Dokümantasyon, bir çalışanın istihdam olaylarının yazılı ve saklanan kaydıdır. Bu kayıtlar, devlet ve yasal olarak zorunlu unsurlardan, şirket politikasının gerektirdiği belgelerden ve uygulama, en iyi insan kaynakları uygulamalarının önerdiği belgeler ve istihdamla ilgili resmi ve gayri resmi kayıt tutma olaylar.
Bir İstihdam Kaydına İlişkin Belgeler
Bir çalışanın dokümantasyon kaydı, eylemlerinin, tartışmalarının, performans koçluğu olaylar, tanık olunan politika ihlalleri, disiplin cezaları, olumlu katkılar, ödül ve tanıma, soruşturmalar, gereksinimlerin ve hedeflerin gerçekleştirilememesi, performans değerlendirmesi, ve dahası.
İstihdam belgelerini, bir çalışanın kuruluşunuzla iyi ve kötü ilişkilerinin geçmişi olarak düşünün.
Bu kayıtların tutulması, işverenin ve çalışanın, herhangi bir özel olay etrafında meydana gelen olayların ve tartışmaların yazılı bir geçmişini korumasını sağlar. İstihdam ilişkisinin belgelenmesi, çalışan olarak bu tür eylemleri desteklemek için gerekli olabilecek yazılı bir kayıt sağlar.
Gerektiğinde çalışanlarla ilgili belgeler genellikle hem olumlu hem de olumsuzdur. Olgusaldır, yargılayıcı değildir. Olayları, seyircinin olayla ilgili fikir ve düşüncelerine dayalı olarak değil, olduğu gibi anlatır. Belgeler ayrıca, çalışanların resmi olarak tanınmasını sağlamak veya disiplin cezası almak gibi kayda değer durumlarda alınan önlemleri de açıklar.
Kayıtların zamanında, ayrıntılı ve doğru olması için, olayın meydana geldiği zamana mümkün olduğunca yakın belgeler oluşturmanız gerektiğini unutmayın.
Yasal bir kovuşturmada, bir çalışanın geçmiş performansıyla ilgili belgeler, genellikle işverenin olaydan elde ettiği sonuçlar açısından kritik öneme sahiptir. Yalnızca olumsuz olaylara odaklanmadan çalışanın performansının adil bir resmini ortaya koymak amaçtır.
Dokümantasyon Türleri
Politikalar, prosedürler, çalışan el kitabı, Ve performans geliştirme planları kaydeden belge biçimleri de vardır. beklenen çalışan davranışı ve çalışanların kendilerinden ne beklendiğini bildiği, düzenli ve adil bir iş yeri sağlamak için iş yeri gereklilikleri.
Kayıtlar aynı zamanda sanığın, suçlayıcının ve tanıkların çalışanların suiistimalini içeren düşmanca işyeri olaylarına ilişkin yazılı ifadeleridir. cinsel taciz veya başka bir ciddi ihlal.
Bu belgeler aynı zamanda imzalı istihdam başvurusu, yazılı belge gibi kalıcı kayıtları da içerir. işe alma referansları, özgeçmişler ve kapak mektupları gibi uygulama materyalleri ve geçmiş kontrolleri. dışında tutuldu personel özlük dosyasıgibi diğer evrak işleri I-9 formu (çalışanın ABD'de çalışmaya uygunluğunu doğrulayan) ve tıbbi kayıtlar, FMLA kayıtları vb. de tutulur.
Dokümantasyon, bir yöneticinin bir yıl boyunca bir çalışanla yaptığı görüşmelerin kaydında olduğu gibi resmi olmayan da olabilir. önemli yöneticiler bu belgeleri raporlama yapan tüm personel üyeleri için muhafaza etmelidir. Belgeleme için performans nedeniyle hiçbir çalışan seçilmemelidir. Bir çalışana diğerlerinden farklı davranılması daha sonraki bir tarihte ayrımcılık olarak yorumlanabilir.
Dokümantasyon resmi olabilir ve çalışanın Personel dosyası. Çalışanların, bir kopyasını aldıklarını ve içeriğin tamamını incelediklerini kabul etmek için bu belgeyi imzalamaları beklenir. Çalışanın imzası, belgelerdeki ifadelerle anlaşma anlamına gelmez.
