Siyah kravatlı galalardan terli maratonlara ve gürültülü müzayedelere kadar her tür bağış toplama etkinliği, on yıllardır çoğu hayır kurumu için bağış toplama karışımının önemli bir parçası olmuştur.
Bu bağış toplama şekli neden bu kadar popüler oldu? Bazı hayır kurumları için özel etkinlikler oldukça fazla para getirir. Diğerleri için bağış toplama etkinlikleri, ilişki kurma, yeni destekçiler getirme veya topluluklarında daha fazla tanıtım yaratma gibi hedeflere ulaşır.
2020'de dünyanın dört bir yanındaki bağış toplama etkinlikleri ertelenmiş veya iptal edilmiş olsa da, birçok hayır kurumu öğrendi sanal etkinliklere geçerek veya dijital ortama uyan yeni etkinlik türleri icat ederek onları nasıl devam ettirebiliriz? dünya. Bu etkinlikler arasında sanal konserler, sanal oyunlar ve hatta sanal atletizm vardı.
Ancak özel etkinlikler çok fazla planlama gerektirir ve belki de en önemlisi, yaygın hatalardan kaçınmayı gerektirir. etkinlik için getirdiğinden daha fazlasını harcamak, bir etkinliğin hızla sonuçlanabileceğini düşünmek ve yetersiz olmak gibi. takip etmek. İşte kaçınılması gereken birkaç hata.
Kaçınılması Gereken Etkinlik Planlama Hataları
Planlamaya Başlamak İçin Çok Uzun Süre Beklemek
Son dakikada birlikte bir etkinlik düzenleyebileceğimizi düşünmek kolay ama bu maliyetli bir hata olabilir. Etkinlik ne kadar büyükse, planlamaya o kadar çok zaman ayırmanız gerekir.
İlk olarak, bağış toplama hedeflerinizi belirleyin. Binlerce dolar toplamayı hedefliyorsanız, hazırlanmak için aylar ayırmanız gerekecek.
Bir hedefin yok mu? Daha ileri gitmeden önce birini belirleyin. Amacınız çok para toplamak mı, yoksa ilişki kurmak mı, yoksa tanıtım mı? Hedefiniz bunların hepsini içerebilir, ancak hangisinin öncelikli olacağına karar verin ve buna göre plan yapın.
Parasal hedefiniz ve amacınız, özellikle bu yeni bir etkinlikse, planlamaya ne kadar önceden başlamanız gerektiğini belirleyecektir. Örneğin, sessiz bir müzayede veya gala, planlamak ve strateji oluşturmak için çok zaman alabilir. Bir etkinlik yazılımı sağlayıcısı olan Neon, her 100 konuk için iki aylık planlamaya izin vermenizi önerir.
Bir yürüyüş-a-thon gibi atletik bir etkinlik, başlangıçta bir yıl veya daha uzun sürebilir çünkü böyle bir etkinliğin birçok hareketli parçası vardır. etkinlik, çevrimiçi kayıt oluşturmaktan, eşler arası bir bağış toplama kampanyası oluşturmaktan, kazançlı sponsorluklar oluşturmaya kadar etkinlik.
Elbette, hedefinize ve hedeflediğiniz katılımcı sayısına bağlı olarak daha küçük etkinlikler oldukça hızlı bir şekilde düzenlenebilir.
Ancak, özel bir olaya gerçekçi bir şekilde yaklaşın. Özellikle yepyeni bir etkinlikse, başlangıçta düşündüğünüzden daha uzun sürecektir. Tekrarlanan etkinlikler doğal olarak daha az zaman alır. Ancak 6-12 ay, ilkini planlamak için ideal bir zaman dilimidir.
Gerçekçi Olmayan Bir Bütçe Oluşturma
Bütçelerle ilgili düşünülmesi gereken iki şey, etkinliğin para mı kazandıracağı yoksa para harcayıp harcamayacağıdır. Etkinliğiniz küçükse ve hedefiniz ilişki kurmaksa, para kazanmamak sorun olmayabilir. Ancak rakamları hesaplamadan büyük bir etkinlik planlamak hata olabilir.
Etkinliğinizin yatırım getirisini (ROI) göz önünde bulundurun. Amacınız harcadığınızdan daha fazlasını toplamaksa, bunu başarabileceğinizden emin olun. Bir etkinlik için bütçe oluştururken, mekanın maliyetinden eğlenceye ve personelinizin harcayacağı zamana kadar tüm unsurları dahil edin.
Ayrıca, olayı gerçekleştirmek için gönüllü gücünüz olup olmadığını da düşünün. Bu maliyetler mümkün olduğunca sayısallaştırılmalı ve bütçenize dahil edilmelidir.
