Başvuru Takip Sistemlerine (ATS) İlişkin İşletme Sahibi Rehberi

İşverenler genellikle iş ilanları için çok fazla sayıda başvuru alıyor ve bu da İK departmanlarını kolayca doldurabiliyor. Başvuru takip sistemleri (ATS), işe alım sürecini organize etmeye ve kolaylaştırmaya yardımcı olmak için tasarlanmış bir yazılım türüdür.

ATS kullanmak giderek yaygınlaşıyor; Jobscan, Fortune 500 şirketlerinin neredeyse %99'unun ATS kullandığını bildiriyor.

Bu arada, KellyOCG ve Human Capital Media tarafından gerçekleştirilen dijital işe alım anketi, işe alım kuruluşlarının %66'sının işe alım yönetimi ve/veya uyumluluk için bir tür ATS kullandığını ortaya çıkardı.

İşletmenizin işe alım süreci için bir ATS düşünüyorsanız, başlamadan önce teknoloji hakkında bilmeniz gerekenleri burada bulabilirsiniz.

Aday Takip Sistemleri Nelerdir?

Başvuru takip sistemleri, insan kaynakları departmanları ve işletme sahipleri tarafından istihdam sürecini yönetmeye yardımcı olmak için kullanılan yazılımlardır. Veritabanı iş uygulamalarını saklar, dosyalar ve sıralar.

Düzinelerce farklı ATS seçeneği mevcut olduğundan işletmeniz için doğru platformu seçmek göz korkutucu olabilir. Yazılıma bağlı olarak ATS, iş ilanlarını iş panolarına göndermek, ayrıştırmak gibi görevleri tamamlamak için kullanılabilir. diğerlerinin yanı sıra özgeçmişler, en iyi adayları belirleyin, görüşmeleri planlayın ve performans analizlerini tahmin edin işlevler.

İşverenler Neden ATS Kullanıyor?

Pek çok iş sitesi kolay başvuru süreçlerine sahiptir ve iş arayanlara tek tıklamayla özgeçmiş yükleme ve pozisyonlara başvurma seçeneği sunar. Sonuç olarak, işverenler çoğu zaman vasıfsız adaylardan gelen başvurularla karşı karşıya kalıyor.

ATS, işe alım yöneticilerinin yanıtları organize etmesine yardımcı olur. Sistem, anahtar kelimelerin veya diğer hedef bilgilerin kullanımı yoluyla en iyi adayları işaretleyebilir ve vasıfsız başvuru sahiplerini göz ardı edebilir; böylece işe alım yöneticilerini her başvuruyu sıralama görevinden kurtarır.

Birçok ATS, potansiyel adaylarla görüşmeler planlayabilir ve tüm ileri geri e-postalardan kaçınabilir. Zaman tasarrufu sağlayan hususların yanı sıra, ATS'nin temel faydalarından biri, bir İK çalışanının yapması çok daha uzun sürecek görevleri otomatikleştirerek işe alım süresini hızlandırmasıdır.

Capterra tarafından yapılan bir araştırma, bir tür işe alım veya başvuru takip yazılımı kullanan işe alım uzmanları ve yetenek yöneticilerinin %94'ünün, bunun işe alım süreçlerini iyileştirdiğini söylediğini ortaya çıkardı. Sadece %5'i bunun olumsuz bir etkisi olduğunu bildirdi.

Aday Takip Sistemleri Nasıl Çalışır?

ATS, bir şirketin mevcut istihdam sitesine uyum sağlar ve işe alım sürecinin birçok görevini otomatikleştirir. Başvuruları derler, saklar ve sıralar ve vasıfsız başvuru sahiplerini göz ardı ederken en iyi adaylara öncelik verebilir. ATS'nin sunduğu bazı ortak özellikler şunlardır; araçlar maliyete, boyuta ve sistem farklılıklarına bağlı olarak değişiklik gösterir:

• İş ilanlarını birden fazla iş ilanı panosunda yayınlamak
• Potansiyel adayları bulmak için sosyal medya profillerinde anahtar kelimeler aramak
• Başvuruların düzenlenmesi ve durumlarının düzenlenmesi
• Özgeçmişleri analiz etme ve derecelendirme
• Anahtar kelimeler veya iş geçmişi, eğitim veya deneyim gibi önceden belirlenmiş filtreler için özgeçmişleri arama
• Görüşme taleplerinin gönderilmesi ve zamanların koordine edilmesi
• Video röportajları
• Geçmiş kontrolleri 
• Özelleştirilmiş e-postaların otomatik olarak gönderilmesi 
• Yanıtları izleme
• Depolamayı devam ettir

Bir ATS'nin Maliyeti Ne Kadardır?

