Özel etkinlik planlayıcıları - özellikle de kar amacı gütmeyen dünya - Açık havada bağış toplama etkinliği düzenlemenin harika bir fikir olduğunu bilin. Bu tür etkinlikler, diğer topluluk bağış toplama fikirleri gibi, gelecek yılın etkinliğinin planlanmasının bu yılın hemen ardından başlamasını gerektirir. bağış toplama etkinliği sonucuna varıyor. Etkinlik hakkında bilgi vermek ve nelerin iyi gittiğini, nelerin geliştirilebileceğini tartışmak önemlidir; henüz etkinlik ekibin zihninde tazeyken. Başarıların ve iyileştirmelerin tartışılması, bu özelliklerin gelecek yılki etkinliğe dahil edilebilmesini veya geliştirilebilmesini sağlar. Bu tür proaktif planlama aynı zamanda sponsorlara da değer katar. Ve kaçınılmaz olarak tüm başarılı topluluk yürüyüşleri yıldan yıla büyümeyi ve genişlemeyi umuyor.
Bu tür etkinlikleri düzenlemenin temel amacına odaklanmak önemlidir: bağış toplama. Daha önce bir topluluk yürüyüşü gerçekleştirmiş olan etkinlik planlayıcıları için planlama için en önemli zamanlardan biri aslında yürüyüşün bitiminden sonra gerçekleşir. Bir topluluk bağış toplama yürüyüşü planlamanın ve yürütmenin birçok yönünü öğrenmek için Chicago'daki Y-ME Meme Kanseri Derneği'nin ev sahipliği yaptığı Anneler Günü Etkinliğinin perde arkasını görmek için Organizasyon.
Y-ME Anneler Günü Meme Kanseri Bağış Kampanyası Yürüyüşü
Y-ME, 1979 yılında iki meme kanseri mağduru tarafından kuruldu. Kâr amacı gütmeyen kuruluş, meme kanseri hastalarına yönelik çok dilli Ulusal Meme Kanseri Yardım Hattı programıyla tanınıyordu. Program, tamamı meme kanserinden kurtulan ve eğitimli akran danışmanlarından oluşan, ülkenin tek 24 saat ücretsiz yardım hattı olarak ün kazandı. Ancak kuruluş aynı zamanda Anneler Günü'nde programlarını ve hizmetlerini destekleyen yıllık bir bağış toplama yürüyüşü de düzenledi. 2007 yılında Y-ME, 12 şehirden yaklaşık 43.000 yürüyüşçüyle 7 milyon dolardan fazla bağış topladı. 2008 yılı itibariyle 15 şehir katılmıştır. Maalesef Y-ME 2012'de kapılarını kapattı ancak yıllık bağış toplama etkinliğinin mirası, kar amacı gütmeyen etkinlik planlayıcıları için harika bir örnek olay olmaya devam ediyor.
Y-ME'nin bağış toplama başarısının büyük bir kısmı, planlamaya yönelik organize bir yaklaşıma ve öncelikle en önemli hedeflerin göz önünde bulundurulmasına bağlanabilir. Organizasyonun eski özel etkinlikler müdürü Liz Klug, rekor kırdıkları 2007 yılı sonrasında şunları söyledi: “Planlama süreci sırasında çeşitli zaman noktalarına yönelik bir planımız var. Bu nedenle, başarılı olduğumuzdan emin olmak için en kritik noktaları zamanında tanıtmak için adımlar atacağız. Örneğin, ilk kez bir etkinliğe ev sahipliği yapıyor olabileceğimiz bir şehirde, insanların tekrar gelmek isteyeceği harika bir mekan ve lokasyona sahip olduğumuzdan emin olmalıyız. İleride hangi kafelere broşür bırakacağımıza odaklanabiliriz.” Klug ve Y-ME etkinlik planlama ekibinin bu kadar başarılı bir etkinliği nasıl organize ettiklerine bir göz atalım.
