ไฟล์เงินเดือนของพนักงานเป็นที่เก็บข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับเช็คเงินเดือนของพนักงาน เหตุผลหลักในการสร้างไฟล์บัญชีเงินเดือนคือการจำกัดการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับส่วนที่เหลือที่อยู่ในไฟล์บุคลากร
วัตถุประสงค์ของไฟล์เงินเดือนพนักงาน
ไฟล์เงินเดือนช่วยให้พนักงานบัญชีสามารถจ่ายเงินให้พนักงานได้โดยไม่ต้องเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับของพนักงาน เจ้าหน้าที่บัญชีสามารถเก็บบันทึกเงินเดือนที่เหมาะสมในการจ่ายเงินให้กับพนักงานได้ ในกรณีที่จ้างบุคคลภายนอกด้านบัญชีเงินเดือนและการบัญชี นี่เป็นแนวทางปฏิบัติที่แนะนำยิ่งขึ้นสำหรับบันทึกบัญชีเงินเดือนของพนักงาน
ไฟล์เงินเดือนจำกัดการเข้าถึงข้อมูลพนักงานที่เป็นความลับ ไฟล์เงินเดือนของพนักงานช่วยให้พนักงานบัญชีและการเงินมีข้อมูลที่จำเป็นในการจ่ายเงินให้พนักงานในตำแหน่งที่สะดวก สถานที่ควรปลอดภัยและไม่สามารถเข้าถึงพนักงานคนอื่นๆ ได้
คุณต้องสร้างความประทับใจให้กับพนักงานบัญชีด้วยความจริงที่ว่าข้อมูลในไฟล์บัญชีเงินเดือนนั้นเป็นความลับและไม่ควรเปิดเผยโดยไม่ได้รับอนุญาตและลงนามจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล เจ้าหน้าที่บัญชีไม่ควรเปิดเผยข้อมูลใดๆ เกี่ยวกับการขึ้นเงินเดือนของพนักงาน การเลื่อนตำแหน่ง โบนัส และข้อมูลอื่นใดที่เป็นความลับเกี่ยวกับพนักงาน
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่จำเป็นต้องตรวจสอบการเข้าถึงไฟล์บัญชีเงินเดือนของพนักงานทางบัญชี ตามที่แนะนำสำหรับไฟล์พนักงานที่เกี่ยวข้อง เช่น ไฟล์บุคลากรและทางการแพทย์ คุณควรจำกัดการเข้าถึงไฟล์เงินเดือน เฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องมีข้อมูลเพื่อทำงานเท่านั้นจึงควรดูเนื้อหา
เนื้อหาของไฟล์เงินเดือนพนักงาน
นี่คือรายการที่แนะนำของสิ่งที่อยู่ในไฟล์บัญชีเงินเดือนของพนักงาน
- จดหมายเสนอที่ลงนามโดยผู้จัดการการจ้างงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และพนักงาน
- จ่ายเงินอนุมัติที่ลงนามโดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการการจ้างงานเมื่อมีสัญญาพนักงาน
- แบบฟอร์ม W-4
- เอกสารและการอนุญาตที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการหักเงินเดือน
- แบบฟอร์มอนุมัติการฝากเงินโดยตรง
- แบบฟอร์มการบัญชีเงินเดือน
- ใบบันทึกเวลารายชั่วโมงรายสัปดาห์
- บันทึกนาฬิกาเวลาที่ใช้
- บันทึกการเข้าร่วม
- คำขอเบิกค่าใช้จ่าย รวมถึงเอกสารและใบเสร็จรับเงินสำหรับการเดินทางและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่ได้รับอนุญาต
- แบบฟอร์มการเบิกค่าเล่าเรียนและใบเสร็จรับเงินค่าหนังสือ และอื่นๆ
- แบบฟอร์มคำร้องขอชำระเงินล่วงหน้า
- เอกสารการกู้ยืมของบริษัทและกำหนดการชำระเงิน
- คำสั่งตกแต่งและบันทึก
- การอนุญาตให้เปิดเผยข้อมูลส่วนตัว
- เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขึ้นเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน
- เอกสารที่เกี่ยวข้องกับโบนัส ส่วนแบ่งผลกำไร หรือรางวัลการยกย่อง
- แบบฟอร์ม W-2
- การอนุญาตสำหรับการดำเนินการด้านบัญชีเงินเดือนอื่น ๆ ที่บริษัทของคุณอนุญาต
ยังเป็นที่รู้จักกันในนาม ไฟล์พนักงาน บันทึกพนักงาน ไฟล์ทรัพยากรบุคคล เอกสารประกอบ
หมายเหตุ: Susan Heathfield พยายามทุกวิถีทางในการให้คำแนะนำด้านการจัดการทรัพยากรบุคคล นายจ้าง และที่ทำงานที่ถูกต้อง มีสามัญสำนึก มีจริยธรรม บนเว็บไซต์นี้ แต่เธอไม่ใช่ทนายความ เนื้อหาบนเว็บไซต์ไม่ถือเป็นคำแนะนำทางกฎหมาย ไซต์นี้มีผู้ชมทั่วโลก และกฎหมายและข้อบังคับการจ้างงานแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐและประเทศ ดังนั้นบทความจึงไม่สามารถสรุปได้ทั้งหมดเกี่ยวกับสถานที่ทำงานของคุณ เมื่อมีข้อสงสัย ให้ขอคำปรึกษาด้านกฎหมายเสมอ ข้อมูลบนเว็บไซต์มีไว้เพื่อเป็นแนวทางเท่านั้น
