Doğru iş telefonu görgü kuralları, müşterileriniz ve müşterileriniz üzerinde olumlu bir izlenim bırakabilir. Bir telefon çağrısını aktarmak, telefon sisteminizde hangi tuşlara basacağınızı bilmekten daha fazlasıdır. Sizin ve çalışanlarınızın her gün kullandığı iş telefonu görgü kuralları, şirketinizin doğrudan bir yansımasıdır.
Ya profesyonel bir izlenim ortaya koyabilirsiniz ya da eksik olan bir izlenimi. Çalışanınız ister finans müdürü olsun ister telefonlara cevap vermekle görevli bir geçici personel olsun, şirketinizdeki herkesin bir aramayı profesyonelce nasıl aktaracağı konusunda bilgi sahibi olduğundan emin olun.
Aramayı Neden Aktarmanız Gerektiğini Açıklayın
İnsanlar pek çok şeyi affedebilir ancak iş yerindeki kabalık bunlardan biri değildir. Arayan kişiye, aramayı neden aktarmanız gerektiğini kibarca açıklayın. Arayan yanlış departmana ulaşmış olabilir veya doğru departmanda yanlış dahili numaraya ulaşmış olabilir.
Bir aramayı aktarmanın diğer bir nedeni, soruyu yalnızca başka bir departmanın yanıtlayabilmesi veya arayanın aradığı kararı vermek için yeterli yetkinizin olmaması olabilir. Ne olursa olsun, arayanların, aramalarının neden aktarılması gerektiğini tam olarak bildiklerinden emin olun, böylece sorumluluğu sizin üzerinize attığınızı düşünmezler.
Önce Bilgilerinizi Verin
Bağlantınızın kesilmesi ihtimaline karşı arayanlara daima adınızı ve dahili numaranızı verin. Bu onların durumlarıyla ilgili kişisel olarak endişelendiğinizi bilmelerini sağlar. Ayrıca, arayanın bağlantısının kesildiği ve durumu başka bir şirket temsilcisine yeniden sıfırdan başlamak zorunda kaldığı bir durumu da önlemek istiyorsunuz.
Ayrıca arayanlara, onları aktardığınız kişinin veya departmanın adını söylemeli ve bu dahili numarayı da vermelisiniz. Hangi işte olursanız olun, herkes iyi müşteri hizmetleri işindedir.
Aktarımı Başlatmak İçin İzin İsteyin
Arayan kişiyle yakınlık kurduktan sonra, arayandan izin istemek Transferi başlatmak için. Bu talep aynı zamanda arayan kişiye başka sorular sorma veya diğer endişelerini size ifade etme şansı da verir. Ayrıca arayanların daha fazla bilgiye sahip olduklarında geri arayacaklarını söylemelerine de olanak tanır. zaman.
Bazen arayan kişi aktarılmak istemez. Eğer öyleyse nedenini öğrenin. Daha sonra, transferin mümkün olan en kısa sürede yardım almalarını sağlayacağını açıklayın. Ayrıca bir sonraki temsilciye o ana kadar yaptıkları aramayla ilgili tüm bilgileri vereceğinizi ve durumlarını bir daha açıklamak zorunda kalmayacaklarını açıklayın.
Bir Cevap Bekleyin
Diğer telefonun çaldığını duyar duymaz aramayı körü körüne aktarma. Diğer kişinin cevap vermesini ve aramanın neden aktarıldığını açıklamasını bekleyin. Bu adım, bir sonraki çalışana çağrıya hazırlanma şansı verir ve arayan kişinin durumunu veya sorununu yeniden açıklamak zorunda kalmasını önler.
Tanıtım yapmak
Arayan kişiye dönün ve onu aktardığınız adı ve/veya departmanı söyleyin. Arayan kişiye sabrı için teşekkür edin ve telefonu kapatmadan önce onun için başka bir şey yapıp yapamayacağınızı sorun. Arayanın aktarıldığı kişinin adını veya soyadını kullanabilmeniz yardımcı olur. Kurduğunuz kişisel bağlantıyı güçlendirir ve ayrıca arayan kişiye iyi bakıldığı hissini yaratır.
Transferi Tamamla
Arayanı diğer kişi veya departmana bağlayarak aktarımı tamamlayın. Telefonunuzu kapatarak veya kulaklığınızın bağlantısını keserek bağlantınızı sonlandırmayı unutmayın. Özellikle büyük şirketlerde telefon sistemleri karmaşık olabileceğinden, aramayla bağlantınızı tamamen kestiğinizden emin olmak istersiniz. Eğer işte yeniyseniz, bir çağrıyı aktarmadan önce bir meslektaşınızla birkaç kez deneme yapmanız faydalı olacaktır.
Aramayı Sonlandırma
Bunun birkaç nedeni var bir aramayı sonlandırma arayanla nişanlandığınızda. Ancak sebebiniz ne olursa olsun, ne kadar meşru olursa olsun, profesyonel bir şekilde ayrılmalısınız. Bir aramayı bitirmenin en yaygın nedeni, uzun uzun konuşan biriyle, yani çok fazla zamanınızı alacak ve işinizi yapmanıza engel olacak biriyle karşılaşmış olmanızdır.
Daha az yaygın olan bir diğer neden ise arayanın küfürlü, tehditkar veya kaba bir dil kullanmasıdır. Ne yazık ki, öfke kontrolü sorunu yaşayan kişiler, düşmanlıklarını yabancılara, özellikle de hizmet sektöründe veya hizmet pozisyonunda çalışan kişilere yöneltebileceklerini düşünüyorlar. Herhangi bir yasal sonuçtan kaçınmak için bu tür bir durumla nasıl başa çıkılacağı konusunda şirketinizin politika ve prosedürlerine başvurun. Ve unutmayın, tavsiye alırken arayanı beklemeye almak, daha sonra pişman olabileceğiniz bir şey söylemekten her zaman daha iyidir.
Telefon Görgü Kurallarının Önemi
Telefon genellikle müşterinizin veya müşterinizin işletmenizle ilk temasıdır. Bu deneyimin olabilecek en iyi olmasını istiyorsunuz. Esas olarak, müşterilerinizin telefonu kapatmasını ve rakiplerinizi aramasını istemezsiniz, bu nedenle personelinizi doğru telefon görgü kuralları konusunda eğitmek için zaman ayırmaya değer.
