Teknolojideki ilerlemeler özellikle etkinlik planlama ve etkinlik kaydı üzerinde önemli bir etki yarattı. Kağıt davetiyelerin pullu bir zarf içinde geldiği günler çoktan geride kaldı. İş seminerleri ve yıllık konferanslardan dönüm noktası niteliğindeki doğum günü partilerine ve şirket tatil etkinliklerine kadar her tür etkinlik için çevrimiçi kayıt giderek daha yaygın hale geliyor. Bu çevrimiçi süreç basit görünse de yine de çalışma gerektirir.
Neyse ki etkinlik planlayıcıları için çok sayıda araç mevcut yardımcı olmak Etkinlik Kaydı. Seçenekler arasında, etkinlik kaydının temellerini ele alan basit platformlar ve çok işlevli uygulamalar sunan daha gelişmiş platformlar yer alır. Bazı etkinlik kayıt programları etkinlik ödemelerini işler. Bazıları, kaydın iptal edilmesi durumunda otomatik geri ödeme de sağlar. Diğer paketler tescil ettiren ad etiketleri oluşturur. Etkinlik kayıt araçları ayrıca bir konferans veya şirket web sitesiyle entegrasyonun yanı sıra bunlara bağlanmayı da sağlayabilir. sosyal medya platformları.
Ne yazık ki, bu kadar çok seçenek varken, işletmeniz için etkinlik kayıt aracını seçme süreci bunaltıcı olabilir. Etkinlik planlama işinize en iyi hizmeti verecek etkinlik kayıt araçlarını seçmeniz için takip edilmesi kolay bir kılavuz burada.
Etkinlik Kayıt Yazılımını Seçmek: Nereden Başlamalı?
Etkinlik kayıt araçlarını seçerken ihtiyaçlarınızı ve isteklerinizi belirlemekle başlamak en iyisidir. Kayıt önceliklerinizi ve etkinlik planlama işinizi düşünün. Kendinize şu soruları sorun:
- İhtiyaçlarınız basit mi ve yalnızca kayıt ve ödeme işlemlerini mi gerektiriyor?
- Ana etkinlikte ek kayıt gerektiren birden fazla oturum mu sunuyorsunuz?
- Otel rezervasyonlarını veya seyahat düzenlemelerini yönetmeniz mi gerekiyor?
- Bir konferans web sitesini destekliyor musunuz?
- İsim etiketleri sağlayacak mısınız, görsel-işitsel gereksinimleri koordine edecek misiniz veya özel oturumlara ev sahipliği yapacak mısınız?
- Aynı anda birden fazla etkinliği mi yönetiyorsunuz?
- Etkinliğiniz yıllık mı yoksa tek seferlik bir etkinlik mi?
Bu soruların yanıtları ihtiyaçlarınıza en uygun etkinlik kayıt yazılımını bulmanıza yardımcı olacaktır.
Aletler
Etkinlik kayıt yazılımındaki pek çok seçenek sayesinde gösterişli özelliklere kapılmak kolaydır ve Etkinliğiniz için işe yarayıp yaramayacağına veya hatta kullanılacak olup olmadığına bakılmaksızın en yeni araçlar. En son ve en iyinin cazibesine kapılmayın. Bunun yerine, etkinlik kayıt sürecinizde halihazırda kullanmakta olduğunuz özelliklerin bir listesini yapın ve süreci kolaylaştırmak için dahil etmek istediklerinizi ekleyin. Kullanılabilir bazı özellikler aşağıdakileri içerir:
- Etkinlik Çevrimiçi Kayıt
- Etkinlik Yerinde Kayıt
- Katılımcı Grubu Kaydı
- Katılımcının Kendi Kendine Giriş Yapması
- Etkinlik Ödeme İşlemi
- Katılımcı Yönetimi ve Raporlar
- Katılımcı Rozeti Oluşturma ve Yönetimi
- Bireysel Oturumlara Kayıt
- Form Geliştirme
- Otel Odası Yönetimi
- Pazarlama Yönetimi
- Sosyal medya
- Anketler ve Etkinlik Geri Bildirimi
Fiyat
Birçok etkinlik kayıt aracı, makul bir fiyata standart işlevler sunar; bunlar, basit etkinliklerin yönetilmesi için çok uygundur. Bu programlar web sitenize bağlanabilecek temel kayıt formlarını içerir. Kredi kartı ödemelerini kaydetmek ve işlemek için kredi kartı bilgileri de dahil olmak üzere kayıt bilgilerini toplayabilirler. Ayrıca katılımcı kayıt listeleri derlenebilir veya dışa aktarılabilir. Planladığınız etkinliklerin türüne ve etkinliklerin sıklığına bağlı olarak, bu basit araçlar sizin için iyi bir seçim olabilir. hiçbir işe yaramayan her türlü ekstra özellik arasında boğulmadan tam olarak ihtiyacınız olanı sağlamak Sen.
