sen olsan da bir etkinlik planlama işine başlamak sosyal etkinlikler, iş etkinlikleri veya her ikisinin birleşimi için hizmetler için nasıl ücret alacağınızı bilmelisiniz.
Dahil olmak üzere, oranınızı belirleyen çeşitli faktörler vardır. olay kurgulama ve işletme giderleri, maaşlar ve karlar. Oranlar işinizi nerede yürüttüğünüze, üstlendiğiniz proje türlerine ve piyasanın ne kadar ödemeye razı olduğuna bağlı olarak değişir.
Etkinlik Planlayıcılarının Ücretlerini Yapılandırma Yolları
Yarı zamanlı, hatta tam zamanlı bir iş kurmak istiyorsanız, kabaca beş tane var. etkinlik ücretinizi yapılandırmanın yolları ve ücretlerinizi müşterilerinize teklif edin:
- Sabit proje ücreti
- Giderlerin yüzdesi
- Saatlik ücret
- Harcamaların yüzdesi artı bir saatlik ücret
- komisyon oranları
Aşağıdaki açıklamalar ve örnekler için, hizmetleriniz için saatte ortalama 75 ABD doları kazanmak istediğinizi varsayalım.
Sabit Proje Oranına Dayalı Ücretler
Birçok müşteri, tüm ücretler dahil bir projenin ne kadara mal olacağını bilmeyi tercih eder.
Düz proje ücretleri, genellikle spor pazarlama programlarında bulunanlar gibi paket etkinlikler için kullanılır ve birçok şart ve uyarıyla birlikte kişi başına hesaplanabilir. Bu senaryoda müşteri, tüm lojistik, yemek, mekan, konaklama giderlerini vb. koordine etmek için etkinlik planlayıcısıyla doğrudan sözleşme yapabilir.
Örneğin, 15 kişilik bir günlük tarihi şehir turu düzenlemek üzere işe alındığınızı varsayalım. Müşteriniz ulaşım için sabit bir ücret, özel bir rehber, öğle yemeği ve mekanlara herhangi bir/tüm giriş ücretleri için teklif vermenizi istiyor. Ancak, sizden her bir gider kaleminin üst düzey bir dökümünü vermenizi de isterler.
olarak etkinlik planlayıcısı, bunu teklif etmek için, projenin tüm yönlerinin ne kadara mal olacağını belirleyerek sabit bir ücret belirlemeniz gerekir. Zamanınız da dahil olmak üzere tüm hizmetlerin maliyetini müzakere etmeli ve hesaplamalı ve giderler için birleşik bir toplam teklif etmelisiniz.
Bu, bir bütçeyi yönetme sorumluluğunu doğrudan size yükler ve koşulların değişebileceği çeşitli senaryoları tahmin etmeyi gerektirir. Gerekli depozitoları belirlemek, tüm hizmetler için ödeme yapmak ve tüm hizmet sözleşmelerinin sorumluluğunu üstlenmek sizin sorumluluğunuzdadır.
Giderlerin Yüzdesine Dayalı Ücretler
Ortalama olarak, etkinlik planlayıcıları, ücretlerinin bir parçası olarak bir etkinliğin toplam maliyetinin %15-20'sini almalıdır. Programın karmaşıklığına ve bir etkinliği planlamak ve yürütmek için gereken süreye bağlı olarak, bazen bu, bir planlamacının tüm maliyetini ve kâr kaynağını karşılamaya yeterlidir.
Örneğin, seçkin bir restoranda kişi başı ortalama 175 ABD doları olan 40 kişilik özel bir akşam yemeği düzenlemek için işe alındığınızı varsayalım. Müşterinizle görüşmeniz, bu etkinliği planlamanız, katılmanız ve tüm takibini tamamlamanız toplam 15 saat sürdüğünü tahmin edelim. Toplam harcamaların %18'ini alırsanız, hedeflediğiniz 75$/saatlik ücretten biraz daha fazlasını kazanırsınız:
175 USD x 40 misafir = 7.000 USD x %18 = 1.260 USD
15 saat x 75 USD/saat = 1.125 USD.
