Basın toplantıları çok fazla hazırlık ve personel çalışması gerektirir. Bu zamanı iyi değerlendirin çünkü harika bir basın toplantısı gazetelerde, radyoda, televizyonda ve bloglarda geniş kapsamlı yer almak anlamına gelebilir; ancak korkunç bir basın toplantısı aklınıza gelebilir.
İyi bir basın toplantısı için iyi bir kontrol listesi:
Zamanlama
TV, gazeteler ve radyo için uygun bir zaman seçmelisiniz.
Eğer günün çok erken bir saatiyse, muhabirler oraya ulaşmakta zorlanacak, günün çok geç saatlerinde ise teslim tarihlerine yetişmek zorunda kalacaksınız.
Sabah ortasından öğlene kadar iyidir. İnsanlara hikayelerini bildirmeleri için zaman vermek için yeterince erken, ancak işe gittikleri anda otoyola atlayıp trafikle mücadele etmek zorunda kalacak kadar da erken değil.
Gelişmiş bildirim kritik öneme sahiptir. İmkanınız varsa, insanları basın toplantısı hakkında bir gün önceden uyarmak istersiniz. TV ve radyo haber direktörleri kameralarının ve muhabirlerinin nerede olacağının haritasını çıkarır. Plan yapmaları için onlara zaman tanıyın.
Basılı muhabirler biraz daha hareketlidir, ancak bu gerçekten büyük bir haberse orada bir fotoğrafçı isteyeceklerdir ve bu da planlama gerektirir.
Konum
Büyük medya oynatıcılarına yakın olmalı, böylece eyaletin yarısına kadar gitmezler.
İyi görsellere sahip olmalı ve TV için iyi aydınlatılmış olmalıdır. Karanlık bir tiyatro en kötü seçimdir.
Konu dış mekan veya çevre ile ilgiliyse, dış mekan konumları bazen uygundur. Ama bu riskli. Yağmur yağabilir. Bir geyik sürüsü, genellikle kameraları, ışıkları ve dizüstü bilgisayarları için elektrik prizi isteyen muhabirleri ezebilir. İçerisi genellikle en iyisidir.
Uzunluk
Bir basın toplantısı düzenlemek büyük bir prodüksiyondur, bu nedenle büyük bir gösteri düzenleme eğilimi vardır. Art arda altı konuşma yapmaktan ve PowerPoint slayt gösterisi yapmaktan kaçınmaya çalışın.
Muhabirler haberler hakkında biraz bilgi almak ve ardından sorular sormak isterler. Sorulara başlamadan önce 45 dakika süren bir köpek ve midilli gösterisini izlemekten nefret ediyorlar. Sorulara hızlı bir şekilde yanıt verirseniz bazı üretim değerlerinden tasarruf edebilir ve muhabirleri mutlu edebilirsiniz. Muhabirlerin yapmak istediği şey budur: sorular sorun ve alıntı yapılabilir yanıtlar alın. Söylenmesi gerekeni söyleyin, ardından sorulara geçin.
Ekstralar
Herhangi bir şeyi duyuruyorsanız veya açıklıyorsanız, muhabirler belge isteyecektir. Kabaca bir personel sayısı alın ve ortalıkta dolaşmaya yetecek kadar kopya olduğundan emin olun ve bu belgeleri postalayın Basın toplantısıyla ilgilenen ancak katılamayan muhabirler ve blog yazarları için çevrimiçi seyahat.
Artık sosyal medya bu kadar önemli olduğundan, basın toplantısı sırasında birisinin Twitter akışınıza veya Facebook sayfanıza güncellemeler göndermesi akıllıca olacaktır.
Medyayı basın toplantısına davet etmek, video çekecekleri ve ses kaydedecekleri anlamına gelir. Onlara iyi çekimler ve iyi ses klipleri verin. Söylemeye çalıştığınız şeyi özetleyen bir kişi, bir resim veya tek bir cümle var mı? Bunu kullanmaya başla.
Pratik
Olası soruların bir listesini yapın. Cevaplarınız ne olacak?
Ayrıca basın toplantısının kabaca bir özetini yapın. İlk kim konuşur? Sonra ne olur? Kim sunuculuk yapacak? Peki belirli sorunları veya soruları çözebilecek en iyi kişi kim?
