Neden bazı proje yöneticileri projelerini zamanında, bütçe dahilinde ve memnun müşterilerle teslim ederken diğerleri zor zamanlar geçiriyor? Son derece başarılı proje yöneticilerinin öğrenmek için paylaştığı on alışkanlığa bakalım.
Bu alışkanlıklar, performans değerlendirmelerinde ve müşterinin, ekibin veya sponsorun proje yöneticisine geri bildirim sunduğu proje sonu incelemelerinde defalarca dile getirilir.
Her seferinde başarıya ulaşmak için on yıllık bir deneyime sahip olmanıza gerek yok. Alışkanlıklarınızı değiştirerek ve becerilerinizi tazeleyerek, projenizin başarılı olma şansını önemli ölçüde artırabilir ve kendinize işte daha az stresli bir zaman geçirebilirsiniz.
#1. Doğru Ekibi Kullanmak
En etkili ve başarılı proje yöneticileri ekip üyelerinin yeteneklerini bilir. Doğru işi doğru kişilere tahsis edebilecekleri anlamına gelir.
Bir görevde yanlış kaynağın kullanılması, görevin daha uzun sürmesine veya kötü yapılmasına neden olabilir. Proje görevlerine en iyi şekilde tahsis edebilmeniz için sizinle çalışan kişilerin güçlü ve zayıf yönlerini bilmenize yardımcı olur.
#2. Proje Sorunlarını Yönetme
Tüm projeler zaman zaman sorun çıkarır. Başarılı proje yöneticileri bunun onları endişelendirmesine izin vermez. Sorun yönetimi süreçlerini ve ayrıca ortaya çıkan sorunlarla en iyi nasıl başa çıkacaklarını bilirler.
Bunu da yapabilirsin. Bir proje sorununu nasıl değerlendireceğinizi öğrendikten sonra, sorun yönetiminin haftalık rutininize dahil etmenin kolay bir alışkanlık haline geldiğini göreceksiniz. Geçmek için biraz zaman ayırın Sorun günlüğü her hafta, ve yakında sorunları yönetmenin zirvesinde kalmanın kolay bir iş olduğunu göreceksiniz.
#3. Değişikliklerle Başa Çıkmak
Projeler bir şeyleri değiştirmek için tasarlanır, ancak bu tür bir değişiklik diğer insanların başına geliyor. Doğrudan proje ekibini hedef alan değişikliği yönetmek, ayrıntılı proje programını alt üst etmek ve yeni işler ve bir sürü belge güncellemesi oluşturmak daha zordur.
Başarılı proje yöneticilerinin takip ettikleri bir değişiklik yönetimi süreci vardır. Tanımlanmış adımları izlemek, yapılandırılmış ve tekrarlayıcı olduğu için herhangi bir eylemi alışkanlığa dönüştürmeyi kolaylaştırır.
Değişiklik yönetimi süreci şöyle görünür:
- Değişiklik hakkında bilgi alın
- Değişikliği değerlendirin
- Değişikliği yapmanın ne kadar iş gerektireceğini belirleyin
- Devam etmeye değip değmeyeceğine dair bir öneri hazırlayın
Bir öneri hazırladıktan sonra, sponsorunuzdan değişikliği dahil edip etmeme konusunda bir karar almasını isteyin. Bazı küçük değişiklikleri, görev ve yetki düzeyleriniz dahilinde olduğu sürece kendiniz onaylayabilirsiniz. Başarılı proje yöneticileri, değişikliklerle başa çıkmanın işin bir parçası olduğunu bilirler ve değişiklikler ortaya çıktıkça onlarla başa çıkmak için bir planları vardır.
#4. Proje Maliyetlerini Yönetme
Çanta dizileri üzerinde tam kontrole sahip olmasanız bile, projenizin maliyetlere maruz kalması oldukça muhtemeldir. Finansal unsurları kontrolünüzde yönetebilmek bir alışkanlık olmalıdır. Ona düzenli ve rutin bir şekilde yaklaşmazsanız, işin o kadar büyük olduğunu göreceksiniz ki, iyi yapmak imkansız.
Fantastik proje yöneticileri, faturalar, teklifler ve tahminler için çalışan dosyalama sistemleriyle masrafların üstesinden gelir. Bütçeleme yazılımınızı kullanma alışkanlığı edinin (bu yalnızca bir elektronik tablo olsa bile).
Neye harcayacağınıza dair bir planınız olana kadar proje maliyetlerinizi yönetemezsiniz. Nasıl oluşturulacağını öğrenin proje bütçesi Böylece başlayabilirsiniz.
#5. ekip oluşturma
Proje ekibi doğrudan sizin için çalışmıyor olabilir. Peki ekip oluşturmak neden başarılı proje yöneticilerinin alışkanlıklarının bir parçası? Bunun nedeni, ekibinizin etkin bir şekilde birlikte çalışmasına ve projeye dahil olan kişilerin hızla birbirlerine güvenebilecekleri bir noktaya gelmelerine ihtiyacınız olmasıdır. Bunu ekibi kurarak elde edersiniz. Takımınızın dağıldığı durumlara dikkat edin. Özellikle zorbalık davranışı kabul edilemez.
#6. Süreçleri Anlamak
Son derece başarılı proje yöneticilerinin altıncı alışkanlığı, kontrol alanlarında var olan süreçleri anlamalarıdır. Bu, hangi çalışma prosedürlerinin takip edilmesi gerektiğini bildikleri anlamına gelir. Bunun için bir prosedür olduğunu bildikleri ve adımları takip edebildikleri için bir iş gerekçesi nasıl yazılır diye uğraşmakla vakit kaybetmezler.