Müşteri sizinle tüm hizmetler için doğrudan sözleşme yapıyorsa, müşteriye toplam olay gideri ücreti toplam 8.260 ABD Doları olacaktır.
Saatlik Ücrete Göre Ücretler
Bazı müşteriler, etkinlik planlayıcının hizmetler için bir saatlik ücret teklif etmesini ve belirli bir müşteri programını yönetmek ve yürütmek için toplam saat sayısını tahmin etmesini tercih eder. Sabit proje oranına benzer görünebilir, ancak yol boyunca ihtiyaç duyulabilecek değişikliklere uyum sağlamak için her iki taraf adına daha fazla esneklik sağlar.
Birçok iş etkinliği planlayıcısı, hizmetler için saatlik fatura keser. Bir müşterinin hizmetlerinizi kiralamanın ne kadara mal olacağını bilmesini ve makul bir bütçe hesaplamasını sağlar. Sıklıkla bunun nedeni, müşterinin beklenmeyen harcamaları daha iyi idare etmek istemesidir.
Her iki tarafın da hangi hizmetlerin sağlanacağı konusunda hemfikir olması için beklentiler etrafında dikkatli parametreler tanımlamayı her zaman unutmayın. Bir etkinlik planlayıcısı olarak, oluşabilecek tüm makul işletme giderleri için faturalandırmaya bir referans eklemelisiniz.
Bazı etkinlik planlayıcıları, nakliye, araç kiralama ve diğer çeşitli gider kalemleri gibi işletme giderlerini %15-20'ye kadar belirleyebilir. Bunu yaparsanız, bu tür işaretlemeleri ifşa etmeli ve müşterinizle önceden anlaşma yapmalısınız.
Saatlik etkinlik planlama oranları söz konusu olduğunda, zamanınız için ne sıklıkta faturalandırabileceğinizi belirlemek de önemlidir.
Örneğin, bir müşteri olduğunu varsayalım. seni işe almak Mart ayında bir günlük seminer düzenlemek için Ekim ayında. Hizmetleriniz, mekan için kaynak ve pazarlık yapmak üzere sözleşme yapılıyor, catering Hizmetleri, A/V ve sınırlı sayıda iletişim öğelerinin (örneğin, davetler, ajanda, değerlendirme formları vb.) içerik oluşturulmasına katkıda bulunur.
Müşteriniz ayrıca yerinde yönetim sağlamanız için sizi işe alıyor. Belirli hizmetler için farklı zamanlarda faturalandıracağınız ve bugüne kadar gerçekleştirilen tüm hizmetler için haftalık, iki haftalık veya aylık olarak fatura göndereceğiniz konusunda önceden bir anlaşma yaparsınız.
Bu sözleşme kapsamında, siz ve müşteriniz, her iki tarafın da beklenen sorumluluklarını içeren ayrıntılı bir çalışma beyanı hazırlamanız gerekir. Ardından, bu kadar saat artı makul harcamalardan oluşan bir toplam bütçe tahmininde bulunabilirsiniz (bu ayrıntıların neleri içerebileceği konusunda net olun).
Giderlerin Yüzdesine Dayalı Ücretler Artı Sabit Ücret/Saatlik Ücret
Bazen bir etkinlik düzenlemek için işe alınırsınız ve her ne sebeple olursa olsun, müşteri harcama yüzdesine dayalı bir oranı tercih eder. Ancak bu, toplam sürenizin ve hizmetlerinizin maliyetini karşılamak için yeterli değildir. Bu durumlarda, ücretlerinizi iki farklı kategoride birleştirilmiş bir maliyetle sunmak mantıklıdır.
