Her ne kadar ana bölümleriniz hibe teklifi zamanınızın ve enerjinizin çoğunu alacaktır, ön yazınızı eksik etmeyin. Teklif paketini bir araya getirmenin daha ince noktalarına dikkat edilmesi, bir finansman talebini başlatabilir veya bozabilir. Özensiz bir ön yazı ile fon sağlayıcınızı kapatmayın.
Mim Carlson ve Tori O'Neal-McElrath, yazarları Adım Adım Ödül Kazanmak, kapak mektubunun şunları yapması gerektiğine dikkat edin:
- Kuruluşunuzu doğru kişiye tanıtın.
- Finansöre, bu projenin sizin desteğinize sahip olduğuna dair güvence verin. Yönetim Kurulu.
- Ne istediğinizi belirtin - ne kadar ve ne için.
Bir Ön Yazıyı Ne Zaman Eklersiniz?
Şirketlere ve vakıflara yapılan teklifler için bir ön yazı kullanın, ancak federal veya eyalet hibe başvuruları için kullanmayın. Bu fon sağlayıcılar yalnızca istediklerini istiyorlar ve nadiren ön yazı istiyorlar.
İyi Bir Ön Yazının Nitelikleri
Kapak mektubunuz:
- kısa ol
- Çabuk konuya gir
- Teklifteki bilgileri tekrar etmez
- Okuyucuya, fon vereni ne kadar iyi anladığınızı ve hibenizin fon verenin gereksinimlerini nasıl karşıladığını anlatın.
Beverly A. Browning'in yazarı Aptallar için Hibe Yazma, tüm teklifi tamamladıktan sonra ve düşünceli bir ruh hali içindeyken kapak mektubunu yazmanızı önerir. Browning diyor ki:
"Büyük başarınızı (bitmiş finansman talebini) düşündüğünüzde, yaratıcılığınızın sağ tarafını bırakın. Beyin tekmeleyin ve başarı duygularınızı, planlarınızı gerçekleştirmenize yardımcı olacak kişiye bağlayın. doğru."
Kapak Mektubunuzu Biçimlendirme
- Kuruluşunuzun antetli kağıdını kullanın. Doldurulmuş hibe başvurusundaki ön yazıya aynı tarihi koyun. Bu, hibe teklifini hibe verene göndereceğiniz tarihtir. Aynı tarihin kullanılması, teklif paketinizdeki tüm belgelerin tutarlı olmasını sağlar.
- Dahili adres için (mektubun en üstüne gelir) kuruluşun veya kurumsal irtibat kişisinin adını ve unvanını ve ardından finansman kaynağının adını, adresini, şehrini, eyaletini ve posta kodunu kullanın. Bir telefon görüşmesi veya e-posta ile bu bilgiyi tekrar kontrol edin. Bu tür bilgiler sık sık değişir, bu nedenle güncel adınızı ve adresinizi bildiğinizden emin olun.
- Selamlamanızda, "Sevgili" artı kişisel unvanı (Bay, Bayan, Bayan, Dr., Messrs., vb.) ve ardından soyadını kullanın. Mektubu belirli bir kişiye göndermeniz çok önemlidir. Doğru kişiye ve doğru kişisel unvana sahip olduğunuzdan emin olmak için vakfı veya şirket ofisini arayın. Bu ayrıntılar önemsiz görünebilir, ancak önemlidir.
- İlk paragrafınız kısa ve odaklanmış olmalıdır. Kuruluşunuzu tanıtın (kurumsal adınız olacak olan yasal adı) ve fon verene ne kadar para talep ettiğinizi ve nedenini söyleyin. Kuruluşunuzun ne yaptığı hakkında bir veya iki cümle ekleyin ve ardından kuruluşunuzun yaptıklarına ihtiyaç olduğunu gösteren araştırmaya dayalı bir nokta ekleyin.
- Bir veya iki kısa paragraf daha yazın. Projenizin amacını ve fon verenin misyonuna veya finansman önceliklerine nasıl uyduğunu belirtin. Yönetim kurulunuzun projeyi tam olarak desteklediği gerçeğini ekleyin.
- Mektubunuzu özetleyici bir paragrafla bitirin. Bu finansman ortaklığının projenizin hedef kitlesi için ne anlama gelebileceğini ekleyin. Site ziyareti için bir davetiye de eklemek isteyebilirsiniz.
- "Saygılarımla" gibi bir kapanış kullanın.
- Mektup, icra direktörü veya yönetim kurulu başkanı veya her ikisi tarafından imzalanmalıdır. İmzanın altına, imzalayanın adını, ikinci adının baş harfini, soyadını ve iş unvanını yazın. Acil servis veya yönetim kurulu başkanının mektubu imzalaması gerekse de, soruları en iyi yanıtlayacak kişinin iletişim bilgilerini son paragrafın sonuna ekleyin.
- Mektubun alt kısmına, "EKLEME" kelimesini ekleyin (tamamı büyük harflerle).
Ön Yazı Ne Kadar Uzun Olmalıdır?
Kapak mektubunuzu üç veya dört paragraflı bir sayfayla sınırlayın. Hızlı bir okuma olmalı.
Kapak mektubunuzun tonu ve özellikleri, bir teklif gönderdikten sonra tam bir teklif sunmaya davet edilip edilmediğinize bağlı olarak değişebilir. Soruşturma Mektubu (LOI)veya bu proje, kuruluşunuzun bu özel temele yönelik ilk yaklaşımıysa.
Örnek Ön Yazı
Mary Smith, Dr.
Program Görevlisi.
Topluluk Vakfı.
4321 Ortak Şerit.
Bazı Şehir, YZ 55555.
