Gelen telefon çağrıları çok fazla zamanınızı alabilir ve sizi diğer görevlerden uzaklaştırarak üretkenliğinizi ciddi şekilde azaltabilir. Ama tıpkı var olduğu gibi giden telefon çağrılarını yönetmenin yolları bu seni geliştirecek zaman yönetimi, gelen aramalarda harcadığınız süreyi azaltmanın yolları vardır. Ve bunu sizi arayan kişiye kaba davranmadan yapabilirsiniz. Bu telefon yanıtlama ipuçları sizi daha verimli ve üretken kılacaktır.
Uygun Bir İş Telefonu Karşılaması ile Cevap Verin
Örneğin, telefona cevap verirken şöyle bir şey söyleyin: "Cypress Technologies, Susan konuşuyor. Size nasıl yardımcı olabilirim?" Bu sadece arayan kişinin bir işe ulaştığını bilmesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda soruyu yanıtlama sorumluluğunu da ona yükler. zaman kazanmak boş sohbetler veya "Bu Cypress Technologies mi?" gibi keşif soruları üzerine.
Konuşurken Düşünün ve Öncelik Verin
Çağrının şu anda mı yoksa daha sonra mı ele alınması en iyisidir? İşletmelerin aldığı telefon çağrılarının çoğu, "Ne kadar geç saatlere kadar açıksınız?" gibi kolayca yanıtlanabilen hızlı sorulardır. Ancak diğerleri daha karmaşık ve zaman alıcı yanıtlar içerir. Durum buysa, arayan kişiye bunu söyleyin ve konuyu tartışmak için onu ne zaman geri aramanın uygun olacağını sorun.
Açıklama ve Özetlemeyi Kullanın
Telefonda sohbet etmek isteyen ya da asıl meseleden sapan biriyle konuşuyorsan şöyle bir şey söyle: "Yani senden duyduğum şey şu..." veya "Yani önemli noktalar..." veya "(Özet ekleyin) söylediklerinizin adil bir özeti mi?" Sohbet etmeyi reddeden biriyle sohbet etmek zordur.
Her Aramayı Bir Eylem Özetiyle Kapatın
Çoğu durumda bu yalnızca birkaç saniye sürecek olsa da, hatalardan ve tekrar kontrol etme ihtiyacından kaçınarak size çok zaman kazandırabilir. Örneğin, bir müşteriyle toplantı ayarladığınız bir konuşmanın ardından şöyle diyebilirsiniz: "Güzel. Yarın sabah 10'da (yerini girin) ofisinizde sizinle buluşacağım ve örneklerin üzerinden birlikte geçeceğiz."
Telefonların Yanında Mesaj Defteri Bulundurun
Bu sadece şunun için iyi değil zaman yönetimi ve görüşme sırasında odaklanmayı sürdürmenin yanı sıra, daha sonra belirli bir görüşmenin ayrıntılarını bulmanız veya gözden geçirmeniz gerektiğinde zaman yönetimi açısından da faydalıdır.
Müşterilere ve Müşterilere E-posta Seçeneği Sunun
Bu seçenek göz önüne alındığında, herhangi bir müşteri telefon görüşmesi yerine e-postayı seçecektir. Şirketinizin e-posta adresinin kartvizitlerinizde ve web sitenizde belirgin olduğundan emin olun. E-posta adresleriniz varsa, mevcut müşterilerinize ve müşterilerinize e-posta gönderin, e-posta seçeneğinden bahsedin ve bunu iyileştirmenin bir yolu olarak sunun. iletişim.
Telefon Sürenizi Yönetmek için Teknolojiyi Kullanın
Asgari olarak işletmenizin bir sesli mesajı olmalıdır. Bunları uygun iş senaryolarıyla ayarlayın ve ofis dışında olduğunuzda veya kesintisiz bir şey üzerinde çalışmanız gerektiğinde telefona cevap vermek için bunları kullanın. Daha sonra her gün bu telefon mesajlarını yanıtlamak için bir zaman planlayın. Telefon görüşmelerini bir arada gruplayarak değerli zaman kazanacaksınız.
Bir Kişinin Telefona Cevap Vermesini Sağlayın
Bununla birlikte, teknolojiye çok fazla güvenmemek önemlidir. Her zaman bir makine (veya daha kötüsü, otomatik etkileşimli sesli yanıt (IVR) sistemi) almak, insanlar mesaj bırakma veya geri arama zahmetine girmediğinde işinize mal olacak gerçek bir kesintidir. Gelen telefon çağrılarını yanıtlamak gün içinde çok fazla zaman alıyorsa, bir resepsiyon görevlisi veya bir görevli tutmayı düşünün. profesyonel yanıtlama hizmeti senin için telefona cevap vermek. Bunu başka birine yaptırmanın maliyeti, üretkenliğinizdeki artış ve daha iyi satışlarla fazlasıyla dengelenebilir.
Evinizde Ayrı Bir İş Kolu Kazanın
Ev tabanlı bir işletme işletiyorsanız, kendi sesli mesajı olan, yalnızca iş amaçlı ikinci bir telefona ihtiyacınız vardır. Bu sadece daha profesyonel olmakla kalmaz, aynı zamanda mesajların arasında gezinmek ve hangilerinin işle ilgili olduğunu belirlemek için harcadığınız zamandan da tasarruf etmenizi sağlar.
Sıkça Sorulan Sorular için Yazılı Bir Senaryo Tutun
Telefonda en sık karşılaştığınız sorular için kısa bir SSS belgesini el altında bulundurun. Yanıt aramaları veya belirli bir isteğe nasıl yanıt vereceklerini düşünmeleri gerekmiyorsa, size ve çalışanlarınıza zaman kazandırır.
Telefonunuzda Ustalaşın
Unutmayın, telefonun iş gününüzü yöneten müdahaleci bir zaman kaybı değil, bir iş aracı olması gerekiyor. Gelen telefon çağrılarınızı bu zaman yönetimi ipuçlarına göre yönetmek, daha verimli olmanıza, performansınızı geliştirmenize yardımcı olacaktır. üretkenliği artırır ve telefonunuzu doğru yerine koyarsınız; bu da işinizi yürütmek yerine işinizi yürütmenize yardımcı olur yırtık pırtık.