Bir etkinliği tekrarlamadan önce geçmiş performansına ve para kazanmaya devam edip etmeyeceğine dikkatlice bakın. Bağışların azalıp azalmadığını ve gönüllü bulmanın daha zor olup olmadığını belirlemek için etkinliğin birkaç yıl içindeki verilerine bakın.
Etkinlikten elde edilen gelirlerin enflasyona ayak uydurup uydurmadığını belirleyin. Bağışlar artıyor mu azalıyor mu? Bir bağış toplama etkinliğini, sıçramaya başlarsa iptal etmekten korkmayın. Bazen yeni bir fikir, yeni enerji ve ilgi yaratır.
Tema Seçmemek
Bir tema basitçe birleştirici bir fikirdir. Tüm emeklerinizi aynı çatı altında toplar. Temalar eğlenceli, ilham verici veya amaca yönelik olabilir. Bir tema hakkında düşünürken geniş bir ağ oluşturun. "Kumarhane Gecesi" veya "Yıldızlarla Dans Et" gibi bariz olanın ötesine geçmeye çalışın.
Temanız için tüm tasarım olanaklarını göz önünde bulundurun. Pazarlama ve tanıtım için iyi çalışacak mı? Bastığınız programda, basın bültenlerinde ve diğer tanıtımlarda oluşturduğunuz tabelalarda nasıl görünecek?
En iyi temalar hem heyecan verici hem de düşündürücüdür. Seçtiğiniz temanın, katılımcılarınıza bilinçaltında bir mesaj gönderdiğini unutmayın, bu nedenle akıllıca seçin.
İşte hayal gücünüzü harekete geçirecek birkaç gerçek tema:
- Geleceğin Maskesini Düşürmek: Saint Francis Vakfı'nın 26. yıllık Hob Nob Gala bağış toplama etkinliği, topluluk hibe programına ve diğer hastane hizmetlerine giden 300.000 dolardan fazla para topladı. Bu, bir müzayede ve profesyonel eğlenceyi içeren sanal bir etkinlikti.
- Ayakkabılarıyla Bir Mil Yürüyün: Bu yenilikçi yürüyüş, aile içi tacizle mücadele için para toplamak üzere erkekleri yüksek topuklu kadın ayakkabılarıyla bir mil yürümeye davet etti. Etkinlik, birçok küçük yerel organizasyonun katılımıyla ülke çapında gerçekleşti.
- Bir Vampiri Aç Bırakın. Kan bağışı: Bu, birkaç yıl önce Amerikan Kızıl Haçı tarafından başlatılan bir kan davası etkinliğiydi, ancak okullar, üniversiteler ve hatta şirketler bu fikri ve temayı Cadılar Bayramı'nda hala kullanıyor.
Zayıf Sponsorluk Talebi
Tüm bağış toplama etkinliklerinin sponsoru yoktur, ancak genellikle daha büyük etkinliklerin sponsoru vardır. Sponsorluk özellikle büyük spor etkinlikleri için dikkate değerdir, ancak galalar, müze sergileri veya çok eyaletli bir etkinlik veya bağış toplama gezileri için de uygun olabilir. Sponsorlar tanıtım sağlamaya, bir mekanı finanse etmeye ve gelişmiş teknik yardım sağlamaya yardımcı olabilir.
Sponsorluklar ortaklıktır. Şirketler, kar amacı gütmeyen etkinliklere sponsor olarak muazzam miktarda iyi niyet kazanıyor. The Edelman Trust Barometer 2020'ye göre günümüz dünyasında tüketiciler, şirketlerin etiğini yetkinliğin önüne koyuyor. Hayır kurumları, işletmelerin sosyal açıdan ne kadar sorumlu olduklarını göstermeleri için bu ihtiyaçtan yararlanmalıdır.
Sponsorluk bulmak için atabileceğiniz birkaç adım vardır ve bunlar aşağıda özetlenmiştir:
- Halihazırda işletmelerle hangi bağlantılara sahip olabileceğinizi kontrol edin. Satıcılarınız gibi zaten kullandığınız işletmeleri düşünün. Yönetim kurulu üyelerinize hangi bağlantıları olduğunu sorun. Ticaret Odası veya Rotary Kulübü veya Kiwanis gibi iş kulüpleri gibi sahip olabileceğiniz derneklere bakın.
- Etkinliğinizle ilgilenebilecek yakınlardaki şirketlerin bir listesini yapın. Bunlar sadece yerel işletmeler veya ulusal işletmelerin şubeleri olabilir. Pazarlama veya hayırsever ofisleri aracılığıyla bu işletmelere ulaşın.
- Bir işletmede muhatap bulduğunuzda hedeflerini, hedef kitlelerini ve pazarlama planlarını araştırın. Misyonunuzla, hedef kitlenizle, faaliyetlerinizle bir eşleşme var mı?
