Kuruluşunuzun yapılandırılma şekli, projeleri nasıl yönettiğinizi ve yürüttüğünüzü etkiler. Aynı zamanda bir proje yöneticisi olarak işinizi yapmak için ne kadar yetki ve erişime sahip olmanız gerektiğini de etkileyebilir.
Üç ortak organizasyon yapısı vardır ve proje yöneticileri bunların hepsinde çalışır: işlevsel, proje ve matris. Yeni bir yapıya katıldığınızda neyle karşı karşıya olduğunuzu bilmeniz için her birinin avantaj ve dezavantajlarına bir göz atalım.
Fonksiyonel Organizasyon Yapısı
İşlevsel bir organizasyon yapısında, proje yöneticisi ve tüm kaynaklar, satış ve pazarlama departmanı gibi aynı şirket bölümünde çalışır. Genel olarak, fonksiyonel yönetici proje yöneticisinden daha fazla yetkiye sahiptir.
Avantajlar
İşlevsel yapı size bir proje yöneticisi olarak en az gücü verir, ancak birçok başka avantaj da sunar:
- İşlev, ekip üyeleri ve gereken diğer kaynaklar üzerinde tam denetime sahip olduğundan, küçük ekipler ve küçük projeler için iyi çalışır.
- Aynı fonksiyonel alanda oldukları için ihtiyacınız olan uzmanlara kolayca ulaşabilirsiniz.
- Projeyle ilgili sorunları çözmek için herkesi bir araya getirmek hızlıdır.
- Ekip nispeten küçük ve basit olduğu için kullanmanız gereken proje iletişim araçlarını sınırlayabilirsiniz.
- Onlara kariyer fırsatları sağladığı için genellikle proje üzerinde çalışmaya hevesli hevesli ekip üyeleri bulursunuz. Proje çalışması, ekibinizi motive etmenin harika bir yolu olabilir.
- Projeyi fonksiyonel bir takıma devrediyorsanız, projeyi kapatmayı kolaylaştırabilecek olan, içinde çalıştığınız fonksiyonel takım olacaktır.
Dezavantajları
Bu yapının birçok avantajı olmasına rağmen, bazı dezavantajları da göz önünde bulundurun:
- İş bir siloda gerçekleşir, bu da işlevsel bölümünüzün dışındaki insanlara erişiminizin olmadığı anlamına gelebilir.
- Proje ekibindeki kişiler, projedeki çalışmalarından çok departmanlarına veya ekip yöneticilerine daha sadık olabilir ve bu da çatışmalara neden olabilir.
- Büyük bir proje, her işlev için işlevsel bir proje yöneticisi ile sonuçlanabilir. Tüm proje yöneticileri birlikte uyumlu bir şekilde çalışmazsa, işin çatlaklardan düşmesine neden olabilir.
- Şirketle geniş bir ağ kurma fırsatınız olmadığı için işlevsel çalışma izole edici olabilir. Stratejik bir odaklanmayı sürdürmek daha zor olabilir.
Proje Organizasyon Yapısı
Özel ekipler, bir proje organizasyon yapısında projeler üzerinde çalışmak üzere bir araya getirilir. Proje yöneticisi muhtemelen proje ekibi üyeleri için hat yönetimi sorumluluğuna sahiptir. Bunun örnekleri, büyük inşaat yapılarını ve aynı zamanda özel bir ekip gerektiren kurumsal girişimleri içerir. Proje yöneticisi, proje sponsoruna ve proje kuruluna rapor vererek nihai yetkiye sahiptir. Ekipteki kişiler doğrudan proje yöneticisi için çalışır.
Avantajlar
Bir proje yapısının bariz avantajı, ekip üzerinde daha fazla kontrole sahip olmanızdır, ancak başka avantajlar da mevcuttur:
- Ekipler güçlü bir kimlik duygusuna sahip olabilir. Güçlü bir takım kültürü oluşturmak için en kolay yapıdır.
- Tüm ekip, ekibin hedeflerine odaklanmıştır, bu nedenle projede çalışan insanlar için günlük işte sadakat çatışması vardır. Günlük işleri projedir.
- Kaynaklar projeye ayrılmıştır, bu nedenle işi planlamak çok daha kolaydır. Ekip üyelerinin ne zaman uygun olduğunu bileceksiniz ve kısa sürede başka bir yönetici için her zamanki gibi işlerine çekilme riski yok.
- Bu yapıda yürütülen projeler, proje yönetimi becerilerinizin yanı sıra daha teknik liderlik becerilerinizi geliştirmek için harika ortamlardır.
Dezavantajları
Proje yapısı, üzerinde çalışılması en kolay yapıdır, ancak yine de bazı dezavantajları vardır:
- Tek bir projeye adanmış bir ekibe sahip olmak pahalı bir taahhüttür. Yalnızca büyük projelerde bir seçenek olma eğilimindedir.
- İnsanları işlevsel işlerinden çıkarırsanız, özellikle proje uzunsa, geri dönmeleri zor olabilir. Proje çalışması sizi esnetir, bu nedenle çok disiplinli bir ortamda yeni, zorlu bir proje üzerinde çalıştıktan sonra önceki rolünüze geri dönmek birçok insan için çekici bir olasılık değildir. Böylece, bir projeyi kapattığınızda ekibin geçişini yönetmek daha da önemli hale gelir.
