İnsan Kaynakları ile ilgili önemli gerçeklerden biri, tonlarca evrak işinin olmasıdır. Ton ve ton ve ton. Bugünlerde çoğu elektronik, ancak prensip aynı kalıyor. İK kayıt tutma yapar. Ve bu kayıtları saklamanız gerekiyor. Ancak sorulması gereken temel soru, İK'nın çalışan dosyalarını ne kadar süre tutması gerektiğidir.
İşte İK kayıt tutma için temel yönergeler. Ancak, eyalet yasalarının bu yönergelerden farklı olabileceğini unutmayın. Eyalet yasaları ve federal yasalar çelişiyorsa, kayıtları her zaman hangi gereksinim daha uzunsa ona göre tutun. Yeterince uzun olmamaktansa bir şeyi çok uzun süre saklamak daha iyidir.
Aşağıdaki kayıt tutma standartları, Society of Human Resource Management'tan (SHRM) alınan bilgilere dayanmaktadır.
Kayıtları Ne Kadar Süre Tutmalısınız?
Tüm özgeçmişleri, görüşme notlarını, başvuruları ve iş ilanlarını ve hatta bir kaydı kaydetmeniz gerekir. İş teklifi yapma kararı verildikten sonra bir yıl boyunca başvuru takip sisteminiz üzerinden yaptığınız aramalar yapılmış. Dolayısıyla, bir başvuru sahibiyle görüşürseniz ve tüm süreç üç ay sürerse,
Bunu neden yapmak zorundasın? Herhangi biri işe alma kararınızı sorgularsa, öyle olduğunuzu göstermeniz gerekir. ayrımcılık yapmamak yasa dışı olarak herhangi bir şekilde, şekilde veya biçimde. gibi kanunlar Engelli Amerikalılar Yasası, Başlık VII ve diğerleri uyumlu olduğunuzu göstermenizi gerektirir. Bu kayıtları tutmak, bunu yapmanıza yardımcı olur.
Uyuşturucu Test Kayıtlarını Ne Kadar Süre Tutmalısınız?
Eğer ihtiyacınız varsa uyuşturucu testi işe alım öncesi için, test sonuçları işe alım kaydının bir parçasıdır ve bunların bir kopyasını bir yıl süreyle saklamanız gerekir. İş yerinde meydana gelen bir olay nedeniyle veya rastgele bir kontrolün parçası olarak ek uyuşturucu testi yaparsanız, bu kayıtları da bir yıl süreyle saklamanız gerekir.
Ancak, Ulaştırma Bakanlığı düzenlemelerine tabi iseniz, uyuşturucu testi kayıtlarını tutmak için minimum süre beş yıldır.
Bordro/Zaman Kartlarını vb. Ne Kadar Süre Tutmalısınız?
Yasa, bu kayıtları üç yıl boyunca saklamanızı gerektiriyor, ancak son davalar, onları daha uzun süre saklamanızın daha akıllıca olacağı anlamına geliyor. Her bir çalışana ne kadar ödeme yapıldığının ve şirketinizdeki tüm görev süreleri boyunca kaç saat çalıştıklarının kaydını tutmak istiyorsunuz. Kayıtlarınızı, sebebi ne olursa olsun çalışanın ayrılmasından sonra en az beş yıl süreyle saklayın.
Muaf tutulan çalışanlar için, elbette, zaman kayıtları tutmanıza gerek yoktur, çünkü maaşları, çalışılan saat sayısından bağımsız olarak aynıdır.
Bununla birlikte, bir çalışanı muaf olmaması gerekirken muaf olarak yanlış sınıflandırdıysanız, bu çalışılan saat kayıtları, fazla mesai ödemeniz için size yol gösterebilir. Şirketin ücreti nasıl hesapladığını eklediğinizden emin olun. Örneğin, bunun düz maaş mı, maaş artı komisyon mu, fazla mesai mi, parça başı iş mi yoksa düz saatlik ücret mi olduğunu izlemeniz gerekir.