- Sizinkine uygun hedefleri ve hedef kitlesi olan bir işletme bulduğunuzda, bir sponsorluk teklifi hazırlayın. Bir ortaklığı iş açısından düşünün ve teklifinizi o işletmenin çıkarlarına göre modelleyin.
Veritabanınızı Bölümlere Ayırmamak
Büyük bağış toplama kampanyalarınız için olası araştırmayı kullanmaya alışkın olabilirsiniz, ancak bu, bağış toplama etkinliklerinde de işe yarar; özellikle de etkinlik yüksek riskliyse.
Etkinlikten önce veya sonra kimin daha büyük bir hediye verme olasılığının daha yüksek olabileceğini görmek için katılımcı listenizi veya davetli listenizi araştırın. Sürekli olarak potansiyel araştırma yaparsanız, bu bir problem olmayacaktır. Değilse, şimdi bağışçılarınızı net değerlerine ve hayır kurumunuzla olan ilişkilerine göre değerlendirerek başlayın.
Kendi personeliniz potansiyel araştırma yapabilir veya potansiyel bir araştırma danışmanı veya şirketi kiralayabilirsiniz. Unutmayın, net değer, bir bağışçının vermesine neden olan şeyin yalnızca bir parçasıdır. Amacınız ve bağlılığınız ile önceki bağlantıları muhtemelen daha önemlidir.
Bulduklarınız, daha akıllıca bir oturma planı geliştirmenize yardımcı olabilir veya belirli katılımcılara nasıl ulaştığınızı etkileyebilir. Sadece bir davetiye göndermenin ötesinde, yönetim kurulu üyeniz, potansiyel müşteriyi katılmaya teşvik etmek için bir telefon görüşmesi yapabilir.
Bir Etkinlik Sırasında Kaçınılması Gereken Hatalar
Etkinliği Çok Uzun Hale Getirme
Etkinliklerin gereğinden uzun sürmesi, birçok kâr amacı gütmeyen kuruluşun bağış toplama etkinliği düzenlerken yaptığı başka bir hatadır.
Konukları uzun bir program veya bir dizi etkinlik boyunca oturmalarını istemektense eve biraz daha erken göndermek daha iyidir.
Bağış toplama etkinliğine katılanlar sonsuza kadar esir tutulmak istemezler. Hayatları, çocukları ve işleri var ve ne kadar harika olursa olsun, etkinliğinizde altı saat geçirmek istemiyorlar.
Bir olayı kontrol altında tutmanın bir yolu, tiyatrodan bir ipucu almaktır. Tüm meseleyi senaryo haline getirmeyi düşünün. Konuşmacılarınız varsa, onlara ne kadar zamanları olduğunu söyleyin ve hatta onlar için bazı açıklamalar yazmayı teklif edin.
Bir bölümün başladığı andan bittiği zamana kadar olayın her ayrıntısını komut dosyası olarak yazın. Senaryoyu etkinlikte çalışan her personele ve her gönüllüye verin. Zaman çerçevesine mümkün olduğunca sıkı sıkıya bağlı kalmanın önemini vurgulayın.
Bağış toplama etkinliklerinizi kısa, tatlı ve isabetli tutun. Misafirlerinizi her zaman daha fazlasını isterken bırakmak istersiniz.
Katılımcılardan Bağış İsteyememek
Destekçilerinizden asla bağış istemezseniz ve ihtiyaçlarınız konusunda hiçbir zaman net olmazsanız, onların sizin yerinize gelmelerini nasıl bekleyebilirsiniz?
Bu tutarsızlığı düzeltmenin en iyi yolu, hemen devreye girmektir. Katılımcılarınıza yüce hedefleriniz ve özlemleriniz hakkında her şeyi anlatın. Yaklaşan girişimlerinizin planlamasına katılmalarına izin verin.
Başa çıkmayı planladığınız projeleri muhtemelen merak ediyorlar. Dahası, nasıl yardımcı olabileceklerini bilmek ve peşinden koştuğunuz iyi işin zemin katına girmek istiyorlar.
Bağışçılardan yardımlarını isteyin. Onlara bağışlarının önemli olduğunu ve kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun hayallerini gerçekleştirmek için her doların önemli olduğunu söyleyin.
İlk başta doğrudan para istemek doğal gelmeyebilir, ancak bağışçılarınız amacınıza nasıl gerçekten yardımcı olabileceklerinin farkında olmamaktansa gerçeği bilmeyi tercih ederler.
Etkinlik katılımcılarınıza doğrudan sorular sorun. Yanıtlarının ne kadar olumlu olduğuna şaşırabilirsiniz.
Tüm Platformlarda Koordine Olmamak
Bağış toplamadaki her şey artık çok kanallı, hatta yüz yüze etkinlikler. Çevrimiçi olarak bilet satabilir, açık artırmanızı çevrimiçi olarak yürütebilir, bir etkinlik sırasında çevrimiçi bağış yapma fırsatlarına sahip olabilir veya eşler arası bağış toplama için karmaşık bir sistem çalıştırabilirsiniz.
