Eğer bir kariyer olarak düşünüyorsanız etkinlik planlayıcısı, ister bağımsız bir kuruluş olarak ister bir etkinlik planlama şirketinde, bu role uygun olduğunuzdan emin olun. en çok başarılı etkinlik planlayıcıları etkileyici bir beceri setine sahiptir. Aşağıda, düzenli olarak erişeceğiniz beş etkinlik planlama becerisi bulunmaktadır. Bu beceriler başarınızı artırabilir veya bozabilir.
Etkinlik Planlayıcıları Son Derece Organize
Etkinlik planlamada başarı ayrıntılarda gizlidir. Ve birçoğu var! Müşterinizi mutlu ederken çok sayıda görevi, birden çok satıcıyı ve sürekli değişen yapılacaklar listelerini aynı anda takip etmek bazıları için zorlayıcı, bazıları içinse göz korkutucu olabilir.
Yapı son derece organize başarılı etkinlik planlaması için bir zorunluluktur. Kişisel yaşamlarında yapılacaklar listesi yapan ve yönetenler için düzenli olmak doğal gelebilir. Son teslim tarihlerini hatırlamakta veya kuru temizlemeye gitmekte zorlananlar için organize olmak daha fazla çaba gerektirebilir.
Etkinlik planlayıcıları, her seferinde bir etkinliği yönetebilir veya aynı anda birden çok etkinliğin planlama aşamasında olabilir. Yıllık konferanslar gibi bazı etkinliklerin planlanması bir yıldan fazla sürer, bu nedenle etkinlik planlayıcıları uzun vadede düzenli kalmalıdır.
Kaydı izleyen yazılımlardan formlar ve elektronik tablolar için şablonlara kadar etkinlik planlayıcıları için çok sayıda organizasyonel araç vardır. Bir etkinlik planlama kontrol listesi her proje için özelleştirilmiş, doğal organizasyon yeteneğiniz ne olursa olsun sahip olabileceğiniz en değerli araçlardan biridir.
Organize olmak bir etkinlik planlama kariyeri için çok önemli olduğundan, sizin için en uygun olan bir organizasyon sistemi bulun.
Etkinlik Planlayıcıları Yakışıklıdır
Tüm olayların ortak noktası nedir? İnsanlar. Başarılı etkinlik planlayıcıları cana yakın, ilgi çekici, iyi sohbetçiler ve mükemmel dinleyicilerdir. Etkinlik planlama, sonucun - etkinliğin kendisinin - büyük veya küçük bir grup insanı içermesi açısından sosyal bir meslektir. İnsanları anlamak ve onlarla konuşmaktan zevk almak işin bir parçası.
Bu, bir etkinlik planlayıcısı olarak gününüzün çoğunu müşteri yemeklerinde ve sosyal etkinliklerde kokteyl içerek geçireceğiniz anlamına gelmez. Etkinlik planlamak zor bir iştir ve çoğu masa başında telefon veya bilgisayarla harcanır; ancak, bu yaygın etkinlik planlama görevlerinden biriyle uğraşırken cana yakın bir tavır şarttır:
- Otellerle anlaşmak
- İkram yöneticileri ile menüleri tartışmak
- Satıcılarla toplantı
- Etkinlik fikirlerinizi olası bir müşteriye sunma
- Her zaman ve her yerde ağ bağlantısı
- Denetleme etkinlik personeli
- Etkinliğinizde çalışma ve misafirler ve çalışanlarla etkileşim kurma
Günlük hayatta çoğumuz etkileşimde bulunduğumuz hoş, yardımsever insanları hatırlarız ve bu etkileşim her iki taraf için de bir deneyimi çok daha yapıcı hale getirebilir. Farklı kişiliklerle nasıl ilişki kurulacağını bilmek, biriyle nasıl bağlantı kurulacağını bilmek ve olumlu bir izlenim bırakmak başarının anahtarıdır. Hiç kimse konuşması zor, anlaşılması zor veya kaba ve herhangi bir şekilde profesyonel olmayan biriyle çalışmak veya ona yardım etmek istemez, bu nedenle cana yakın olmayı önemli bir etkinlik planlama becerisi olarak kabul edin.
Açıkça Dinleyin ve İletişim Kurun
Harika iletişim yetenekleri birçok meslekte vazgeçilmezdir. Etkinlik planlamasında iletişimsizlik, hem etkinlik planlayıcısı hem de müşteri için çok sayıda soruna yol açabilir ve basit bir yanlış anlama, feci sonuçlara yol açabilir. Bu nedenle, müşterinin ihtiyaçlarını anlamanız için dinleme yeteneği çok önemlidir.
İşte birkaç iletişim örneği ve bu etkinlik planlama becerilerinin etkinlikleri planlarken nasıl kullanıldığı:
Yazılı iletişim:
- yazı olay önerileri olası bir müşteri için
- Firmanızı pazarlamak için materyaller oluşturmak
- Müşteriler ve satıcılar için sözleşmeler yazmak
- Konuk konuşmacılara ve VIP'lere teşekkür notları hazırlamak
Sözel iletişim:
- Bir olayın kapsamını ve amacını açıklayabilme
- Fikirlerinizi bir süpervizöre, müşteriye veya satıcıya etkili bir şekilde iletmek
- Bir müşterinin endişeleri veya bir catering şirketinin soruları gibi sağlanan bilgileri anlama ve işleme
- Bir satıcıdan otel fiyatlarını, iletişim bilgilerini veya ekstraları ustaca müzakere etme
Etkinlik Planlayıcıları Yaratıcıdır
Başarılı etkinlik planlayıcılarının birçok fikri vardır. Ve bu yaratıcılıkla birlikte, fikri somut bir şeye dönüştürme yeteneği gelir. Etkinlik planlayıcıları bir vizyon alıp onu hayata geçirebilir. Bir parti için benzersiz bir tema geliştirmekten küçük bir bütçeyi karşılayan uygun fiyatlı bir dekorasyon çözümü bulmaya kadar, bir etkinlik planlarken yaratıcılık çok önemlidir.
Yaratıcılık aynı zamanda problem çözmede de rol oynar. Sorunlara çözüm geliştirmek için yaratıcı düşünebilmek, etkinliğinizin başarısını olumlu yönde etkileyebilir.
Etkinlik Planlayıcıları Çok Görevlidir
Etkinlik planlama sürecinin çeşitli aşamalarında, yönetilmesi gereken çok sayıda görev vardır. Bir otel sözleşmesi müzakere ediyor, potansiyel konuk konuşmacıları tartışmak için bir müşteriyle buluşuyor, yemek şirketi rezervasyonu yapıyor, kiralık satıcılarla görüşüyor ve eğlence seçeneklerini keşfediyor olabilirsiniz. Ve bu sadece bir olay için. Planlama aşamalarına aynı anda birden fazla etkinlik ekleyin ve sonuç bir hokkabazlık eylemidir. Başarılı etkinlik planlayıcılarının, etkin bir şekilde birden çok görevi nasıl yürüteceklerini bilmeleri ve etkinliğin pek çok yönünün, bu görevlerden herhangi birini boşa çıkarmadan aynı anda ilerlemesini sağlamaları gerekir.
Etkinlik planlamada başarı, başka şeyler tarafından dikkatiniz dağılmadan veya dikkatinizi gerektiren çok sayıda ayrıntı tarafından bunaltılmadan her bir göreve öncelik verme ve odaklanma becerisinde yatmaktadır. Sakin, odaklanmış ve esnek kalmak, başarılı bir çok görevlinin özellikleridir.