Bunu yalnızca ücret ve vergi soruları için değil, diğer birçok karar için çalışılan saat sayısına bağlı olarak yapmanız gerekir. Örneğin, FMLA'ya uygunluk, bir yılda çalışılan saat sayısına bağlıdır. Yarı zamanlı muaf bir çalışanınız varsa, FMLA uygunluğunu belirlemek için süreli kayıt yapılmasını zorunlu tutmayı düşünebilirsiniz. Ayrıca, çalışanlarınıza çalıştıkları tüm saatler için ödeme yaptığınızı kanıtlayabilmeniz gerekir.
Form I-9'u Ne Kadar Süre Tutmalısınız?
Çalışan I-9 Formunu, personel kayıtlarınızdan ayrı olarak, çalışanı işe aldıktan sonraki üç yıl boyunca ve istihdamın sona ermesinden sonraki bir yıl boyunca (hangisi daha sonraysa) saklayın.
Bu formları personel dosyalarından ayrı tutarsınız, böylece hükümet bunları kontrol etmek isterse, çalışanlar çalışanın personel kayıtlarındaki diğer bilgilere erişemez.
Sağlık/Emeklilik Yardımları Bilgilerini Ne Kadar Süre Tutmalısınız?
Tüm yardımlarınız için planlarınızın kayıtlarını en az altı yıl süreyle saklamanız gerekir. Mahkemeler, örneğin bir çalışanın daha yüksek bir emekli maaşı hak ettiğini söyleyerek size dava açması durumunda, bunun Fazla borcu olmadığını kanıtlamak işverenin sorumluluğundadır, çalışanın borcu olmadığını kanıtlamak değil. Yapmak. Tüm bu Özet Plan Açıklamalarını saklayın.
Eski çalışanlarınız varsa, COBRA için uygun, sağlık faydalarını genişletirken, bu kayıtları da güvende olmak için altı yıl boyunca saklamanız gerekir. Yasa, alıkoymayı belirtmez, ancak bu, Çalışan Emeklilik Gelir Güvenliği Yasası (ERISA) kapsamında geçerli olabileceğinden, bu yasa, altı yıl süreyle alıkoymayı gerektirir. Güvenli tarafta olmak için, o kayıtları atmayın.
Açıklama için Cornell Hukuk Fakültesi Çalışan Emeklilik Gelir Güvenliği Yasası (ERISA) için Yasal Bilgi Enstitüsü'ne bakın.
FMLA Kayıtlarını Ne Kadar Süre Tutmalısınız?
Bir çalışan FMLA istediğinde, izni üç yıl boyunca reddetseniz bile, bu belge izini saklamanız gerekir. Her çalışanın izninin ne zaman başladığını ve ne kadar süre kullanıldığını takip ettiğinizden emin olun. Çalışanın aralıklı FMLA'sı varsa, her izni takip ettiğinizden emin olun ve saat sayısını belgelemek kullanılmış. Tarihler ve saat sayısı belgelenmelidir. Unutmayın, aralıklı izin günde birkaç saat veya haftada birkaç gün kullanılabilir. Hepsini belgeleyin ve bu kayıtları saklayın.
Unutmayın, bu kapsamlı bir liste değildir ve yalnızca Federal kanunlar için geçerlidir. Örneğin, bir Federal yükleniciyseniz veya eyaletinizin farklı standartları varsa, ek kayıt saklama yasalarına tabi olabilirsiniz. Şüpheye düştüğünüzde, onu atmayın.
İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği'nde (SHRM) kayıt tutma ve zorunlu raporlama hakkında ek kaynaklara erişebilirsiniz.
Sağlanan bilgilerin yetkili olmakla birlikte doğruluk ve yasallık açısından garanti edilmediğini lütfen unutmayın. Site dünya çapında bir kitle tarafından okunmakta veistihdam yasaları ve yönetmelikler eyaletten eyalete ve ülkeden ülkeye değişir. Lütfen adli yardım istemekveya yasal yorumunuzun ve kararlarınızın bulunduğunuz yer için doğru olduğundan emin olmak için Eyalet, Federal veya Uluslararası hükümet kaynaklarından yardım. Bu bilgiler rehberlik, fikir ve yardım amaçlıdır.