Kuruluşunuz birkaç dijital bileşenle küçük bir etkinliği halledebilir, ancak daha büyük bir etkinlik için dışarıdan yardım gerekebilir.
Pek çok kar amacı gütmeyen kuruluş, özellikle çok sayıda hareketli parça olduğunda etkinliklerini sahneye koymalarına ve pazarlamalarına yardımcı olmak için etkinlik planlama hizmetlerini kullanır. Birçok servis bu alanda çalışıyor.
Bakmaya değer birkaç firma Dirigo Design and Development ve Sir Isaac'dir. Ayrıca çok sayıda kitle fonlaması Platformlar, CauseVox, Classy gibi herhangi bir özel bağış toplama etkinliğinin dijital bileşenlerine yardımcı olabilir ve Eventbrite.
Olay Sonrası Kaçınılması Gereken Hatalar
Bağışçılarınıza Hemen Teşekkür Etmemek
Birçok bağış toplayıcının yaptığı en büyük hatalardan biri, etkinlik katılımcılarına ve bağışçılarına teşekkür etmemek. Veya yaparlarsa, bağışçılarına doğru şekilde teşekkür etmeyebilirler. Örneğin, bir bağışçı bir bağış toplama etkinliğinden sonra 10 dolar verirse, ona bir teşekkür e-postası göndermek tamamen kabul edilebilir.
Ancak, büyük bir bağışçı kar amacı gütmeyen kuruluşunuza 5.000 $ verirse, bir e-posta yeterli değildir. İyi düşünülmüş bir teşekkür mektubu sıralıdır. Ayrıca, bir yönetim kurulu üyesinin cömert katkılarını kabul etmek için resmi bir telefon görüşmesi yapması en iyisi olacaktır.
Mümkün olan en iyi vekilharçlık deneyimini sağlamak için bağışçılarınızın her birini birer birey olarak düşünmek önemlidir. Bağışçılarınızı kabul etmenin, onların kuruluşunuza geri gelmelerini sağlayan şey olduğunu kabul etmek de önemlidir. Donor Voice, bir araştırma çalışmasında, bir bağışçıya hızlı ve etkili bir şekilde teşekkür etmenin, bağış taahhüdünün yedi temel itici gücünden biri olduğunu buldu.
Etkinlik katılımcılarına teşekkür etmek için en iyi uygulama, teşekkürlerinizi bağış toplama etkinliğini takip eden ilk 48 saat içinde göndermektir.
Pratik olarak konuşursak, bu, muhtemelen önce e-posta yoluyla genel teşekkür göndermeniz ve ardından telefon görüşmeleri ve postayla gönderilen teşekkür mektupları gibi daha kişiselleştirilmiş yollara geçmeniz gerektiği anlamına gelir.
Bağışçılarınıza erkenden, sık sık ve kuruluşunuza katılımlarına uygun bir şekilde teşekkür ettiğinizden emin olun.
Geri Bildirim İstememek
Geri bildirim istemek, müşteri ilişkilerini geliştirmenin sağlam bir parçasıdır. Alışveriş yaptığımız veya iş yaptığımız her yerden ve hatta çevrimiçi bir hizmetle ilgili yardım istediğimizde bile anketler alıyoruz. Bu nedenle, etkinlik katılımcılarınızın hiçbiri sizden etkinliği nasıl beğendiklerini ve bir dahaki sefere daha iyi hale getirmek için herhangi bir önerileri olup olmadığını soran bir anket almaktan çekinmeyecektir.
Bir e-posta anketi en iyi seçenektir. Daha yaşlı katılımcılarınız bile muhtemelen katılabilir. İyi çalışan anket uygulamaları var ve bunlar kolay ve ucuz. SurveyMonkey en iyi bilinenidir. Ancak, operasyonunuz için bir etkinlik satıcısı kullanıyorsanız, muhtemelen yerleşik bir anket sistemi olacaktır. Her iki durumda da, yanıtları tablo haline getirmek ve anlamlandırmak kolay olmalıdır.
Anketi hızlı bir şekilde, mümkünse 24 saat içinde gönderin ve doldurmanız için bir teşvik sağlamayı düşünün. Anketi de kısa yapın. Eventbrite en fazla 10 çoktan seçmeli soru önerir.
Alt çizgi
Kâr amacı gütmeyen bir kuruluşun bağış toplama etkinliğiyle kolayca yapabileceği pek çok hata olsa da, bir o kadar hızlı düzeltme de var. Bu çözümleri kullanın ve para toplamaktan iyi niyeti yükseltmeye kadar etkinlikle ilgili hedeflerinize ulaşacağınızdan emin olarak bir bağış toplama etkinliğine ev sahipliği yapabilirsiniz.
