Bir çalışan kendi rütbesine terfi ettirildiğinde ilk yönetim rolü, muhtemelen ilk kez bir departman bütçesini yönetiyor olacak.
En yeni yöneticiler Bütçe tahmininin nasıl geliştirileceği, harcamalarının nasıl takip edileceği veya yıl ortasında ayarlamaların nasıl yapılacağı konusunda çok az resmi eğitim alıyorlar veya hiç almıyorlar. Onlara genellikle yöneticilerinden veya finans departmanından bir elektronik tablo veya rapor verilir ve bunun nasıl yapılacağını bilmeleri veya deneme yanılma yoluyla öğrenmeleri beklenir.
"Deneme yanılma" yeni bir beceri öğrenmenin etkili bir yolu olsa da, yeni bir yöneticinin çok fazla acı verici hata yapmak zorunda kalmaması daha iyi olurdu. Bütçeleme sorumluluğu olan bir yönetici olarak yeni terfi ettiyseniz işte birkaç ipucu.
En Baştan Öğrenmek İçin Zaman Ayırın
"Aptalca" sorular sormak için, bir konuda yepyeni olduğunuz ve bunu hiç yapmadığınız zamandan daha iyi bir zaman olamaz. Birisinin işaret etmesini beklemektense, sormanız ve öğrenmeye zaman ayırmanız daha iyi olur
“Finansal Olmayan Yöneticiler için Finans ve Bütçeleme” Kursuna Katılın
“Yönetici Eğitimi” başlığı altında yerel üniversite işletme okullarınıza danışın. Çoğu işletme okulu bir ila üç günlük, kredisiz kurslar sunar. Kurs sırasında veya sonrasında şirketinizin yıllık raporunu incelemek ve çeşitli finansal oranları ve raporları anlamak için zaman ayırın.
Departman Bütçenizi Kendi İşiniz Gibi Yönetin
Büyük kuruluşlar için çalıştığımızda “şirketin” parasına sanki ağaçta yetişiyormuş gibi davranma eğilimindeyiz. Öyle değil ve artık bir yönetici olarak departmanınızın kaynaklarının kişisel sahipliğini üstlenmek sizin göreviniz.
Takım oyuncusu ol
Mümkünse yöneticinizin bütçesini inceleyin. Bütçenizin sahipliğini almak önemli olsa da biriminiz daha büyük bir varlığın parçasıdır. Yöneticinizden, bütçenizin büyük resmin neresinde yer aldığını ve desteklediğini ve aynı zamanda meslektaşlarınızla olan karşılıklı bağımlılığınızı size göstermesini isteyin. Başka bir departmanın sizinkinden daha öncelikli hedefler için paraya ihtiyaç duyduğu zamanlar olabilir. Sorulmasını veya elinizden alınmasını beklemeyin; proaktif olun ve akran yöneticinize yardım etmeyi teklif edin. Stratejik ve işbirlikçi olarak görüleceksiniz.
Aptalca Oyunlar Oynamayın
"Herkes bunu yapıyor" diye bunun aptalca ve şirket için kötü olmadığı anlamına gelmez. Yöneticilerin oynadığı tipik aptal bütçeleme oyununa bir örnek, "kullan ya da kaybet harcamaları"dır. BT yılın sonuna yaklaştığınız ve bütçenizin tahmininizin altında kaldığı zamandır. Önceki yıllarda gereğinden az harcama yaptığınızda bir sonraki yılın bütçesi o yılın fiili durumuna göre belirleniyordu. Bu nedenle, bütçenizin tekrar kesintiye uğramaması için alışveriş çılgınlığına girersiniz; ihtiyacınız olmayan şeyleri satın alır veya ihtiyacınız olabilir diye stok yaparsınız.
Harcamalarınızı Aylık Takip Edin ve Proaktif Düzeltmeler Yapın
Bütçenizi aştığınızda “birinin” size söyleyeceğini varsaymayın. Aslında aylık raporlar istemeniz veya kendinizi takip etmeniz bile gerekebilir. Siz ve patronunuz için sürpriz olacağı yıl sonuna kadar beklemeyin. O zamana kadar araştırmak ve düzeltmeler yapmak için artık çok geç. Sorumlu olun, kendinizi ölçün ve proaktif bir şekilde yöneticinize rapor verin.
Şeffaf Olun ve Ekibinizi Dahil Edin
Bütçenizi ekibinizle paylaşın, hatta tahminin oluşturulması sürecine onları da dahil edin. Ekibinizi dahil etmek ve bütçeleme sürecini anlamalarına yardımcı olmak, ortak bir sahiplenme duygusu yaratır ve çalışanlarınızı harcamaları yönetmenin yaratıcı yollarını bulmaya teşvik eder.
Stratejik Olun
Sadece geçen yılın gerçekleşenlerini alıp gelecek yılın tahminlerine yüzde 10 eklemeyin. Bir strateji ve hedefler geliştirerek başlayın, ardından bu hedeflere ulaşmak için gereken kaynakları belirleyin. Geçen yıldan daha fazlasına ihtiyacınız varsa, ek finansman talebinizi gerekçelendirecek bir iş gerekçesi hazırlayın.
Aşırıya Kaçmayın
Bütçeyi yönetmek bir yönetici için önemli bir rol olsa da, en önemli varlıkları asla gözden kaçırmayın: çalışanlarınızı! En az beş kat daha fazla zaman harcadığınızdan emin olun. ekibinizi geliştirmek çarpık rakamlardan daha.