Belgelerin Kullanımı
Olumlu ya da olumsuz kritik olayların belgelenmesi de tavsiye edilir, böylece yöneticiler belirli bir süreyi kapsayan çalışan performansının kaydını tutabilir.
Kuruluşlar sakladıkları belgeleri başka şekillerde kullanabilirler. Bunlar, prosedürleri, çalışma talimatlarını ve bilgisayar yazılımı talimatlarını içerebilir, ancak insan kaynakları işlevinin amaçları açısından bunlar, dokümantasyonun yaygın kullanımlarıdır. Bir sonraki bölüm, nasıl belgeleneceğine ilişkin talimatları özetlemektedir. uygun şekilde.
Performans Dokümantasyon Örnekleri
Bir çalışanın performansıyla ilgili belgeler, disiplin, sonlandırın veya adil bir şekilde teşvik edin, ödüllendirin ve tanımak çalışanlar. Belgeler olmadan, bu eylemlerden herhangi biri için dava açmak zordur ve işveren için potansiyel olarak risklidir.
İşveren, olası suçlamalardan kaçınmalıdır. çalışanlara ayrımcı muamele. Tüm yasallıklar bir yana, iyi işverenler adil, tutarlı ve çalışanların hedeflerini ve kariyer planlarını destekleyen bir çalışma ortamı yaratmak isterler.
Bu ortam, yöneticinin, hem övgü dolu davranışlar hem de düzeltme veya iyileştirme gerektiren eylemler olmak üzere, çalışan performansına ilişkin profesyonel dokümantasyonu tarafından desteklenir. Bunların nasıl belgeleneceği daha önce ayrıntılı olarak tartışılmıştı. Aşağıdaki durumlar, size uygun belgelere ilişkin daha fazla örnek verir.
Geç Kalma ve Devamsızlığın Belgelenmesi
Yanlış:
Mark genellikle işe geç kalır. Mark çok fazla işi özlüyor.
Sağ:
1 Nisan: Mark hasta olduğunu ve sekiz saatlik çalışmayı kaçırdığını bildirdi.
4 Nisan: Mark, planlanan başlangıç saatinden iki saat geç, sabah 10'da işe geldi.
6 Nisan: Mark bir doktor randevusu ayarladı ve ardından yeni bir fırın kurmak için evde kaldı.
12 Nisan: Mark hasta olduğunu ve sekiz saatlik çalışmayı kaçırdığını bildirdi.
Performansı Belgeleme
Yanlış:
Mary güvenilmezdir. Yapmayı taahhüt ettiği şeyi neredeyse hiç yapmaz.
Sağ:
2 Mayıs: Mary, ürün teklifinin ilk taslağının bugünkü haftalık toplantıda incelenmek üzere hazır olacağına söz verdi. Mary, beklendiği gibi bir taslak belge üretmedi. Çok meşgul olduğunu ve yardımına ihtiyaç duyduğu kişilerin onunla geri dönmediğini söyledi.
Yönetici cevap verdi: Hangi yardıma ihtiyacınız vardı? Bilgi? Kim sana geri dönmedi ve onlardan neye ihtiyacın vardı?
Carl ve Michael'ın ilerlemeleri hakkında Mary'yi bilgilendirmesi gerekiyordu.
Taahhüdünüzü yerine getirmek için zamanınız olmayacak kadar sizi meşgul eden nedir? Bunları yerine getirmek için sınırlı saatlerle çok fazla taahhütte bulunur.
Sana yardım etmek için ne yapabilirim?
Taslak belgeyi inceleme için ne zaman sunacaksınız?
Sonuç olarak
Bu örnekler, yanlış yazılmış belgelere karşı etkili belgelerin nasıl göründüğüne dair genel bir bakış sağlar. İş yerinizdeki politikaları, performansı ve olayları etkili ve yasal bir şekilde belgelemek için bu tavsiyeye uyun.
Sağlanan bilgilerin yetkili olmakla birlikte doğruluk ve yasallık açısından garanti edilmediğini lütfen unutmayın. Site dünya çapında bir kitle tarafından okunmakta veistihdam yasaları ve yönetmelikler eyaletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişir. Lütfen adli yardım istemekveya yasal yorumunuzun ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için Eyalet, Federal veya Uluslararası hükümet kaynaklarından yardım. Bu bilgiler rehberlik, fikir ve yardım amaçlıdır.
