säkra pengarna över natten i kassaskåpet och göra insättningen på banken under dagen. Om möjligt bör två personer göra varje insättning också.
