Tatil nedeniyle kapanmadan önce ofisinizi hazırlamak dikkatli bir hazırlık gerektirir. Doğru mesajlaşma, müşterilerinizin, satıcılarınızın ve çalışanlarınızın kapatmaya ilişkin plan yapabilmelerini sağlayacaktır; bu da, aradan önce ve sonra çok sayıda öfkeli şikayetle uğraşmak zorunda kalmayacağınız anlamına gelir. Bu, kaygısız bir tatil ve hak edilmiş bir dinlenme anlamına gelmelidir.
Tatilinizi sorunsuz ve karlı bir şekilde tamamlamanızı sağlayacak, tatile çıktım mesajlarını ayarlamaktan termostatları sıfırlamaya kadar adımların basit bir kontrol listesini burada bulabilirsiniz.
Çalışanları, Müşterileri ve Tedarikçileri Bilgilendirin
Şirketinizdeki paydaşları en az iki ila dört hafta önceden bilgilendirdiğinizden emin olun. Çalışanlar, ofis içi takvim sistemleri, e-posta bildirimleri, ofis etrafındaki tabelalar ve ilanlar ve maaş çeklerine eklenen bilgiler aracılığıyla bilgilendirilebilir ve hatırlatılabilir. Ve bu takip hatırlatmalarını da unutmayın; her mesaj ilk seferde iletilmez.
Müşterilerinizi web siteniz ve telefon sisteminizdeki otomatik görevli mesajı aracılığıyla bilgilendirebilirsiniz.
Satıcıları (özellikle tekrarlanan teslimat programlarına sahip olanları) e-posta, telefon veya normal posta yoluyla bilgilendirin.
Güvenlik Personeline veya Hizmetlerine Bildirin
Yaklaşan kapanış tarihleriniz hakkında güvenlik personelinize veya güvenlik hizmetinize bilgi verin. Güvenlik sağlayıcılarınızın sizin ve kilit çalışanlarınızın telefon numaraları dahil iletişim bilgilerini içeren güncellenmiş bir acil durum iletişim listesine sahip olduğundan emin olun. Ofis iş nedeniyle kapalı olsa bile bir güvenlik sorunu olması durumunda kiminle iletişime geçeceğini ve kapatma sırasında binada kimin bulunmaya yetkili olduğunu bilmelidirler.
Otomatik Görevli Karşılamasını Değiştir
Kapanıştan bir veya iki hafta önce bir kayıt yapın. otomatik görevli selamlaması Telefon sisteminizde ofisin uzun bir süre kapalı kalacağını açıklayan bir mesaj. Ne zaman kapatacağınız ve ne zaman yeniden açılacağını düşündüğünüz tarihi ekleyin. Ayrılmadan hemen önce, ne zaman döneceğinizi ve uygun olduğunda, siz yokken arayanların sorularını kime yöneltmesi gerektiğini vurgulayan ikinci bir otomatik karşılama mesajı kaydedin.
Isıtma ve soğutma, sıhhi tesisat gibi acil durum hizmetleri veya diğer önemli müşteri hizmetleri sağlıyorsanız, Sizi arayanlara, bir çağrı durumunda telesekreter servisinize veya cep telefonunuza nasıl ulaşacaklarını mutlaka anlatın. acil durum.
Yanıtlama Servisinize Bildirin
Ofisin kapalı olacağı tarihleri telesekreter servisinize bildirin ve iletişim listenizi, aranacak çalışanların telefon numaralarıyla güncelleyin. Belirli durumlarda kiminle iletişime geçeceklerini bildiklerinden emin olun; örneğin bir teslimat sorunu durumunda üst düzey yöneticilerin uyarılmasını istemezsiniz.
Sesli Mesaj Karşılamalarını Değiştir
Telefon sisteminiz çalışanların masalarından harici çağrı almasına izin veriyorsa, onlara "kapalı bir görüşme" kaydetmeleri talimatını verin. "tatil günleri için" mesajı veya arayanlara telefonla ilgili önemli ayrıntıları veren "ofis dışında" sesli mesajı kapanış. Çalışanlar, arayanlara ofise ne zaman döneceklerini ve ofis kapalıyken acil yardıma ihtiyaç duymaları halinde ne yapmaları gerektiğini bildirmelidir. Çoğu durumda çalışanların kişisel iletişim bilgilerini vermesini istemezsiniz.
Termostatları Azaltın, Ofis Ekipmanlarını Kapatın
Kapanış sırasında ofis termostatlarınızı ayarlayarak veya yeniden programlayarak enerji ve paradan tasarruf edin. Elde edebileceğiniz maliyet tasarruflarına şaşıracaksınız ve bu iyi bir fırsat olabilir. Halkla ilişkiler fırsatı; şirketinizin kaynakları korumaya kararlı olduğunu gösterin.
Ayrıca masa lambaları, fotokopi makineleri, yazıcılar ve bilgisayarlar da dahil olmak üzere gerekli olmayan tüm ofis ekipmanlarını kapatarak enerji ve paradan tasarruf edebilirsiniz.
Yedekleme Sunucuları
Bilgisayarlarınız ve sunucularınız varsa, yedekleme döngüsünün kapatma öncesinde ve sonrasında uygun şekilde çalıştığından emin olun. İşyeri dışı yedeklemenizi erkenden alınacak şekilde planlayarak felakete maruz kalma riskinizi azaltın. BT, bir sorun durumunda kiminle iletişime geçeceğiniz konusunda net talimatlara sahip olmak istediğiniz bir alandır; bu nedenle telesekreter servisinizin doğru şekilde bilgilendirildiğinden emin olun.
Kapatma
Kapatmamanız gereken bazı ofis ekipmanları vardır:
- Faks cihazları
- Telefon sistemi
- Sunucular ve yedekleme sistemleri
- Soğutma üniteleri
- Güvenlik sistemi
