Etkinlik planlayıcıları genellikle etkinlik planlamasının tüm yönlerinde bilgili olsa da, bazen yaklaşan bir etkinlik için resmi mektuplar, e-postalar veya diğer materyallerin yazılması konusunda yardıma ihtiyaç duyarlar. Etkinlik planlayıcılarının deneyeceği en önemli öğelerden biri, bir organizasyonun konuklarına yönelik bir hoş geldin mektubudur. Teşvik gezisi.
Hoş geldin mektubu tam olarak ne diyorsa onu yapar: Etkinliğe gelen konukları karşılar. Hiçbir şekilde karmaşık olarak algılanmasına gerek yok. Aslında, eğer doğru yazılırsa, hoş geldin mektubu basit ve amacına uygun olmalıdır. İdeal olarak, bir kuruluşun resmi antetli kağıdına bir hoş geldin mektubu yazılır.
Teşvik Gezisinin Detayları
Teşvik gezisi, insanları belirli iş hedeflerine ulaşmaya ikna etmek için kullanılan planlı bir etkinlik veya gezidir. Çoğu zaman teşvik gezisi, bir satış görevlisine veya başka türden bir profesyonele belirli bir dönüm noktasına ulaşması karşılığında verilen bir ödüldür. Genellikle belirlenen hedefler satış ve iş geliştirmeyle ilgilidir, ancak yöneticiler ve müdürler bu tür teşviklerden herhangi bir sayıda karlı iş hedefi için yararlanmışlardır.
Hoş Geldiniz Mektubunun Unsurları
Teşvik gezisine yönelik bir hoş geldin mektubunun diğer resmi hoş geldin mektuplarından çok da farklı olmadığı Bunu okuyan bir misafir ne bekleyeceğini ve soruları veya karşılaştığı sorunlar için kiminle iletişime geçeceğini bilmelidir. kalkmak.
İyi bir karşılama mektubu, yazıldığı tarihi ve uygun bir selamlamayı içerecektir (ne kadar resmi olacağı, işletmenin veya mektubu yazanın alıcıyla olan ilişkisine bağlı olacaktır).
Mektubun ilk paragrafında hoş geldiniz mesajı yer almalı, ikinci paragrafında gündeme ilişkin bilgiler yer almalı ve Konuğun bilmesi gereken konum veya gereksinimlerle ilgili önemli ayrıntılar (örneğin, pasaport?).
Son olarak, kapanış paragrafı konuğa/alıcıya (mektubu yazandan veya şirketten) takdiri iletmelidir. Yine resmi mi yoksa gündelik mi olduğu şartlara göre belirlenir. Bu paragrafın ardından etkinlik sahibinin imzasını içeren bir başlık satırı gelir.
Genellikle mektubu kişiselleştirmeyi seçerseniz etkinliğin programını mektuba eklemek yararlı olur. Bu isteğe bağlıdır. Bunu yaparsanız, bu ayrıntıların ikinci paragraftan sonra eklendiğinden ve listelendiğinden ve bu şekilde atıfta bulunulduğundan emin olun.
Örnek Hoş Geldiniz Mektubu
[TARİHİ GİR]
Sayın [NAME veya ETKİNLİK BAŞLIĞI Katılımcısı]
Bize katılabildiğiniz için mutluyuz ve [DESTINATION]'daki [RESORT]'taki konaklamanızın hem gençleştirici hem de eğitici olmasını umuyoruz.
Önümüzdeki [NUMBER] gün boyunca dolu bir gündemimiz var, bu nedenle lütfen bu paketteki bilgileri okumak için birkaç dakikanızı ayırın. Seyahat programımızı ve diğer önemli bilgileri içerir.
Bu zamanı sizinle [Hedefi Tanımlamak İçin Kısa İfade] bölümünde geçirmeyi sabırsızlıkla bekliyoruz.
Konaklamanızı daha keyifli hale getirmek için yapabileceğimiz bir şey varsa lütfen bize bildirin. [EVENT TITLE]'a katıldığınız için teşekkür ederiz.
Samimi olarak,
[RESMİ ANA SAHİBİN ADI]
[BAŞLIK]
[ORGANİZASYON]
Teşvik etkinliklerinde en sık yapılan hatalardan biri, katılımcıların daha sonra takip edilmemesidir. Etkili bir teşvik etkinliği düzenlemek, yalnızca geçmiş iyi çalışmaları ödüllendirmek için değil, çalışanların moralini ve performansını artırmak için de sağlam bir taktik olabilir. Bu nedenle, gelecekteki gezilerin başarılı olmasını sağlamak için geri bildirim istemek önemlidir.
