İletişim, hayatınızdaki her ilişkinin temelidir. Olmadan etkili iletişim, personeliniz, müşterileriniz ve temas kurduğunuz diğer herkes arasında yanlış anlaşılmalar, sorunlar ve anlaşmazlıklar olabilir. Zayıf iletişim, bir çalışma ortamını sinir bozucu hale getirebilir ve büyük miktarda çalışan sirkülasyonu yaratabilir.
Bu ipuçları, iş etkileşimlerinizde etkili bir şekilde iletişim kurarak zamandan tasarruf edebilmeniz, stresi azaltabilmeniz ve daha üretken olabilmeniz için iletişim becerilerinizde ince ayar yapmanıza yardımcı olabilir.
Dikkat Dağıtmalarını Sınırlayın ve Dinleyin
Çoğumuz başkalarını dinleme konusunda pek usta değiliz. Herkesin dikkati dağılmış durumda ve ortalama dikkat sürelerinin azalmaya başladığı bildiriliyor. Yapabileceğiniz birkaç işlem var dikkat dağıtıcı şeyleri sınırla böylece başkalarının ne söylediğine odaklanabilirsiniz.
E-posta istemcinizi kapatmayı, telefon zilinizi kapatmayı ve ofisinizin kapısını kapatmayı deneyebilirsiniz. Bu birkaç basit hareket, yalnızca dikkatinizin dağılmasını azaltmakla kalmaz, aynı zamanda dinlediğiniz kişi için de aynı şeyi yapar ve onlara odaklandığınızı bilmelerini sağlar.
Karşınızdaki kişiye odaklanmak için zaman ayırın. Muhtemelen halletmeniz gereken birkaç önemli sorununuz vardır ve bunlar aklınızdadır. Ancak, bu zamanı onları düşünmemek için kullanabilirsiniz.
Dinlediğiniz kişi söyleyeceklerinin önemli olduğuna inanıyor. Kendinizi yavaşlatın ve her iki tarafın da konuşmasına ve dinlemesine izin veren bir al-ver ilişkisi kurun. Ani kararlar vermemeye çalışın ve sabırla konuşmalarını bitirmelerini bekleyin. Aktif bir dinleyici olmak için atabileceğiniz ilk adımlar bunlar.
Aktif dinleme sanatıdır anlamak için dinlemek. Dinleme ve akılda tutma becerilerinizi artırmak için kullanabileceğiniz çeşitli teknikler vardır. Dinlerken, bilgi akışını sürdürmek için sözlü uyarıları kullanın. " gibi istemlerGerçekten mi? Sonra ne yaptın?" onlara bir şeyi daha fazla açıklamak için bir açılım sağlar.
Kişinin size söylediklerini yeniden ifade edin ve konuşun. Bu geri bildirim, onları dinlediğinizi ve anladığınızı bilmelerini sağlar. Örneğin, "Yani makine iyi çalışıyordu ve Bob size bu şekilde yaparsanız makinenin daha iyi çalışacağını söyledi. Sonra çalışmayı durdurdu mu?", bir çalışanın bir ekipmanın bozulmasına yol açtığını söylediği koşulları anladığını gösterir.
Tipik olarak, birinden daha fazla bilgi almak için doğru bilgiyi istemek için tasarlanmış sorular sorabilmeniz gerekir. Siz neler olup bittiğini anlamaya çalışırken konuştuğunuz kişi sizi dinleyemeyecek kadar heyecanlı olabilir, bu nedenle sorularınızın genellikle açık ve öz olması gerekir.
Beden dili, dinlemenin başka bir göstergesidir. Vücut dilinizin açıklık ve ilgiden başka bir şey önermediğinden emin olmalısınız. Bunu, diğer kişinin duruşlarını taklit ederek veya konsantre olmak için eğilerek yapabilirsiniz.
Doğru Soruları Sorun
Birini anlamanız için ihtiyacınız olan bilgiyi elde etmek için, açık fikirli bir tavır sergilerken doğru soruları sorabilmeniz gerekir. Vücudunuzu gevşetin, kollarınızı çaprazlayın ve soru sorma fırsatlarını dinleyin.
Genellikle, sormanız gereken sorular konusunda sizi uyarması gereken insanlar tarafından verilen ipuçları vardır. Hangi soruların ihtiyacınız olan bilgileri ortaya çıkaracağını anlamanıza yardımcı olacak anahtar kelimeleri ve kelime öbeklerini dinleyin.
Toplantı yapmayan bir çalışanın durumunu düşünün. hedefler ve genellikle iş yerinde mutsuzdur. Doğru soruları sormazsanız, sorunun kaynağına asla inemeyebilirsiniz ki bu da kolayca teşhis edilemeyebilir.