Sayıları Analiz Etmek
Bir topluluk yürüyüşüne veya benzer bir etkinliğe ev sahipliği yapmak, birkaç farklı bileşenin bir araya getirilmesini gerektirir. ama sonuçta etkinliğe ev sahipliği yapan dernek ya da hayır kurumu bunu para toplamak için yapıyor. onların nedeni. Bu nedenle, bir sonraki etkinliği planlamanın ilk adımı, mevcut olay sona erdiğinde gerçekleşir ve bu işin çoğu "sayılar" ile ilgilidir.
Klug şöyle açıklıyor: "Etkinlik sona erdikten sonra rakamlara yakından baktık," diye açıklıyor, "Bu yılki performansımızı önceki yılla karşılaştırdık. Katılımcı deneyimine baktık. Sponsorluk kategorilerimizi değerlendirdik. Olaylarla ilgili her türlü e-postaya anında yanıt verdik.” Etkinlik planlayıcıları ayrıca bu yılki etkinliğe katılan herkesin gelecek yıl da devam edeceğinden emin olmak için acil adımlar atacak.
Klug ayrıca ayrıntılara da indi. Değerlendirmelerinde katılan gönüllü sayısından, dağıtılan tişörtlerin hacmine kadar her şeye baktı. Daha sonra gelecek yıl için daha fazlasına mı yoksa daha azına mı ihtiyacı olduğunu sorardı.
Planlama Zaman Çizelgesi
Topluluk bağış toplama yürüyüşü düzenleyenler için çeşitli zamanlarda hangi adımların atılması gerektiğini bilmek önemlidir. Kâr amacı gütmeyen kuruluşların çoğu, etkinliğin başarısını artıracak çok sayıda personel ve gönüllü komite üyesine sahip olma lüksüne sahip değil. Ancak planlamacılar, etkinliğin kamu takvimine alınması için şehrin belediye başkanı ofisi ve bayındırlık işleri departmanı ile yakın işbirliği içinde çalıştıklarından emin olmaları gerektiğinin farkındalar.
Klug, geçen yılın rakamlarını analiz ettikten sonraki ilk adımın kurumsal işe alıma odaklanmak olduğunu öne sürüyor. Etkinlik yeni bir program değilse, kurumsal destek gelecek yılın etkinliği için bu yılki etkinliğin bitiminden hemen sonra. Klug, "Etkinlik sonuç raporunu sunarken sponsorlukları yenilemeye odaklandık" diyor. Kendisi aynı zamanda bir bağış toplama etkinliği olarak bir topluluk yürüyüşü düzenlemekle ilgilenen planlamacılar için aşağıdaki önemli noktaları da sunuyor:
- Kurumsal sponsorları belirleyin
- Yürüyen ekip programları geliştirin
- Etkinlik aktivitelerini belirleyin
- Yürüyüşe alıma başlayın
- Etkinlik lojistiğini sonlandırın
- Etkinliği düzenle
- Bir “teşekkür ederim” etkinliği düzenleyin
- Bir sonraki etkinliği değerlendirin ve başlatın
Y-ME ayrıca lojistik gereksinimlerinin çoğunu karşılaması için dışarıdan bir lojistik firmasını da işe alacak. Ancak en yararlı olanlardan biri çevrimiçi kayıt sisteminin uygulanmasıydı.
Online Kayıt Sistemi Başarısı
Y-ME, çevrimiçi kayıt için web'i kullanmanın önemini kısa sürede öğrendi ve o zamandan bu yana, teknolojinin çevrimiçi kayıt ve bağış toplama için kullanılmasını güçlü bir şekilde savundu.
2003 yarış web siteleri olarak hizmet vermek üzere çevrimiçi bir seçmen ilişkileri yönetimi sistemine yatırım yaptılar. Bu tür bir sistem, gönüllülerin bağış ve diğer katılımlar için kişiselleştirilmiş çağrılarda bulunabileceği kişisel bir web sitesi görevi görür. Bilgileri tek bir veritabanında toplar ve yürüyen takım kaptanlarının üyelerini cesaretlendirmesi için bir araç görevi görür.
