Bir etkinlik planlayıcısı olmak yalnızca parti düzenlemekle ilgili değildir; müşterinizin iletmeye çalıştığı amaç, mesaj veya izlenime hitap eden programlar oluşturmakla ilgilidir.
Etkinlik planlayıcıları, özel seminerler, halka açık konferanslar, sektörel ticari fuarlar, çalışanların toplantıları ve daha fazlası dahil olmak üzere hemen hemen her toplantı formatının ayrıntılarını organize etmek ve yürütmek için uzun saatler çalışır.
Etkinlik Planlama Endüstrisi
Etkinlik Endüstrisi Konseyi tarafından 2018 yılında yapılan bir araştırma, küresel iş etkinliklerinin 1 trilyon dolardan fazla doğrudan harcama ürettiğini ve dünya çapında 10,3 milyon işi desteklediğini bildirdi. Toplam etkinlik çıktısında Amerika Birleşik Devletleri dünya lideri olurken onu Çin ve Almanya takip etti.
ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu, profesyonel planlamanın üç ana kategorisini tanımlar: toplantılar, kongreler ve etkinlikler için. 2018 yılında her planlamacı türü için ortalama maaş yıllık 49.370 dolardı.
- Neden bir toplantı veya etkinlik düzenlediklerini anlamak için müşterilerle buluşun
- Etkinliğin zamanı, yeri ve maliyeti de dahil olmak üzere ayrıntılarını planlayın
- Mekanlardan, yemek şirketlerinden ve diğer hizmet sağlayıcılardan teklif isteyin
- Kullanılabilirliği ve gereksinimleri karşıladığından emin olmak için mekanları ziyaret edin
- Odaları, menüyü, ürün hediyelerini, ulaşımı ve diğer hizmetleri koordine edin
- Herkesin memnun olmasını sağlamak için tüm faaliyetleri denetleyin
- Faturaları, faturaları inceleyin ve ödemeleri onaylayın
"Etkinlik planlayıcıları [özellikle] yıldönümleri, yeniden bir araya gelmeler ve diğer kutlamaları koordine edecekler büyük sosyal etkinliklerin yanı sıra ürün lansmanları, galalar ve ödüller dahil kurumsal etkinlikler törenler. Ayrıca bir hayır kurumu veya savunuculuk organizasyonu için bağış toplamak amacıyla büyük etkinlikler planlayan, kar amacı gütmeyen etkinlik planlayıcıları da vardır. Etkinlikler ziyafetleri, yardım yarışlarını ve yiyecek gezilerini içerebilir."
Etkinlik Planlama Becerileri
Başarılı olmak için etkinlik planlayıcılarının çeşitli becerilere sahip olması gerekir. Her şeyden önce sözlü ve yazılı iletişimde başarılı olmaları ve olağanüstü organizasyon ve zaman yönetimi becerilerine sahip olmaları gerekir. Ayrıca proje yönetimi deneyimine sahip olmaları ve çoklu görev yapabilmeleri de önemlidir.
Bir ekiple harika çalışan ve baskı altında sakin ve cana yakın kalabilen, kendi kendine başlayanlar, etkinlik planlamacı olarak da başarılı olma eğilimindedir. Müzakere, bütçe ve personel yönetimi becerilerinin yanı sıra yönetimin tüm seviyeleriyle etkileşime girebilmek de gereklidir. Başarılı etkinlik planlayıcıları, mekan seçimi, yemek servisi, üretim, eğlence, hediyeler, ulaşım, konaklama ve konferans hizmetleri konusunda hassasiyet geliştirmişlerdir.
Gerekli Derece
Etkinlik planlama alanında kariyer yapmak isteyenler çeşitli mesleklerden ve akademik geçmişlerden gelmektedir. Birçok işveren konaklama yönetimi, işletme yönetimi, pazarlama, halkla ilişkiler veya iletişim alanlarında lisans diplomasını tercih eder. Bununla birlikte, birçok planlamacı başka mesleklerde başlar veya toplantı planlama sorumluluklarını içeren idari rollere girer.
Niteliklerinizi geliştirmek istiyorsanız, Sertifikalı Toplantı Uzmanı (CMP) atama sınavına girin veya kazanın Sertifikalı Hükümet Toplantısı Uzmanı (CGMP) tanımı. CMP ve CGMP kimlik bilgileri kongre, toplantı ve sergi etkinliği planlayıcılarına açıktır.
Başlarken
Bir strateji ve ayrıntılı belgelerle, bir sonraki etkinliğinizi planladığınız gibi etkinlik planlamasına geçişinizi de planlayın. Şu adımlarla başlayın:
- Değerli bir deneyim kazanmak için, kar amacı gütmeyen bir kuruluşta veya yemek şirketi, çiçekçi, etkinlik tasarımcısı veya başka bir etkinlik planlayıcısı gibi başka bir işletmede zamanınızı gönüllü olarak kullanın.
- Halihazırda başka bir etkinlik organizatörü için etkinlik planlıyorsanız daha fazla sorumluluk almaya yönelin. Bu genellikle yöneticinizden bir sonraki etkinliğiniz kapsamında daha fazla iş yapmasını istemek kadar basittir.
- Gibi derneklere katılın Toplantı Planlayıcıları Uluslararası ya da Uluslararası Canlı Etkinlikler Topluluğu Ağa bağlanmak için. Sektörde ne kadar çok insan tanırsanız ve ne kadar çok ilişki geliştirirseniz, bir etkinlik planlayıcısı olarak kariyerinizi geliştirmek o kadar kolay olacaktır.
- Uzmanlığınızı ve bilginizi sergileyecek bir etkinlik portföyü oluşturun.
- Diğer etkinlik planlamacılarıyla ilişkiler geliştirmenin yanı sıra, dış satıcılar veya ortaklarla ağ kurun. Yemek şirketleri, müzisyenler veya medya kişilikleri, maruz kalmanızı ve etki çemberinizi artırabilir.
Kendi yaşamınızın organizasyonu ve zaman yönetimi uygulamaları, etkinlik planlama konusundaki yeteneğinizin başkalarına açık bir göstergesidir. İster başka bir planlama işi için çalışmak üzere görüşme yapıyor olun, ister kendi işinizi kurup büyütüyor olun, hedefiniz sakin, düzenli ve her zaman programa uygun kalmak olacaktır.