Ekstra Yetenekler
Eğer senin olay kurgulama iş büyük konferanslar planlıyorsanız, temel bilgilerin ötesinde ek işlevsellik sunan etkinlik kayıt araçları tam da ihtiyacınız olan şey olabilir. Çözümler arasında olay kaydını işleyen ve bu özelliği daha büyük, daha karmaşık bir olayın çeşitli ayrıntılarını izleme ve raporlama yeteneğiyle birleştiren çözümler bulunur. Etkinlik katılımcıları konferansa kaydoluyorsa ve ardından belirli bir oturumdaki belirli atölye çalışmalarına kaydoluyorsa, bu işlevi etkinleştirecek araçlar vardır.
Bazı yazılımlar tek bir kuruluştan birden fazla katılımcının tek bir kaynakla işlenmesine olanak sağlar. ödemenin yanı sıra grup indirimlerine veya erken kayıtlara göre farklı fiyatlandırma yapıları sunuyoruz ücretler. Özelleştirilmiş raporlara ihtiyacınız varsa, otomatik olarak etkinleştirilecek bir etkinlik kayıt paketi arayın. Bireysel atölye çalışmalarına veya belirlediğiniz diğer parametrelere dayalı olarak katılım listelerini derleyerek raporlar oluşturun. seçme. Konferanslar genellikle basılı ad etiketleri gerektirir etkinlik kayıt sürecinin bir parçası olarak bunların otomatik olarak oluşturulabilmesi için bunu "sahip olunması gerekenler" listenize ekleyin ve Katılımcının konferansın tamamı için mi, haftanın bir kısmı için mi yoksa yalnızca belirli bir süre için mi kayıtlı olduğunu yansıtacak özelleştirme arayın gün.
Entegrasyon
Çok sayıda etkinlik yürüten etkinlik planlayıcıları için, kayıt verilerinin mevcut veritabanınıza entegre edilmesi, kuruluşunuz için kritik bir işlev olabilir. Kayıt yaptıranları veritabanınıza eklemek için mevcut yöntemleri göz önünde bulundurun ve iyileştirme alanlarını belirleyin. Gönüllü olan veya bağışta bulunan kişiler gibi, bu bilgilerin mevcut bilgilerle entegre edilebileceği çeşitli yollar üzerinde düşünmek önemlidir. Çoğu etkinlik kayıt uygulaması, verileri manuel olarak dışa aktarma olanağı sağlar. Ancak bu yöntem, bilgilerin veritabanınıza manuel olarak yeniden aktarılmasını gerektirdiğinden zaman alıcıdır. Yalnızca etkinlik kayıt taleplerinizi karşılamakla kalmayıp aynı zamanda seçmen yönetimi ihtiyaçlarınızı da destekleyen paketleri keşfedin.
Satın Almadan Önce Test Sürüşü Yapın
Etkinlik kayıt yazılımı seçiminizi daralttıktan sonra, ücretsiz deneme süresi sunup sunmadıklarını belirleyin. Bu size yalnızca özellikleri test etme fırsatı vermekle kalmayacak, aynı zamanda ihtiyacınız olan işlevselliğe sahip olup olmadığını ve etkinliğiniz için uygun olup olmadığını görme fırsatını da verecektir. Bu aynı zamanda sorularınızı yanıtlarken veya yaşadığınız bir sorunu çözmeye çalışırken onların müşteri hizmetleri düzeyini deneyimlemek için de bir fırsattır.
