İş yazılarının amacı bir başkasına bilgi aktarmak veya ondan bilgi talep etmektir. İş için etkili bir yazı yazabilmek için eksiksiz, kısa ve doğru olmanız gerekir. Metniniz, okuyucunun ne söylediğinizi veya sorduğunuzu kolayca anlayabileceği şekilde yazılmalıdır.
İş amaçlı yazılanların çoğu özensiz, kötü yazılmış, düzensiz, jargonla dolu ve eksiktir. Çoğu zaman ya çok uzun ya da çok kısadır. Tüm bu özellikler, etkisiz iş yazımına katkıda bulunur.
Olup olmadığın Satış teklifi yazma, Patronunuza bir e-posta ya da bir yazılım paketinin kullanım kılavuzunu gönderdiğinizde, etkili olabilmesi için izlemeniz gereken belirli adımlar vardır. Şu beş adımı izleyin:
- Materyalinizi düzenleyin
- Hedef kitlenizi düşünün
- Düşüncelerinizi yazın
- Materyalinizin doğruluğunu kontrol edin
- Materyalinizi düzenleyin
Organizasyon Anahtardır
Eğer materyalinizi organize etmezseniz, iyi akmaz ve bir anlam ifade etmez. Yazmak basit veya karmaşık olabilir. Bir personel toplantısını duyuran bir e-posta yazarken bu, düşüncelerinizi toplamak kadar kolaydır. Öte yandan çığır açan bir farmasötik deneyin sonuçlarını yazıyorsanız muhtemelen bitmiş materyalden önce karmaşık bir taslak geliştirmeniz gerekecektir. Görev ne olursa olsun, uygun düzeyde bir organizasyon olmadan (hatta düşüncelerinizi organize etmeden), ihtiyacınız olan her şeyi dahil edemeyebilir veya en önemli konulara önem vermeyebilirsiniz. Eksiklikler veya yanlış odaklanma, işletme yazınızın daha az net olmasına neden olacaktır.
Hedef Kitlenizi Tanıyın
Yazmaya başlamadan önce hedef kitlenizi düşünün. Örneğin, şirketinizin yeni 401(k) programıyla ilgili bir sunum, hem CFO'nuza hem de çalışanlarınıza sunulduğunda aynı taslağa sahip olabilir, ancak eklediğiniz ayrıntıların düzeyi farklılık gösterecektir. Ayrıca tonu da dikkate almanız gerekir. Ekibinize yıllık şirket pikniğinizi hatırlatan kısa bir e-posta, şirketinizin yıllık raporuna ilişkin mektubunuzla aynı tonda olmayacaktır.
Ayrıca şunu unutmayın: daha etkili iletişim kurun Dinleyicilerinize ne söyleyeceğinizden ziyade duymalarını istediğiniz şeye odaklanırsanız.
İyi Yazma Hakkında Bir Söz
İyi yazarların farklı yazma tarzları vardır. Bazıları her şeyi yazıp sonra geri dönüp düzenlemeyi tercih ediyor. Diğerleri ilerledikçe düzenlemeyi tercih ediyor. Bazen tercih ettikleri tarz yazdıklarına göre değişir.
Yazarken (veya düzenlerken) uzunluğun farkında olun. Anlamınızı açıklığa kavuşturmak için yeterli sayıda kelime kullanmalısınız, ancak sırf onu süslü kılmak için gereksiz kelimeler kullanmayın. İş yazılarının ayrıntılı ve süslü değil, açık ve özlü olması gerekir. Unutmayın, iş hayatında hiç kimsenin gereğinden fazla okumaya vakti yoktur.
Öte yandan parçanızı çok kısa tutmayın. Demek istediğinizin net olması ve yanlış anlaşılmaması için yeterince yazmalısınız. Bir depodaki bir ekipmanın "kullanılmış ama iyi" olarak etiketlendiğini düşünün. Bunun şu anlama gelip gelmediği belli değil ekipmanın çok kullanılmış olması veya ekipmanın artık yeni olmayıp hâlâ yeni olması işlevsel. Birkaç ek kelime anlamı daha açık hale getirebilirdi. Ayrıca jargon veya kısaltmalar kullanmaktan kaçının çünkü bunlar farklı okuyucular için farklı anlamlara gelebilir.
Düzeltme ve Düzenleme
Yazma stiliniz ne olursa olsun, tüm yazarların tüm yazılı materyalleri, hatta e-postaları bile düzeltmeleri ve düzenlemeleri gerekir. Yazmayı bitirdikten sonra çalışmanızı düzeltin. Daha sonra düzenlemeniz gerekebilir. Düzeltme, kafanızdaki tüm kelimelerin kağıda doğru şekilde yansıtıldığından emin olmak için yazdıklarınızı yeniden okumaktır. Beynimiz parmaklarımızdan daha hızlı çalıştığı için kelimeleri atlayabilir, son eki atlayabilir veya yanlış eşadlı isim kullanabilirsiniz (örneğin, "onların" yerine "orada"). Düzeltme bu hataları yakalar. Açıkçası, tek satırlık bir e-postanın düzeltmesini yapmak kolaydır ve yazarken ona bir göz atmak yeterli olabilir. Ancak bir kullanım kılavuzu yazıyorsanız düzeltme işleminiz daha karmaşık olacak ve daha uzun sürecektir.
Materyalinizi düzelttikten sonra düzenleme zamanı geldi. Bazen redaksiyon ve düzenleme aynı anda yapılabilir ancak sıralı olarak yapıldığında daha etkili olur.
Düzenlemenizin nedeni, materyalin daha iyi ses çıkarması (ve okunması) için yazdıklarınızı düzeltmek veya değiştirmektir. İş için yazarken bu, hataları düzeltmek ve metni mümkün olduğunca açık ve öz hale getirmek anlamına gelir.
Roman Yazmıyorsun
İş için yazarken bir sonraki "büyük Amerikan romanını" yazmıyorsunuz. Yazınız şu şekilde olmalı Gerektiği kadar açıklayıcı olun, ancak çok sayıda büyük kelime ve şekil kullanarak canlı kelime resimleri çizmenize gerek yok. konuşma. "Cam ev" demek istiyorsanız "cam ev" yazmayın, "cam ev" yazın.
