Bir arayan beklemedeyken, 60 saniye sonsuzluk gibi görünebilir. Bu algıyı hafifletmeye yardımcı olmak için birçok şirket, bitmek bilmeyen bekleyişin daha az yorucu görünmesi için telefonu sakinleştirici klasik müzik veya biraz neşeli caz çalacak şekilde programlıyor.
Bunun yanı sıra, birini profesyonel bir şekilde beklemeye almak, herhangi bir hayal kırıklığını hafifletmeye yardımcı olabilir ve ortak nezaket gösterilmesine bağlıdır. Hattın diğer ucunda olsaydınız size nasıl davranılmasını istediğinizi düşünün.
Bir Müşteriyi Beklemeye Almak İçin Uygun Kurallar
- Arayan kişiyi neden beklemeye almanız gerektiğini açıklayın.
- Konuşmanın kesilmesi ihtimaline karşı kişinin telefon numarasını isteyin.
- Bir dakika içinde geri döneceğinize söz verin veya beklemenin ne kadar süreceği konusunda en iyi tahmininizi yapın. Gecikmenin birkaç dakikadan uzun süreceğini düşünüyorsanız, numarayı ve geri arayabileceğiniz zamanı isteyin.
- Tüm çabalarınıza rağmen gecikme beklenenden uzun sürüyorsa, arayan kişiyle görüşün, böylece kendisini terk edilmiş hissetmez. Tekrar, onları bekletmek yerine geri aramayı teklif edin.
- Telefona döndüğünüzde, rahatsızlıktan dolayı özür dileyin ve arayan kişiye sabrı için teşekkür edin.
- Bir bağlantı duygusu eklemek için arayanın adını sık sık kullanın.
Müşteriyi Beklemeye Alırken Kaçınılması Gerekenler
- Arayan kişiyi cümlenin ortasında beklemeye almak için sözünü kesmeyin. Konuşmada bir duraklama bekleyin.
- Bunu yapacağınızı bildirmeden asla kimseyi beklemeye almayın. Ona söylemek yerine onu beklemeye alıp alamayacağınızı sorun.
- Bir aramada bir kişiyi birden çok kez beklemeye almayın.
- Arayanı, giriş yapmadan iki dakikadan fazla bekletmeyin.
- Asla onun seni geri aramasına izin verme; her zaman aramaya geri dönmeyi teklif etmelisiniz.
- Arayan kişi ne kadar sinirlenirse kızsın asla kaba olmayın.
Arayanı Beklemeye Alma Örnek Yolları
Diyaloğu kelimesi kelimesine takip etmek zorunda değilsiniz, ancak bu örnek senaryolar birisini beklemeye almanın profesyonel yolu hakkında fikir verir:
- "Bay Smith, ben dosyanızı alırken lütfen bekler misiniz?" [cevap için duraklayın] "Teşekkür ederim. Bir dakika içinde geri döneceğim." [çağrıya geri dönün] "Beklediğiniz için teşekkür ederim Bay Smith. Artık sana yardım edebilirim."
- "Bayan Jones, Bay Johnson'ın aramanıza cevap verip vermeyeceğini kontrol edeceğim. Lütfen bir dakika bekler misiniz?" [cevap için duraklar] "Teşekkür ederim. Hemen döneceğim." [çağrıya geri dönün] "Rahatsızlıktan dolayı özür dilerim Bayan Jones. Bay Johnson şu anda müsait değil. Seni geri aramasını isteyebilir miyim?"
Sistemi İyileştirin
Bekleme süresi boyunca dinleyicilerin ne duyacağı konusunda telefon sisteminiz veya operatörünüzün seçenekleriyle sınırlı olmanıza gerek yok. Günümüzde müzik veya mesaj indirip yüklemenize olanak tanıyan çok sayıda beklemeye alma hizmeti bulunmaktadır.
Daha da profesyonel ve sofistike bir seçenek olarak şirketiniz, telefonlarınız için benzersiz, özelleştirilmiş bekleme programlaması geliştirecek bir firmayla anlaşabilir. Söylenen sözlerden şarkı parçalarına kadar her şeyi içerebilir. Size özel ses veya mesajınızı geliştiren firma, bunu periyodik olarak yeniler, hatta değiştirir.