En başarılı proje yöneticileri sürecin kölesi değildir. Ne zaman yapılacak doğru şeyin süreci takip etmek olduğunu bilirler. Görevleri genel olarak herkes için daha kolay hale getirmek için biraz ince ayar yapmanın daha iyi olduğunu biliyorlar. Bunun bir örneği, süreçleri buna göre uyarlayarak bürokrasiyi küçük bir projeden çıkarmak olabilir.
#7. Takvimi Güncelleme
Proje programları şansa bırakılmamalıdır. En başarılı proje yöneticileri, programlarının doğruluğunu düzenli olarak kontrol etmeyi ve güncellemeyi alışkanlık haline getireceklerdir.
Projenizin ilerlemesini izlemenin birçok yolu vardır. En önemli şey, bunu sizin yapmanızdır. Bu alışkanlığı edinmekte zorlanıyorsanız, günlüğünüzde kendinizle ve programınızla haftada bir kez kısa bir toplantı yapın. Her hafta aynı saati kullanın ve nerede olduğunuzu ve nerede olmanız gerektiğini gözden geçirmek için 30 dakika ayırın. Gerekli değişiklikleri yapın, ekibe söyleyin ve projeye devam edin.
Program değişiklikleriniz projenin bitiş tarihini veya büyük projelerin teslim tarihini etkiliyorsa kilometre taşları, ardından sponsorunuzla konuşun. Resmi bir onay sürecinden geçmeden temel planınızın temellerini değiştirmemelisiniz.
#8. Proje Riskini Yönetme
İçeriğinize ne ekleyeceğinizi bilmek risk kaydı bir şeydir, ancak alışkanlıkla gözden geçirmek ve ortaya çıkan risklere göre hareket etmek farklı bir şeydir. Riskleri belirlemek için projenizin başlangıcını kullanmak ve sonra onlar hakkında bir daha düşünmemek yeterli değildir. Risk yönetimi, proje alışkanlıklarınızın bir parçası olmalıdır çünkü onsuz risklerin sorunlara dönüştüğünü ve sizin için sorun yarattığını göreceksiniz.
Standart süreçlerin ve risk incelemesi yapmak için düzenli bir yer ayırtmanın yardımcı olabileceği başka bir alandır. Ekip toplantılarınızın bir parçası olarak dahil edebilirsiniz. Ekiple birlikte risklerinizi gözden geçirmeyi, artık bir tehdit olmayanları kapatmayı ve hafifletmek istedikleriniz için eylemler planlamayı alışkanlık haline getirin.
#9. Takip Süresi
Proje yöneticileri hakkında çok şey biliyor proje zaman yönetimi, ancak bu, zamanlama ve planlama alanında olma eğilimindedir. Bahsettiğimiz şey, daha düzenli, günlük olarak zaman takibi. Zaman çizelgelerinden bahsediyoruz.
Proje ekipleri, daha önce yapmamışlarsa genellikle zaman çizelgelerini kullanmaya o kadar hevesli değildir. Birçok proje yönetimi yazılım aracı, ürünün doğasında bulunan zaman takibine sahiptir. Bu, ekip olarak zaman takibine geçiş yapmayı kolaylaştırabilir.
Takımınızın zamanını takip edip etmeseniz de (ki bu tavsiye edilir), kendi zamanınızın bir gün içinde nereye gittiğini bilmeniz önemlidir. Zamanınızı nasıl geçirdiğinizi not etmeyi alışkanlık haline getirmelisiniz. En öncelikli proje görevlerine zaman ayırıp harcamadığınızı anlamanıza yardımcı olacaktır. Öyle olduğunu düşünebilirsin, ama öyle misin? Bir not defterinde yalnızca saatlik bir günlük olsa bile, zaman çizelgeleri veya bazı formların zaman kaydı yardımcı olacaktır.
#10. İş Değişikliği Sağlamak
Son olarak, proje yöneticilerini en başarılı yapan alışkanlık, proje çıktılarını iş sonuçlarına eşitleyebilmeleridir. Kullanıcılar ürününüzü kullanmıyorsa veya yazılım hızla güncelliğini yitiriyorsa veya müşteriler sizin kadar şaşırmıyorsa, projeniz zaman kaybından başka bir şey değildir.
En başarılı proje ekipleri, hangi iş sonuçlarını hedeflediklerini bildiklerinden emin olurlar. Bu iş değişikliğini sürdürülebilir bir şekilde sağlayan bir çözüm oluştururlar. Proje sona erdiğinde teslim ettikleri şey tamamen müşteri tarafından kullanılır ve tamamen benimsenir. Bu bir başarı çünkü en başından başarılı olmak için inşa edildi.
İş hedeflerini anlamak, müşteriler üzerinde bir etki yaratmak isteyen herhangi bir proje yöneticisi için önemli bir kriterdir ve paydaşlar. Değerli bir şey teslim ettiğinizi gösterebilirseniz, sahip olduğunuz etkiyi ve şirkete getirdiğiniz değeri göstermek kolaydır.
Paydaşlarınıza hangi iş değerini beklediklerini ve projenizin onlar için sunduğu her şeyi nasıl kullanmak istediklerini sormayı bir alışkanlık haline getirin. Onlarla başarıyı nasıl tanımladıkları hakkında konuşun. Bunu, her projenin başlangıcında tekrarlanabilir bir süreç haline getirebilirsiniz.
