Ülke genelindeki şehirlerdeki mahalle organizasyonları, açık hava festivalleri, sokak panayırları ve karnavallar gibi özel halk ve toplum etkinliklerine ev sahipliği yapıyor. Bu halka açık etkinliklerin çoğu - özellikle başarılı olanlar - beklenen şenlikler haline gelir ve bazen ev sahibi topluluk için bir gurur kaynağı olur. Düğünlerden kurumsal konferanslara kadar her tür etkinlikte paylaşılan etkinlik planlama ve yürütme yönleri olsa da, halka açık etkinliklerin kendi ihtiyaçları ve zorlukları vardır. Bu benzersiz halka açık etkinlik planlama faktörlerinden biri, devlet kurumlarıyla çalışmak ve onlardan izin almaktır.
Bazen öğrenmenin en iyi yolu, hemen içine atlamaktır. Diğer zamanlarda, başkalarının derslerinden ve deneyimlerinden öğrenmeye değer. Bu durumda, Chicago şehrinden öğreneceğiz. Chicago genelinde yaklaşık 350 özel etkinlik düzenleme konusunda deneyimli olan Belediye Başkanı Özel Etkinlikler Ofisi, Özel Etkinlikler Kaynağını oluşturmuştur. Diğer kasaba ve şehirlerin topluluklarına dahil etmek isteyebilecekleri pratik fikirleri içeren Rehber ve Özel Etkinlikler İzin Paketi olaylar. İşte ustaların kendilerinden başarılı topluluk etkinlikleri planlamak için en iyi ipuçları.
Resmi Başvuru Sürecine Sahip Olun
Şikago'da, belediye kodu Bir topluluk etkinliğine ev sahipliği yapmak isteyen kuruluşların aşağıdakiler gibi belirli etkinlik yönergelerini kabul eden resmi bir başvuru göndermesini gerektirir:
- Giriş için herhangi bir ücret talep edilemez (bir bağış tutarı belirleyin).
- Gıda satıcıları lisanslı ve sertifika sahibi olmalıdır.
- İçki satıcıları lisanslı olmalıdır (yalnızca bira ve şarap).
- Mal satıcıları lisanslı olmalıdır.
- Chicago Transit Authority bilgilendirilmelidir.
Halka açık ve topluluk özel etkinlikleri için resmi bir başvuru sürecine sahip olmak, iş yükünü azaltabilir ve herkes için bir kazan-kazan olan onayları kolaylaştırabilir.
Özel Etkinlik İzni Gerektirir
Etkinlik başvuru sürecine ek olarak, Chicago şehri ayrıca organizatörlerin aşağıdakiler gibi kendi gerekliliklerini taşıyan özel bir etkinlik izin başvurusu sunmalarını gerektirir:
- Başvuru, etkinlikten en az 45 gün önce yapılmalıdır.
- Başvurular noter tasdikli olmalıdır.
- Organizatörler, Chicago Şehri'ni ek sigortalı olarak adlandıran ticari genel sorumluluk kapsamında 1 milyon $'lık bir sigorta sertifikası ibraz etmelidir.
İlk başta, Chicago'nun topluluk etkinlikleri söz konusu olduğunda atlamak için epeyce bürokratik çember yarattığı görünebilir. başvuruları aşırı derecede zorlaştıran şehir, tüm halka açık etkinliklerin kendi gerekliliklerini karşılamasını sağlamıştır - bunların çoğu emniyet.
İzin Başvurusu ile Olay Haritası İsteyin
Organizatörler, herhangi bir özel etkinlik izni başvurusunun bir parçası olarak, önerilen sokak kapatma alanlarını ve yeniden güzergah planını tanımlayan bir etkinlik haritası sunmalıdır. Harita ayrıca halka açık garaj alanlarını, araba yolu erişimini ve yangın şeridi alanını da dikkate almalıdır. Yol işaretleri ve barikatlar şehrin gerekliliklerine uygun olmalıdır ve organizatörlerin bu malzemeleri doğrudan temin etmesi gerekmektedir. Ruhsat verilirken aşağıdaki hususlar dikkate alınır:
- Kamu güvenliği.
- Aynı anda bölgede başka bir olayın yakınlığı.
- Aynı konum haritasında başka bir etkinlik için daha önce izin verilmesi.
Çadır ve Kanopi İzinleri İste
Chicago'da halka açık etkinliklerde 240 fit kareden büyük çadırlar veya kanopiler için şehirden izin alınması gerekir. 600 fit kareden büyükse, çizimler lisanslı bir mimar veya yapı mühendisi tarafından damgalanmalı ve işaretler ve aydınlatma dahil çıkış ve acil durum planları sunulmalıdır. Boyut 4.000 fit kareyi aşarsa, yapıyı inşa etmekten sorumlu şirket tarafından izin talebi sunulmalıdır. Bu süreç, güvenlik önlemlerinin ciddiye alınmasını sağlar.
