E-posta o kadar popüler hale geldi ki, bazı durumlarda insanlar onu telefondan daha sık kullanıyor. Yazılı kelime çok kolay yanlış anlaşılabileceğinden, anlamak uygun e-posta görgü kuralları iş ortamında olmazsa olmazdır.
Ne yazık ki, birçok kişi e-postayı kendi avantajlarına nasıl kullanacaklarını anlamıyor ve bir işletmeye sağlayabileceği faydalar genellikle gözden kaçıyor. Aşağıdaki iş e-postası görgü kuralları, çalışanlarınızın verimli ve etkili e-postalar oluşturmasına yardımcı olabilir.
Yalnızca Açık ve Kısa E-postalar Gönderin
İyi e-posta görgü kurallarının ilk kuralı, gereksiz bilgiler ve ilgisiz gerçekler içeren uzun soluklu e-postalardan kaçınmaktır. İletilmekte olan konuya bağlı kalın ve mümkün olduğunca az kelime kullanın. Bir karara ihtiyacınız varsa, isteyin. Bilgiye ihtiyacınız varsa, isteyin. Birinin harekete geçmesini istiyorsanız, isteyin. Okuyucularınızın onlarla neden iletişim kurduğunuzu merak etmesine izin vermeyin. Bir e-posta oluşturduğunuzda, bunu kurgusal olmayan bir çalışma olarak düşünün. Bunu bir gizem haline getirme.
Daima Anlamlı Bir Konu Satırı Kullanın
Bir e-postanın konu satırını asla boş bırakmayın. Boş bir konu satırı, e-postanızın spam olarak işaretlenmesine neden olabilir ve hedefine asla ulaşamaz. Boş konu satırlarına sahip e-postalar da, özellikle amaçlanan alıcı genellikle herhangi bir günde çok sayıda e-posta alıyorsa, genellikle gözden kaçar. Her zaman e-postanızın içeriğini yeterince yansıtan bir konu satırı kullanın. Alıcılarınızın e-postalarını daha verimli bir şekilde sıralamasına yardımcı olacak ve e-postanıza daha hızlı yanıt verilmesini teşvik edecektir.
Abartılı Şekilde Biçimlendirilmiş E-postalardan Kaçının
E-postaları profesyonel formatlarda gönderin. Arka planlar için çok renkli yazı tiplerinden ve resimlerden kaçının. Bu donanımlar okuyucunun dikkatini dağıtabilir veya mesajın okunmasını zorlaştırabilir. Eklediğiniz herhangi bir arka plan resmi, e-postanızın dosya boyutunu şişirebilir. Bu, yavaş bağlantıları olan alıcıları, mesajınızın indirilmesi için acı verici derecede uzun bir süre beklemeye zorlayabilir. Eklediğiniz herhangi bir arka plan resmi, e-postanızın dosya boyutunu şişirebilir. Bu, yavaş bağlantıları olan alıcıları, mesajınızın indirilmesi için acı verecek kadar uzun bir süre beklemeye zorlayabilir.
Şirketiniz, tutarlı bir görünüm ve his yansıtmak için belirli e-posta kırtasiye malzemelerini kullanmanız konusunda ısrar ediyorsa, bundan yararlanın. Şirket logosu ve imza satırı, e-postalarınıza profesyonel bir görüntü yansıtabilir.
Zamanında Yanıt Gönder
İnsanları e-postalarına zamanında yanıt verilmesini beklemeye zorlamayın. Kısa ve net bir mesajla hemen yanıt verin. Bir yanıtı araştırmak veya daha fazla bilgi toplamak için daha fazla zamana ihtiyacınız varsa, e-postayı gönderen kişiye ne zaman yanıt bekleyebileceklerini söyleyin.
Ofis Dışı Yanıt Araçlarını Kullanın
Ofis dışında olacaksanız ve e-postanızı okuyamayacaksanız, sizinle iletişim kurmaya çalışan herkese otomatik olarak yanıt vermek için e-posta sisteminin ofis dışı aracını kullanın. Otomatik yanıtınızın, gönderenlerin ne zaman yanıt almayı bekleyebileceklerini bilmelerini sağladığından emin olun.