Örneğin, bir müşteri sizi bir konferansla ilişkili etkinlikleri düzenlemeniz için işe alır. Göreviniz, her biri 50 konuk ile iki özel akşam yemeği ve bir golf gezisi düzenlemek. Bu birleşik etkinliklerin toplam maliyeti yaklaşık 20.000 ABD dolarıdır, ancak yaklaşık 60 saat zamanınızı gerektirir ve bu projenin karmaşıklığı daha yüksek bir kar marjını haklı çıkarabilir. Bunu göz önünde bulundurarak, aşağıdaki hesaplamalar ile nihai sabit ücret ve saat ücretinize ulaşabilirsiniz:
Gider Tahmininin Yüzdesi:
20.000 USD x %18 = 3.600 USD
Saatlik Ücret Tahmini:
60 saat x 75 USD/saat = 4.500 USD
Saatlik Açık:
$3,600-$4,500 = -$900.
Yukarıdaki örnekte yaptığımız gibi bir açıkla karşılaşırsanız, birden fazla dış satıcının lojistiğini yönetmek için 15 saat teklif vermeyi seçebilirsiniz. O zaman teklifiniz aşağıdakileri yansıtabilir:
Ara Toplam Etkinlik Giderleri: $23,600
Sabit Ücret: 1.125 ABD Doları (saatte 75 ABD Doları olan 15 saate göre)
Bu senaryoda, çalışma saatlerinizi uygun şekilde tahmin ettiğinizi (kişisel seyahat gibi standart dışı işletme giderlerini karşılayacak bir hesap) dikkatlice belirlemeniz gerekecektir. Beklendiği gibi, çok az müşteri haklı sebepler sunulmadığı sürece daha sonra harcamalardaki artışları görmekten memnundur.
Komisyon Oranlarına Dayalı Ücretler
Etkinlik planlayıcılarının hizmetler için ücret tahsil etmesinin bir başka yolu da komisyona tabi bir oran sunan mekanlar aracılığıyla etkinlik alanını güvence altına almaktır. Bunlar genellikle bilet rezervasyonu, otel odası ve diğer ulaşım biçimleri için seyahat acentelerine sağlanan ücretlerdir.
Örneğin, birçok otel bir komisyon oranı misafir odaları ve diğer masraflar için %10'a kadar.
Bazı etkinlik planlayıcıları komisyona tabi oranları kendileri için bir gelir kaynağı olarak benimseyecek olsalar da, Bilgili müşteriler, komisyona tabi oranlar geçerli olduğunda etkinlik planlayıcısının sadakat duygusunu sorgulayabilir. dahil olmuş. Bu nedenle, birçok tecrübeli planlamacı komisyona tabi bir oran veya programları için komisyonsuz fiyatlandırma pazarlığı yapın ve bu tasarruf kaynağını doğrudan müşterilerinin Sonuç olarak.
Ayrıca, bazı müşteriler komisyona tabi oranların mevcut olduğunun farkında olabilir ve bu oranları dışarıdan beklemeyebilirler. Danışmanlar, ana hatlarıyla belirttiğimiz diğer tanımlanmış faturalandırma yöntemlerinden herhangi birini kullanarak faturalandırabilir ve yine de bir komisyon oranı. Genel olarak, birçok etkinlik planlayıcısı tarafından gelir akışlarını bu şekilde esasen "ikiye katlamak" iyi bir biçim olarak görülmez.
Komisyonlu fiyatları kabul ediyorsanız, hizmetleriniz için alternatif faturalandırma yöntemleri kullanarak müşterinizden ücret almamak en iyisidir.
Komisyona tabi oranların en mantıklı olduğu senaryolar vardır; örneğin, işe alım yapabilecek daha küçük kar amacı gütmeyen kuruluşlar veya dernekler gibi. bir üyelik etkinliği veya toplantısı için hizmetleriniz ve ücretlerin büyük bir kısmı doğrudan katılımcılar tarafından ödenir organizasyon.
Başka bir senaryo, müşterinizin sizden müşteri hediyeleri satın alması ve sizin de promosyon ürünleri dağıtım hizmetleri sunmanız olabilir. Bu durumda, promosyon ürünleri için pazarlık yapın ve müşteriniz tüm ücretlerin önceden farkında olmadığı sürece hizmetleriniz için saatlik ücret talep etmeyin.