Sayın Doktor Smith:
Some City Kıdemli Merkezi Kıdemli Latin Topluluğu Sosyal Yardım Pilot Projemiz için saygıyla 50.000 $ hibe talep ediyor.
Her gün 450'den fazla yaşlıya hizmet veren Any County'deki en büyük yaşlılar merkezi olarak, hizmet alanımızdaki değişen demografinin farkındayız. Ortaya çıkan ihtiyaçları karşılamak için merkezimizi büyütmeye ve uyarlamaya kararlıyız. Senior Latino Community Outreach Pilot Projesi, merkezimizin aşağıdakileri etkili bir şekilde yapıp yapamayacağını belirlemek için bir yıllık bir pilot çalışma yapmamızı sağlayacak:
Merkezimiz tarafından hizmet verilen Latin topluluklarındaki yaşlılara sağlık ve sosyal hizmetlere kapsamlı erişim sağlamak ve.
Some City Kıdemli Merkezi'nin yönetim kurulu, personeli ve gönüllülerinin kültürel yeterliliğini artırın ve tam olarak entegre edin.
Yönetim kurulumuz bu program konusunda hevesli ve biz olabilmemiz için onu başlatmak için can atıyor. tüm topluluklarımızda bunlara ihtiyaç duyan yaşlılar için en kapsayıcı ve kültürel açıdan yetkin merkez Hizmetler. Pilot yılımızın sonunda bu programın gerçekten başarılı olduğunu tespit edersek, kurulumuz bir program dahil etmeyi taahhüt etmiştir. Projenin yıllık giderlerinin bir kısmını yıllık işletme bütçemize aktarın, böylece program temel faaliyetlerimizin ayrılmaz bir parçası haline gelir. Hizmetler.
Bu proje sayesinde Merkez, Health Access Latinos, Families of Any County ve merkezimizin on beş millik yarıçapı içindeki üç toplum kliniği tarafından verilen birincil sevk olacak. Ayrıca, acil hizmet alanımızdaki herhangi bir toplum kurumundan İspanyolca konuşan yaşlıların yönlendirmelerini de kabul edeceğiz.
Talebimizi dikkate aldığınız için teşekkür ederiz. Gelecek hafta, sorularınızı yanıtlamak ve teklifimizin esasını tartışmak üzere sizinle buluşup görüşemeyeceğimizi öğrenmek için sizinle görüşeceğim. Bu arada, herhangi bir sorunuz olursa lütfen Geliştirme Direktörümüz Connie Jones ile (555) 555-5555, x555 veya [email protected] adresinden iletişime geçmekten çekinmeyin.
Samimi olarak,
Jane Güzel.
Yönetici müdür.
KAPLAMA.
*Winning Grants, Step by Step, Second Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008'in izniyle yeniden basılan mektup (değişikliklerle birlikte).
Ön Yazınızda Kaçınılması Gereken Hatalar
- Çok fazla yazmak Ön yazı bir tez değildir, tam bir teklif de değildir. Kısa ve öz tutun İpucu: Başka birinin okumasını sağlayın. Anlıyorlar mı?
- Büyük kelimeler kullanmak. Yüksek lisans yaptıysanız, yazmayı karmaşık bir şekilde öğrendiniz. Bunu burada yapma. Bilginle birini etkilemeye çalışmıyorsun. Yalnızca durumunuzu olabildiğince doğal bir şekilde ifade etmek istiyorsunuz. Yazınızı ne zaman karmaşık hale getirdiğinizi bilmiyorsanız, aşağıdaki gibi bir uygulama kullanın: Hemingway. Cümlelerinizin ne zaman okunması zor olduğunu ve ne zaman çok uzun olduğunuzu size söyleyecektir.
- Dilbilgisi Hataları Yapmak. Dil bilginizden emin değilseniz, işinizi şansa bırakmayın. WORD'deki dilbilgisi denetimini kullanın ve ayrıca taslağınızı aşağıdaki gibi bir uygulama aracılığıyla çalıştırın: dilbilgisi. Ücretsiz bir sürümü var, ancak ücretli sürüm, gerekli gramer kontrolünün çok ötesine geçiyor.
Ön Yazınızı Öne Çıkarın
Söylemesi üzücü ama hibe teklifiniz, tipik bir vakfın ortalama bir yılda göreceği yüzlerce veya binlerce arasında olabilir. Kapak mektubunuz, finansmana yönelik bir sonraki adıma geçme konusunda fark yaratabilir. Ama nasıl öne çıkmasını sağlayabilirsiniz?
Vakıf yetkilileri etkilenmeyeceğinden "sevimli" bir şey denemeyin.
Ön yazı uygun olmaz bir müşteri hakkında hikaye, ancak sorunun açıklaması gibi teklifinizin diğer bölümleri için bir hikayeniz olmalıdır. Kuruluşunuzun neden bu görevi en iyi şekilde yerine getirebilecek kuruluş olduğuna dair bir paragraf ekleyin. Rekabetçi kuruluşlarınızı araştırın ve tam olarak nasıl ve nerede başarılı olduğunuzu değerlendirin. Bu, personelinizin ve gönüllülerinizin gücünde, bu belirli sorunla ilgili deneyiminizde veya hoşunuza giden topluluk desteğinde olabilir.
Rakiplerin isimlerinden bahsetmenize veya onları eleştirmenize gerek yok. Sadece güçlü yönlerinizi vurgulayın. Bu, ofisteki diğer kişilere danışmak için iyi bir zaman olacaktır. Birkaç kişiyi bir araya getirin ve kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun nasıl üstün olduğu konusunda beyin fırtınası yapın.
Temel olarak, kapak mektubu ileriye dönük, okunması kolay olmalı ve okuyucuyu daha büyük teklife yöneltmelidir. Okuyucunun önüne, daha fazla okumasını engelleyebilecek herhangi bir engel koymayın.
