Zaman yönetimi konusunda uzmanlardan makaleler bulmak için çok uzaklara bakmanıza gerek yok. Başarılı gurular ve diğer uzmanlar toplantıları kınarlar ve bunlardan sıklıkla kaçınmanızı, küçültmenizi veya başka bir şekilde bunlardan vazgeçmenizi önerirler. zahmetli kurumsal zaman kaybı.
Yine de, bazen sadece tanışmamız gerekir. Toplantılar sırasında, verimli bir toplantı yürütmek için iyi tanımlanmış bazı yöntemler vardır. Bu yöntemleri kullanırken uygulayabileceğiniz bazı teknikler, toplantılarınızın daha verimli ve sorunsuz geçmesine yardımcı olacaktır.
"Masanın Etrafından Dolaşın" Güncellemelerini Ortadan Kaldırın
Bu toplantıyı biliyorsun. On sekiz kişiyi bir odaya tıkıştırın ve ardından her kişiden, genellikle varoluşu meşrulaştırma girişimleri gibi görünen bir güncellemeyi paylaşmasını isteyin.
CEO'lar ve üst düzey liderler, safça bunun şirket genelinde neler olup bittiğini herkesin duyması için harika bir yol olduğuna inanarak bu toplantıları düzenlemeleriyle ünlüdürler. Gerçekte, insanlar çoğunlukla görmezden gelir ve kimsenin dinlemeyeceği kendi güncellemelerini planlamaya odaklanır.
Bunun yerine finansal sonuçlar, büyük müşteri kazanımları veya kuruluş çapındaki girişimlerle ilgili güncellemeler gibi ilgili haberleri paylaşabilirsiniz. Ayrıca, önemli konuları gündeme getirmeleri için bireylere yönelik teklifi genişletin.
Dikkate değer ve yaygın olarak bilinmeyen bir şey meydana geldiyse, birisi bunu paylaşmalıdır. Bir grubun başka bir gruptan yardıma ihtiyacı varsa, talebi yükseltin. Aksi takdirde, tüm katılımcıları paylaşmaya zorlamayın.
Teknoloji Yoluyla Güncellemeler
Arayabileceğiniz bir şey için toplantı aramanıza gerek yoktur. Çalışma ekiplerinizin herkesin bir fare tıklamasıyla görebileceği güncel ve görünür bir durum güncellemesini sürdürmesini sağlamak için günün teknoloji araçlarından yararlanın.
Buluşmanız gerekiyorsa, planlanan toplantı süresini yarıya indirin veya çevik yaklaşımlar kullanın ve kısa "stand-up" oturumları düzenleyin. Bu seansları uzatan konu dışı konuşmalar ve dikkat dağıtıcı şeyler konusunda gaddar olun. Durum paylaşımına odaklanın' ve insanların sorunları bu forumun dışında ele almalarını zorunlu kılın.
Yapılandırılmamış Beyin Fırtınası Toplantıları
Beyin fırtınası konusunu tanımlamaya çalışın ve oturumdan önce davetlilerle paylaşın. Girdilerini toplayın ve birleştirin ve yayınlayın veya fikirlere atıfta bulunmadan paylaşın. Listeye ekleyerek gönderilen fikirleri atlamak ve üzerine inşa etmek için canlı oturumu kullanın.
Bu oturumda fikirleri değerlendirme dürtüsüne karşı koyun. Beyin yazısı gibi sosyalleşme baskılarını en aza indiren diğer teknikleri dahil edin. Ve her şeyden önce, fikirleri birleştirin ve bunları değerlendirmek için toplantı dışı türde bir süreç oluşturun. Gerektiği gibi değerlendirildikten sonra, gelecekteki oturumlarda ve durumlarda kolay grup referansı için arşivleyin.
Derinlemesine Operasyon İncelemeleri
Derinlemesine incelemeleri ve kurumsal sınavları gizli tutun ve temel işletme göstergelerini, sorunları ve fırsatları paylaşmaya odaklanın. Grup toplantısı, düşük performans gösteren bir alanı veya kişiyi parçalamanın yeri veya zamanı değildir.
Hemen bir takip toplantısı düzenleyin, ancak bu konuda diğer herkesi görünür çapraz sorgulamanıza tabi tutmayın. İyileştirme sorumluluğundan geri adım atmayın, ancak toplantılarınızdan alenen utandırmayı ortadan kaldırın.
Kendiliğinden Karar Vermeyi Kaldırın
Garip bir şekilde, toplantı odası en kötü yerlerden biridir. hızlı kararlar. Bir konuyu ilk kez gündeme getirmek ve bir karara varmak için çağrıda bulunmak insanları zor duruma sokar. Kararlar genellikle bilgi ve hazırlık gerektirir. Önlerinde uygun bilgilere sahip olmayabilirler veya konu hakkında bilgi sahibi olmayabilirler.
Bunun yerine, kilit paydaşları sorunlar ve seçenekler hakkında meşgul etmek için grup toplantılarından önce çalışabilirsiniz. Görüşlerini isteyin, bakış açılarınızı sunun ve ortak çıkarlar arasında aracılık etmek için çalışın. Paydaşların çıkarlarını doğrulamak ve önerilerini belirlemek için toplantı forumunu kullanın.
Yine de bir iki adım atmadan hemen karar alamasanız da, seans öncesi çalışmalarınızla iş ilişkilerinizi güçlendirmiş ve süreçte zamandan tasarruf etmiş olacaksınız.
Son düşünceler
İnsanlar doğası gereği toplumsal varlıklardır. Aynı yerde bulunmadan bağlantı kurmamızı sağlayan çeşitli teknolojik araçlar olsa da, bazen yüz yüze olmak yardımcı olur.
Bu zamanı akıllıca kullanın ve tehdit içermeyen bir ortamda harcanan zamanı en aza indiren ve yüksek kaliteli bilgi paylaşımını en üst düzeye çıkaran toplantılar düzenleyerek katılımcılara saygınızı gösterin.