Kamu Güvenliği Görevlileri ile Ortaklıklar Gerektirir
Chicago'daki özel olaylar hem polisi hem de itfaiyeyi içermelidir. Organizatörler, sorunları çözmek için polis komutanı (ve/veya temsilcisi) ile görüşmelidir. acil durum araçları için bir trafik şeridi, güvenlik planları ve belirlenen komuta yeri gibi etkinlik. Organizatörler, polis departmanı, itfaiye, sokaklar ve temizlik departmanları, özel etkinlikler ofisi ve diğerleriyle irtibat görevlisi olarak hareket edecek bir kişiyi belirlemelidir. Tüm bu kamu daireleri için koordinasyon noktası olarak görev yapan ekibinizde bilgili ve deneyimli en az bir kişinin bulunması yardımcı olacaktır.
Bir Yangın Güvenliği Kodu Kontrol Listesi Sağlayın
Chicago'daki festival ve açık hava etkinliği organizatörlerine bir kontrol listesi sağlanır ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere belirli yangın güvenliği yasası gerekliliklerini karşılamaları gerekir:
- Çadırlar yangın geciktirici malzemeden yapılacaktır (sertifika gereklidir).
- Her kabinde yangın söndürücü bulunması zorunludur.
- Geçici oturma sıraları 5 ila 14 kişilik (maksimum) oturmalıdır.
- Geçici oturma koridorları en az 36 inç olacaktır.
- Çadır, gölgelik ve kabinlerde yanıcı sıvılar bulundurulmayacaktır.
- Çöp birikmesine izin verilmeyecektir.
- Elektrik kabloları bantlanmalıdır ve birden fazla priz kullanılması önerilir.
- Acil durum araçları için yangın şeritleri önerilir (3 metrelik yangın şeridi).
- Temel C.P.R. ve personel için ilk yardım kursları önerilmektedir.
Hem deneyimli hem de yeni halka açık etkinlik planlayıcıları iyi bir kontrol listesini takdir eder.
Güvenli Gıda İşleme Uygulamalarını Sağlayın
Chicago şehri, satıcıların herhangi bir başvuruda bulunmadan önce Sağlık Bakanlığı tarafından verilen bir kursa katılmasını şart koşuyor. Ayrıca, satıcıların bir Yaz Festivali Temizlik Eğitimi ve Sertifikası (Illinois Restaurant Association tarafından sunulan) alması gerekir. Bayiye işletme izni verilip verilmeyeceğini belirleyen sağlık görevlisi, istediği zaman izni askıya alma yetkisine sahiptir.
Şehir, gıda, kaplar, etiketler, gıda koruması, kişisel personel hijyeni, gıda ekipmanı, atık, stant yapımı ve zehirli maddeler için ayrıntılı kuralları ana hatlarıyla belirtir. Ayrıca satıcıların zorunlu bir sanitasyon seminerine katılmasını gerektirir.
İlgili bir notta, özel etkinlik likör lisans(lar)ı olmalıdır. kabul edilmiş Etkinlikten 20 gün önce.
Sözleşmeli Şehir Hizmetleri İçin Bir Planınız Olsun
İlan verme dahil bir dizi hizmet için kamu veya özel yükleniciler işe alınmalıdır. Park yapılmaz işaretler, barikat sağlama, çekme, çöp varilleri, geri dönüşüm varilleri, gömlekleri, süpürme, çöp toplama, elektrik hizmetleri ve/veya ses ekipmanı. Chicago'da, Sokaklar ve Sanitasyon Departmanı bu tür hizmetleri uzmanlığa dayalı bir saatlik ücret tarifesi üzerinden sağlamak için mevcuttur.
Ayrıca, Chicago'daki özel etkinlik izni paketinin bir parçası olarak bir geri dönüşüm programı gereklidir. Yeşil etkinliklerin popülaritesinin artmasıyla, bu hiç de fena bir fikir değil!
Hayvan İzinleri İsteyin
Hayvanlar herhangi bir şekilde etkinliğe dahil olursa, Chicago şehri, etkinlikte hazır bulunacak yerel bir veterinerin adının etkinlik başvurusu ile sunulmasını gerektirir. Bu kişi, herhangi bir hasta veya yaralı hayvanın sağlanmasından sorumlu olacaktır. Ayrıca Hayvan Bakım ve Kontrol Komisyonu, hayvanları kamu faaliyetlerinde kullanılmadan önce denetleyebilir.
Etkinlik Tabelalarını ve Tanıtımını Yönetin
Chicago'daki halka açık etkinlik organizatörleri, ışık direği pankartlarıyla ek etkinlik teşhiri elde etme fırsatına sahiptir. Elbette, organizatörlerin bir afiş izni başvurusu tamamlamasını gerektiren bu talepleri belediye yönetir. önerilen afiş grafiklerinin bir kopyası, etkinliğin tarihi ve etkinliğin diğer önemli yönleri dahil rica etmek. Sokaklar ve temizlik departmanı bu tür talepleri yönetir.