İşletmenizin büyüklüğüne, sistem türüne ve ATS'de aradığınız özelliklere bağlı olarak yıllık 5.000 ila 50.000 ABD Doları arasında bir ödeme yapmayı bekleyebilirsiniz. Bazı sağlayıcılar yılda 20'den az iş yapan kişilere ücretsiz hizmetler sunmaktadır. Çoğu platform yıllık 10.000 ABD doları aralığının altındadır.

ATS Kullanmanın Artıları ve Eksileri

ATS Kullanmanın Artıları Açıklandı

• Zamandan tasarruf etmek için süreci otomatikleştirir: ATS kullanmanın büyük bir yararı, işe alım sürecinin zaman alan kısımlarını otomatikleştirerek İK ekiplerinin birçok işten tasarruf edebilmesidir.
• İşe alma süresini hızlandırır: ATS'nin bir diğer avantajı da işe alım süresini hızlandırmasıdır, bu da para tasarrufu sağlar ve en iyi adayların elde tutulmasına yardımcı olur. GetApp, ankete katılan ATS kullanıcılarının %86'sının adayları işe alma hızlarında artış bildirdiğini buldu.
• Daha iyi aday deneyimi sağlar: ATS kullanmak çoğu zaman daha iyi bir aday deneyimi yaratır; başvuru sahiplerini süreç boyunca dahil eder ve onlara ilerlemeleri hakkında güncellemeler sunar. Birçoğu daha fazla erişilebilirlik için mobil uyumlu platformlar sunuyor. Bazı platformlar birden fazla dili ve lehçeyi destekler.
• Özgeçmişleri takip etmeyi kolaylaştırır: Özgeçmişler bir veritabanında saklanır, böylece işverenler, gelecekteki pozisyonlar için uygun olmaları durumunda başvuru sahipleriyle iletişime geçebilir.
• Performans ve veri analizi sağlar: Bazı ATS platformları tahmine dayalı performans analitiği sunar. ATS, işe alım ekiplerine süreçlerini analiz etmeleri ve neyin işe yaradığını ve nerede değişiklik yapılması gerektiğini belirlemeleri için veriler sağlar.

ATS Kullanmanın Eksileri Açıklandı

• Ayrıştırma işlemine devam edilmesi teknik sorunlara yer bırakır: Benzersiz biçimde biçimlendirilmiş veya tablo veya sütun kullanan özgeçmişler ATS'de ayrıştırma hatalarına neden olabilir. Benzer şekilde, benzersiz yazı tipleri, üstbilgiler ve altbilgiler veya standart olmayan bölümler organizasyonel sorunlara neden olabilir.
• Adaylar çatlaklardan kaçabilir: Nitelikli adaylar çatlaklardan kaçabilir. ATS, iş deneyimi veya beceriler gibi belirli anahtar kelimeleri veya filtreleri aramak için tasarlanmıştır. Kriterleri tam olarak karşılamayan en iyi başvuru sahipleri dikkate alınmayabilir.
• “Anahtar kelime doldurma” için kapıyı açar: ATS'ye aşina olan adaylar, arama sonuçlarını değiştirmek için başvurularını anahtar kelimelerle doldurarak platformdan yararlanabilirler. Bu durumda, mutlaka en nitelikli başvuru sahiplerini değil, sistemle nasıl oynanacağını bilenleri görürsünüz.
• Başlıca yatırım ve öğrenme eğrisi: Bir ATS kurmak bir yatırımdır ve tüm ekibin katılımını ve şirketinizin mevcut teknolojisini yazılımla çalışacak şekilde güncellemeyi sağlayacak bir öğrenme eğrisi olacaktır.

Özel Hususlar

İşverenlerin ATS kullanırken yasal hususlara dikkat etmesi ve bu kurallara uyduklarından emin olmaları önemlidir. Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu (EEOC) ve Federal Sözleşme Uyum Programları Ofisi (OFCCP) düzenlemeler. İşletme sahipleri, ATS'lerinin gereksinimlere uygunluğu sürdürmek için gerekli bilgileri raporlamasını ve toplamasını sağlamalıdır.

ATS'ye erişenlerin, kriterleri uygun şekilde girmeleri ve başvuru sahibi verilerini güvende tutmaları konusunda eğitilmesi gerekir. ATS platformunuzdaki veri güvenliğinin yanı sıra koruma ve standart güncelleme sıklığını da doğruladığınızdan emin olun.