Yüksek Öncelikli Bayraklarla Kurt Ağlama
Çoğu e-posta sistemi, bir e-postayı "Yüksek Öncelikli" veya "Acele" olarak işaretlemenize izin verir. Bunu varsayılan e-posta bayrağınız yapmayın. İdareli kullanın, aksi takdirde alıcılarınız öncelik bayrağını yok sayar. Sonunda gerçekten önemli bir e-posta gönderdiğinizde, hak ettiği ilgiyi göremeyecektir.
"Tümünü Yanıtla"nın Gerekli Olup Olmadığını Düşünün
Birden çok göndericisi veya alıcısı olan her e-posta için içgüdüsel olarak "Tümünü Yanıtla" düğmesini tıklamayın. Konuyu düşünün ve yanıtınızı kimin okuması gerektiğine karar verin. Herkese gereksiz yere sürekli olarak yanıt vermek, size hızla bir "iş spam göndericisi" olarak ün kazandıracak ve insanlar e-postalarınızı tamamen görmezden gelmeye başlayabilir.
Ayrı İş ve Kişisel E-posta Hesapları
Acil bir durum olmadıkça, iş e-postanızı asla kişisel yazışmalar için kullanmayın. Kendi işinizin sahibi olsanız bile, iki ayrı e-posta hesabına sahip olmak iyi bir fikirdir. E-postalarınıza öncelik vermenize ve alakasız kişisel mesajları iş ağının dışında tutmanıza olanak tanır.
Profesyonel E-posta Hesap Adlarını Kullanın
Herhangi bir iş e-posta adresinin parçası olarak kendi adınızı kullanın. Örneğin [email protected] veya [email protected]. Takma adlardan, kulplardan, lakaplardan veya anlaşılmaz referanslardan kaçının. Örneğin, [email protected] veya [email protected]'u kullanmayın.
E-posta Bu Yanıt İçin En İyisi mi?
E-postayı tek iletişim aracınız olarak kullanmayın. Tüm mesajlar e-postaya uygun değildir ve kısa bir telefon görüşmesinin veya kısa bir ofis ziyaretinin bir mesajı iletmenin daha etkili bir yolu olabileceği zamanlar olacaktır. Telefonda buluşmak veya konuşmak, etkileşimlere insan unsuru katabilir ve bu, her şeyi yapabilir. Bir şeyi açıklamaya çalıştığınızda ya da birini ikna etmeye çalıştığınızda fark aksiyon.
Duyarlı ve Ulaşılabilir Olun
Bir ilişkiyi veya sözleşmeyi sonlandırmak için asla e-posta kullanmayın. Profesyonel iş yazışmalarında, her zaman sizinle iletişim kurmanın alternatif yollarını sağlayan bir imza satırı ekleyin. Örneğin, ofis, faks ve cep telefonu numaralarınızı ve ofis posta adresinizi ekleyebilirsiniz.
Çok Büyük Ekleri E-postayla Göndermekten Kaçının
Alıcınızın e-postalarına nasıl ve nerede erişeceğini asla bilemezsiniz. Mobil cihazlar, kullanıcıdan indirmeyi onaylamasını istemeden önce dosyayı indirmeye başlayabilir. Uzun zaman alabilir ve alıcının ödemesi gereken bant genişliğini tüketebilir. Eklerin birleşik boyutunu 50 MB'ın altında tutun.
Büyük bir dosya göndermeniz gerekiyorsa, önce alıcılarla iletişime geçin ve dosyayı nasıl almak istediklerini sorun. Dosyayı göndermek için bir dosya aktarım hizmeti de kullanırsınız.
Bu E-postayı Göndermeden Önce Düşünün
Son olarak, "gönder" düğmesine basmadan önce bir dakikanızı ayırın ve yazdıklarınızı düşünün. Bir e-postada gönderilmemesi gereken bir şey mi? Şirketin e-posta sistemini kullanmak kişisel nitelikte ve uygun değil mi? E-postayı kızgınken mi yazdınız ve sonradan pişman olabileceğiniz bölümler eklediniz mi? Eğer öyleyse, "sil" düğmesine basın.
