Ofis mobilyaları ve ekipmanlarıyla karşılaştırıldığında ofis malzemeleri küçük bir masraf gibi görünebilir. En büyük fark, mobilya ve ekipman gibi büyük satın alımların genellikle tek seferlik satın alınması, buna karşın ofis malzemelerinin her gün kullanılması ve düzenli olarak yenilenmesi gerekmesidir. Ofis malzemesi harcamalarınızı yönetmez ve kontrol etmezseniz, bu harcamalar iyi yapılandırılmış herhangi bir bütçeyi geçersiz kılabilir.
Neyse ki bütçenizi aşmamak için ofis malzemelerine ne kadar harcayacağınızı kontrol etmek için yapabileceğiniz birçok şey var. Toplu olarak satın almak, özellikle de depolama alanınız varsa, her zaman akıllıca bir yoldur. Staples /Office Depot ve Office Max gibi bir zamanlar yalnızca fiziksel olarak faaliyet gösteren ofis tedarik zincirlerinin çoğu, artık çevrimiçi ve çoğu zaman ücretsiz gönderimle satın alma olanağı sunuyor. Ofis malzemelerinden tasarruf etmenize yardımcı olabilecek, dikkate almanız gereken bazı stratejiler şunlardır:
Gerekli Malzemeler
Her seferinde sipariş ettiğiniz ofis malzemelerine bir göz atın. Kendinize "sahip olunması güzel" ve "sahip olunması gereken" ofis malzemelerinin olup olmadığını sorun. Alacağınız ürünlerin kalitesini göz önünde bulundurun. Markalı sarf malzemeleri satın almanız mı gerekiyor yoksa jenerik mağaza markasını kullanabilir misiniz? Markasız ve daha ucuz bir ambalaj bandı kullanabilir misiniz? En sık satın alınan ofis malzemelerinden birkaç dolar tasarruf etmek zamanla artacaktır.
Fiyatları Karşılaştırın, Çevrimiçi Alışveriş Yapın
Ödevinizi yapın ve en sık satın aldığınız ürünlerin fiyatlarını karşılaştırın. Sattıkları ürünleri listeleyen bir web siteleri varsa, her mağazayı fiziksel olarak ziyaret etmeniz gerekmez. Senin bütün ofis malzemesi satın alma çevrimiçi yapılabilir. Nakliye masraflarını da hesaba katarak çevrimiçi fiyatları karşılaştırırken dikkatli olun. Bazı çevrimiçi perakendeciler, minimum miktarda malzeme sipariş etmeniz durumunda ücretsiz gönderim olanağı sunar.
Bir Satın Alma Sözleşmesi Pazarlığı Yapın
Şirketiniz her ay önemli miktarda ofis malzemesi satın alıyorsa tedarikçinizle bir satın alma sözleşmesi müzakere edebilirsiniz. Kendi lehinize bir sözleşme müzakere etmenin anahtarı, öncelikle en sık satın aldığınız malzemeleri (harcanan dolar cinsinden) belirlemektir. Pazarlıklarınızı bu öğeler üzerinde yoğunlaştırın; eğer herhangi bir öğeye teslim olmak zorunda kalırsanız, hangilerinin daha az sıklıkta satın alındığını bileceksiniz.
Toplu Sipariş
Çoğu ofis malzemesi toplu olarak satın alınabilir. Örneğin, 500 sayfalık paketler halinde kağıt satın almak yerine 5.000 sayfalık bir kutu almayı düşünün. Ancak iki seçenek vardır: Daha büyük miktarlarda satın almak için bir miktar para bağlamanız gerekecek ve satın aldığınız toplu ürünleri depolamanız gerekecektir. Aşağıdakileri göz önünde bulundur:
- Küçük hacimli veya kalem, kurşun kalem ve kağıt gibi ucuz ürünlerdeki düşük fiyatlar, genel fiyatlar için iyi bir gösterge değildir. Bu ürünlerde fiyatlarını düşüren mağazalar, feda ettikleri kârı telafi etmek için genellikle diğer ürünlerden daha fazla ücret talep edeceklerdir.
- Toplu alımlar için Costco veya Sam's Club gibi depo kulüplerini düşünün. Bu toplu perakendecilerin ayrıca çevrimiçi olarak ofis malzemeleri sipariş etmek için kullanılabilecek web siteleri de vardır.
- Tedarikçinizle bir hesap oluşturun. Daha büyük tedarik şirketleri size geçen ay veya yıl içinde ne sipariş ettiğinize dair bir açıklama sağlayabilir. Franchise'ın bir bütün olarak bireysel franchise sahiplerine daha iyi bir fiyat sağladığı hacim nedeniyle, franchise'lar sıklıkla franchise sahiplerine bu tür bir indirim sunar.
- Bir Ofis Malzemesi Satıcısı Ödül programına kaydolun. Staples gibi büyük perakendeciler müşterilerine büyük avantajlar sunuyor Müşterileri ödüllendirir.
Aşağıda temel ofis malzemelerinin önerilen bir listesi verilmiştir:
Kalemler ve kurşun kalemler
- Tükenmez kalemler (mavi, siyah, kırmızı vb.)
- Kalıcı işaretleyiciler
- Vurgulayıcılar
- Silinebilir tahta işaretleri (ve silgiler)
- 2 numaralı kalem
Kağıt
- Çizgili kağıt tabletler
- 8,5" x 11" (letter boyutunda) fotokopi/bilgisayar kağıdı
- 8,5" x 14" (legal boyut) fotokopi/bilgisayar kağıdı
- Zarflar (legal ve letter boyutunda)
- Post-It® Notları
Ataşlar, Zımbalar ve Bant
- Küçük ataçlar
- Büyük ataçlar
- Bağlama klipsleri
- Zımba teli
- Ofis Bandı
- Ambalaj bandı
Dosya Klasörleri
- Mektup boyutu (8,5" x 11")
- Yasal boyut (8,5" x 14")
Diğer öğeler:
- Yazıcı Kartuşları veya yedekleri
- Makas
- Beyaz Çıkış (veya düzeltme bandı)
- zımbalar
- Lastik bantlar
- Takvimler ve planlayıcılar
- Posta pulları veya posta sayacı (posta hacmine bağlı olarak)