Kişi işe alınırken motive olduysa ve birkaç hafta öncesine kadar iyi performans gösterdiyse, bazı kişisel sorunlar geliştirmiş olabilir, artık iş onu zorlamıyor veya bir iş arkadaşıyla sorunlar yaşıyor olabilir.
Bilgi için Toplantılara Güvenmeyin
Toplantılar, taraflar arasındaki iletişim için en kötü ortamlardan biridir. İnsanlar akıllarından geçenleri söylemeyecek ve çoğu durumda gerçeği ortaya çıkaramayacaksınız. Çoğu insan toplantılara savunmaları otomatik olarak açık olarak girer.
Toplantılar, hızlı brifingler veya mevcut herkesin ilgi duyduğu doğrudan bilgi iletişimleri için faydalı olabilir. Ancak, herkesin konuya ilgisi yoksa veya iyi planlanıp organize edilmemişse, herkesi bir araya toplamaya gerek yoktur.
Daha etkili iletişim için, insanların kişisel bir engel oluşturmasını engelleme olasılığı daha yüksek olan bir ortam seçin. Bire bir ayarlar veya yalnızca dahil olan kişilerin yer aldığı iyi planlanmış bir toplantı iyi sonuç verir, çünkü bu, yalnızca ilgilendikleri konulara odaklanmayı sağlar.
İletişim Yöntemlerini Birleştirin
Yüz yüze veya sesli iletişim, genellikle bir e-postayla gelen karışıklığı ortadan kaldırmak için harikadır. E-posta ile yönlendirmek hiçbir zaman iyi bir uygulama değildir çünkü biriyle konuşarak sergileyebileceğiniz cana yakın yaklaşımı ortadan kaldırır ve e-postalar nadiren gönderen için olduğu kadar hedef kitle için de anlaşılırdır.
Görüntülü aramalar, iletişim kurmanın harika bir yoludur çünkü konuştuğunuz kişiyi görebilir ve anlamak için çalışırken belgeleri paylaşın birbirine göre. Görsel etkileşimler önemlidir, çünkü konuştuğumuz zaman insanların vurgulanmak istenen noktayı anlamalarına yardımcı olabilecek ipuçları veririz.
İletişiminizin çoğu yüz yüze olmayan durumlarda geçiyorsa özet oluşturabilirsiniz. neyin tartışıldığını, sonraki adımların ne olduğunu ve kimin sorumlu olduğunu özetleyen videolar veya sunumlar Ne.
Duyarlı Olun
İletişim, çatışmaları veya anlaşmazlıkları çözmenin en iyi yöntemlerinden biridir. Bir işletme sahibi olarak, bir çatışma, anlaşmazlık veya şikayet ile karşılaştığınızda yapabileceğiniz en kötü şeylerden biri, onu görmezden gelmektir. Sorunla ilgileneceğinize dair kısa bir açıklama olsa bile hemen bir yanıt verilmelidir.
Size ulaşan insanlar sorunlarının sizin için önemli olduğunu düşündüklerinde ve endişeleri hakkında geri bildirim aldıklarında, müşterilerinizi ve çalışanlarınızı mutlu etme olasılığınız daha yüksek olacaktır.
Aldığınız Geri Bildirimleri Kullanın
Müşterileriniz, çalışanlarınız ve iş arkadaşlarınızla zaten iletişim halindeyseniz, muhtemelen düzenli olarak geri bildirim alacaksınız. Siz talep etmiyor olabilirsiniz, ancak aktif bir dinleyici bilgiyi her yerde bulabilir.
Temasa geçtiğiniz herkesi dinlemek, işinizin, ürünlerinizin ve hizmetlerinizin müşterileriniz ve potansiyel müşterileriniz tarafından nasıl algılandığına dair yararlı bilgiler içeren bir altın madenidir.
Olumlu iletişim değişiklikleri yapmak için, topladığınız bilgileri süreçlerinizi iyileştirmek için kullanmalısınız. Aldığınız geri bildirimleri tek bir yerde toplamak için bir süreç oluşturun, ardından bunu analiz etmek için düzenli aralıklarla zaman ayırın ve iyileştirmeleri uygulamak ve izlemek için bir plan oluşturun.
Sonuç olarak, etkili iletişim işinizde kullandığınız en önemli becerilerden biri olabilir. İletişim becerileriniz biraz ince ayar gerektiriyorsa, nasıl iletişim kurduğunuzu analiz etmek için zaman ayırın. Ardından, zaman içinde becerilerinizi geliştirebileceğiniz yollara odaklanmaya çalışın. Sadece dinlemenin personel, müşteriler, iş arkadaşları ve aile ile olan ilişkilerinizi ne kadar değiştirebileceğine şaşırabilirsiniz.
