Ev sahibi olmanın en büyük avantajlarından biri de yararlanabileceğiniz vergi indirimleridir. Ancak bu kesintiler karmaşık olabilir, bu nedenle yıl boyunca tüm önemli belgelerin, gelirlerin ve harcamaların ayrıntılı kayıtlarını tutmanız önemlidir. Düzenli olmak ve uygun belgeleri saklamak, kesintilerinizi en üst düzeye çıkarmanıza ve stresi azaltmanıza yardımcı olabilir.
Kayıt Tutmak İçin Dört Neden
- Vergilerinizi beyan etmeniz çok daha kolay olacaktır.
- Her şeyin kaydedilmesi, herhangi bir kesintiyi kaçırmamanıza yardımcı olacak ve bu da paradan tasarruf etmenizi sağlayacaktır.
- Doğru hak taleplerinde bulunduğunuzdan emin olmanıza yardımcı olacaktır. Hızlıca bir e-tabloyu açarak "Sanırım o yükleniciye 1000 dolar ödedim" diye tahmin etmek yerine, 17 Temmuz'da ona 850 dolar ödediğinizi bileceksiniz.
- Denetlenmeniz veya IRS'nin vergi beyannamenizdeki öğelerle ilgili herhangi bir sorusu olması durumunda, talebinizi destekleyecek kanıta sahip olacaksınız. Eğer bu belgelere sahip değilseniz, kanıt bulmaya çalışırken kendinizi zaman ve para harcarken bulacaksınız. Daha da kötüsü, eğer bir makbuz bulamazsanız, talebiniz kabul edilmeyecektir ve hatta ek vergi ve cezalar ödemek zorunda kalabilirsiniz.
Hangi Kayıtları Takip Etmelisiniz?
Kısa cevap, her şeyi takip etmeniz gerektiğidir. IRS'nin küçük işletmeleri, özellikle de ardışık yıllarda zarar gösteren işletmeleri denetlemesiyle tanınıyor. Ek olarak, birçok IRS temsilcisi, emlak yatırımcıları için geçerli olan vergi inceliklerini anlamıyor ve bu da onların başvurunuzu sorgulama olasılığını artırıyor. IRS'nin herhangi bir öğenizi sorgulaması durumunda veya günlük iş akışında birisinin bir ödemeyi sorgulamaya çalışması durumunda bile kanıtınızın olması gerekecektir.
Tutmanız gereken iki kayıt türü kalıcı kayıtlar ve kısa süreli kayıtlardır.
Kalıcı Kayıtlar
Kalıcı kayıtların bazı örnekleri nelerdir? Bunlar, süresiz olarak saklamak isteyeceğiniz ve cari vergi yılının çok ötesinde sizin için alakalı ve değerli olacak belgelerdir, örneğin:
- Tüm kiracı kiralamaları
- Her türlü yasal belge – para cezaları, teftiş raporları, mahkeme duruşmaları
- Gayrimenkul üzerinde almış olduğunuz her türlü izin
- Mülk veya iyileştirmeler gibi amortismana tabi tutulacağınız her şey
- Şirketinizi LLC, LP, S Corporation veya başka bir şirket olarak kurduysanız, bununla ilgili tüm kayıtları saklamak isteyeceksiniz.
- Sigorta poliçeleri
- İpotek gibi kredi belgeleri
- Geçmiş yılların vergileri
- Mülk tapusu/tapu
Kısa Vadeli Kayıtlar
Vergilerinize ilişkin talepte bulunabilecek kadar önemli olduğunu düşündüğünüz belgeleri en az beş yıl süreyle saklamak isteyeceksiniz. Bundan sonra onları ne kadar süre saklayacağınız konfor seviyenize bağlıdır. Bu, denetlenmeniz veya dava edilmeniz durumunda size yardımcı olacaktır.
Kısa vadeli kayıtların bazı örnekleri, belirli bir vergi yılı için gelir veya gider olarak sayılan herhangi bir şeydir, örneğin:
- İşletmeniz veya mülkünüz için reklam maliyetleri
- Mevcut veya potansiyel müşteriler için akşam yemeği veya öğle yemeği gibi ağırlama giderleri
- Ticari kullanıma yönelik ipotek ve kredi kartlarına ödenen faiz
- Muhasebeciler, avukatlar, sigorta acenteleri ve emlakçılar için yasal/profesyonel ücretler
- İnternet erişimi, iş için ikinci telefon hattı, ofis malzemeleri, yalnızca iş için kullanılan bir ev ofisiniz varsa ev ofis kesintisi gibi ofis masrafları
- Alınan kira
- Yapılan onarımlar
- Güvenlik mevduatları Alındı: Kiracının kira sözleşmesi sona erdiğinde depozitonun bir kısmını elinizde tutarsanız, bunu gelir olarak kaydetmeniz gerekir. Bir kısmını onarım için saklarsanız, onarım için harcadığınız para gider olarak kabul edilir ve verginizden düşebilirsiniz.
- Kiralama faaliyetleri için harcanan miller gibi iş seyahati masrafları
- Ödenen hizmetler
- Çalışanlara veya bağımsız yüklenicilere ödenen ücretler
Kayıtlarınızı Nasıl Takip Etmelisiniz?
Tüm kayıtlarınızın bir dijital kopyasını (bilgisayar) ve basılı bir kopyasını (kağıt) saklamalısınız.
Dijital kopya
Gelir ve giderlerinizi takip etmek için bir elektronik tablo veya Quicken Rental Property Manager gibi bir program kullanmak isteyeceksiniz. Gelir gelir gelmez veya gider ortaya çıkar çıkmaz bunu yapmalısınız. Mümkün olduğu kadar ayrıntılı bilgi eklemek isteyeceksiniz:
- Tarih
- Zaman
- Kime ödendi veya size kim ödedi?
- Gelir veya giderin niteliği
- Miktar
- Hatta nasıl ödendiğini veya gerçekleştiğini de dahil edebilirsiniz (nakit, çek numarası, kredi kartı, banka havalesi vb.)
Ayrıntı düzeyi kullandığınız veya oluşturduğunuz yazılıma bağlı olacaktır. Bazı programlar doğrudan banka hesaplarınıza bağlanacak ve gelirinizi ve giderlerinizi sizin için kaydedecektir.
Daha ucuz bir program seçseniz veya kayıtlarınızı kişisel elektronik tablolarda tutsanız bile, yine de her mülk, her gider türü ve ayrı harcama türleri için ayrı kayıtlar oluşturulacaktır. gelir. Önemli olan, gelecekte kolayca mali raporlar oluşturabilmeniz için işlem sırasında mümkün olduğu kadar çok bilgiyi kaydetmektir.
Bunları her zaman bir CD'ye, harici bir sabit sürücüye, bir buluta ve hatta basılı bir kopyaya yedeklemelisiniz. Her ayın sonunda ve/veya yıl sonunda çıktısı alınmalıdır.
Basılı kopya
En önemli belgelerinizin basılı bir kopyasına sahip olduğunuzdan emin olmak isteyeceksiniz. Mümkünse bunları bir tür yangın geciktirici dosyalama sisteminde veya kiralık kasada saklamak isteyeceksiniz. Tüm dosyalarınız için yeterince büyük bir dosya bulamıyorsanız, mülkün başlıkları gibi en önemlilerini bu kutuda tutmak isteyeceksiniz. Her şeyi yıllara göre kategorilere ayırın ve ardından dosyaları bulmayı kolaylaştıracak şekilde alfabetik olarak sıralayın.