- Bazen bir projeyi kapatmak, iş ilerlemişse ve sizin için başka bir rol yoksa işinizi kaybetmek anlamına gelebilir.
- Doğaları gereği, özel ekipler tek bir şey üzerinde çalışmak için kaynakları tüketirler. Özellikle farklı projeler aynı becerileri gerektirdiğinde, şirketin herhangi bir zamanda yapabileceği proje sayısını sınırlayabilirler.
- Bu tür bir yapıdaki proje yöneticileri, ekipleri için hat yönetimi de yapar, bu da diğer yapılarda yapmak zorunda kalmayacağınız insan kaynakları görevlerine zaman ve çaba harcamak anlamına gelir. İnsanlarla çalışmanın bu unsurundan hoşlanıyorsanız, bu faktör bir avantaj olabilir.
Matris Organizasyon Yapısı
Üçüncü seçenek bir matris yapısıdır. Kaynaklar hem olağan işlerde hem de proje işlerinde paylaşılır. Bu, iki yöneticiye sahip olmak veya bir proje yöneticisine ve ekip yöneticisine karşı "noktalı" sorumluluk anlamına gelebilir. İşlevsel yönetim hattı yapısı normalde ilk sırada yer alır ve proje yöneticisi noktalı çizgiyi alır.
Bu yapı, gücü ve yetkiyi işlevsel veya bölüm ekip yöneticisi ile proje yöneticisi arasında bölüştürür. Müzakere becerilerinizi tam gücüyle kullanmanız gerekecek.
Avantajlar
Matris yapıları çok yaygındır çünkü yöneticilerin, insanların zamanlarını nasıl harcadıkları konusunda esnek seçimler yapmasına izin verir. Muhtemelen kariyerinizin bir noktasında bir matris ortamında çalışacaksınız. Bu yapının avantajları şunlardır:
- Kaynaklar verimli bir şekilde kullanılır ve gerektiğinde projeler arasında hareket edebilir.
- Pek çok farklı şey üzerinde, bazen paralel olarak çalışabilirsiniz - ancak bu nokta bir dezavantaj olarak da tartışılabilir.
- Ekipler ve bireyler çok duyarlı olabilir. Öncelik alması gereken yeni bir proje ortaya çıkarsa, dönüp aniden başka bir şeye odaklanmak yeterince kolaydır. Dağılması ve yeniden bir araya gelmesi daha uzun süren bir proje yapısında bunu kolayca yapamazsınız.
- Yapı, herkesin aynı proje yönetimi yaşam döngüsünü ve metodolojisini kullanmasını gerektirir, bu nedenle projeler arasında geçiş yapmak kolaydır. Terminoloji ve süreçler ortak olduğunda, insanlar bir proje ekibine nispeten daha az katılım gerektirerek katılabilir.
Dezavantajları
Tüm kurulumlarda olduğu gibi, bunun da tuzakları var. Yaygın bir yapı olmasına rağmen, pek çok modern işyeri aşırı yük problemlerini çözmedi. İş yüklerinin tamamını yönetmek ve izlemek için yerinde sistemleriniz yoksa, bireylere yapacak çok şey vermek kolay olabilir. Diğer dezavantajlar şunlardır:
- Başka bir projeyle aynı kaynaklar için savaşıyor olabileceğiniz için projeler arasındaki çatışma yaygındır.
- Diğer proje, en iyi kaynakları (doğru becerilere sahip en uygun kişiler) çevrelemiş olabilir veya bölüm yöneticileri onları proje çalışması için uygun bulmayabilir.
- Özellikle her iki yönetici de onlara farklı öncelikler veriyorsa, her zamanki işler ile bireyler için proje çalışması arasında bazı çelişkiler olabilir.
- Kaynaklar, gelecekteki kariyerleri için hangi gelişim yolunu izledikleri konusunda bir çelişki yaşayabilir. Proje yönetiminde kalmak istediğinizi bilseniz de, daha üst düzey bir işlevsel role veya daha proje odaklı bir role ilerleme seçeneğiniz olabilir. Ancak, zor kararlar alsa bile, birçok kariyer seçeneğine sahip olmak iyi bir şeydir.
Her zamanki gibi tüm işler için mükemmel şekilde çalışan bir organizasyon yapısı, projeler için her zaman işe yaramaz ve çalıştığınız ortam içinde yönetmeniz gerekir. Bu yapıların her birinde biraz deneyim kazanmak, onları ilk elden deneyimleyebilmeniz için iyi bir fikirdir. Hangi ortamın size en uygun olduğuna ve becerilerinize ve tercihlerinize uygun olduğuna karar vermenize yardımcı olacaktır. Gelecekteki iş ortamınıza karar verme şansınız varsa, bilinçli bir seçim yapabilirsiniz.
Her proje organizasyon yapısının artılarını ve eksilerini anlamak, size nerede çalışacağınız konusunda bir şans verir. Ekibinizden en iyi şekilde yararlanmak ve projenizin sonuçlanmasına yardımcı olmak için zamanınızı ve etkinizi harcamak en iyisidir. başarıyla.