Çevrimiçi katılımcıların sayısı 4.000'den 11.594'e çıktı. Çevrimiçi bağışlar 5.000'den 19.650'ye çıktı. Y-ME ekibi, bunun 2,35 milyon dolarlık bir hedefe ulaşılmasına katkıda bulunduğuna inanıyordu ve buna ek olarak, teknoloji idari maliyetleri yaklaşık 20.000 dolar azalttı.
Böyle bir sistem aynı zamanda bir organizasyonun yarış gününün ötesinde bileşenleri takip etmesine ve sürece dahil etmeye devam etmesine olanak tanıyan önemli bir iletişim aracı olarak da hizmet edebilir.
Yarış Günü Zaman Çizelgesi
Topluluk yürüyüşleri çoğunlukla sabahları planlanmaktadır. Tabelaların ve konumun karmaşıklığına bağlı olarak, etkinlik için kurulum genellikle etkinlikten bir hafta kadar erken bir zamanda başlayabilir ve çoğu etkinlik yürüyüşten birkaç gün önce gerçekleşir.
Y-ME yıllık bağış toplama etkinliğini planlarken, ekip genellikle etkinliğin düzenlendiği alanı sınırlamaya çalışırdı. Kapatma gibi belirli operasyon görevlerini yürütmek için önemli miktarda kaynak süresi gerektirmeyecek şekilde yürüyün sokaklar. Yürüyüşleri genel olarak rekabetçi değildi, dolayısıyla daha rekabetçi bir yarış ortamı için gereken gereksinimleri dikkate almak zorunda kalmamalarına da yardımcı oldu.
Yarış gününün programı genellikle şu şekilde ilerliyordu:
- Etkinlik Planlama Ekibi Geliyor (Yürüyüşten 2,5 saat önce)
- Gönüllü Girişi (Yürüyüşten 2 saat önce)
- Sponsor Girişi ve Kurulumu (Yürüyüşten 2 saat önce)
- Kayıt Başlıyor (Yürüyüşten 1,5 saat önce)
- Hat Kurulumuna Başlama (Yürüyüşten 30 dakika önce)
- Açılış Törenleri (yürüyüşten 10 dakika önce)
- Yarış Başlıyor
- Ana Sahne Eğlencesi Başlıyor (Yürüyüş başladıktan 1 saat sonra)
- Resmi Ana Sahne Konuşmaları (yürüyüş bittikten sonra; 1,5 saatte)
- Program Resmi Olarak Sona Eriyor (Yürüyüş başladıktan 3 saat sonra)
- Etkinlik Dağılımı Başlıyor (etkinlik resmi olarak sona erdikten sonra)
Topluluk Yürüyüşü veya Koşusu Planlamaya İlişkin İpuçları
İlk kez topluluk yürüyüşü veya koşusu düzenlemek isteyen kuruluşlar için Klug, başarılı bir etkinlik sağlamaya yardımcı olacak çeşitli öneriler sunuyor.
- İyi bağlantılara sahip gönüllüler de dahil olmak üzere sıcak potansiyel müşterilerle başlayın. sponsorlar veya büyük bir ekip. Ölçülebilir sonuçları tanımlayın.
- En iyi uygulamalarını ve iyileştirme alanlarını belirlemek için şehrinizdeki/bölgenizdeki rakip etkinliklerini değerlendirin.
- Gerekli izinleri ve etkinlik lojistiğinizi (zaman, yer, katılımcı sayısı) tartışmak için belediye başkanının ofisi ve park bölgeleriyle birlikte çalışın. Bu toplantılara hazırlandığınızdan emin olun.
- Bütçenizi anlayın ve yeni bir etkinlik için işletme giderlerinizi %25-30 oranında tuttuğunuzdan emin olun. Bazı hayır kurumları toplam harcamaların %15-20'sini karşılamaya çalışacak.
- Güvenli sponsorlar Etkinliğinizin işletme giderlerinin %100'ünü karşılamak.
