Birden fazla grubu aynı sayfada tutmak, etkinlik planlayıcılarının günlük olarak karşılaştığı en büyük zorluklardan biridir. Bir etkinliğe dahil olan herkes bunun başarılı olmasını isterken, iletişim için tanımlanmış bir yol olmadığında ayrıntıların gözden kaçma şansı her zaman olacaktır. En baştan bir bilgi akış şeması oluşturularak gözden kaçmaların önüne geçilebilir. Tüm tarafların aynı yönde çalışmasını sağlamak için aşağıdaki yönergeleri izleyin.
Şef ol
Çoğu etkinlik birkaç farklı departmanın ortak çabasıyla gerçekleşir, ancak günün sonunda tüm üretimi denetleyecek bir liderin olması gerekir. Ekipteki her kişi kendi uzmanlık alanına odaklanmalı ve sınırlarının önemini anlamalıdır. Kendinizi şu şekilde tanımlayın: lider planlayıcı projenin en başından itibaren. İş arkadaşlarınıza bilgi akışının önemini açıklayın ve protokoller göz ardı edildiğinde ne olacağını gösterin. Kimse bir sorunun yaratılmasından sorumlu olmak istemediğinden, ilk gün iç diyalog kurallarını açıklayın.
Etkinlik için Komiteler Organize Edin
Burada amaç, sorumlulukları bir şekilde kesişecek olan çalışanları eşleştirmektir. Örneğin, tüm grafiklerin ve logoların düzgün bir şekilde görüntülendiğinden emin olmak için pazarlama departmanı görsel-işitsel ekiple aynı komitede bulunmalıdır. Doğal olarak birlikte çalışması gereken ekipler oluşturmak, karışıklık içinde kaybolma eğiliminde olan birçok gereksiz e-postayı ortadan kaldıracaktır. Her komiteden size son gelişmeleri bildirecek bir kişi seçin.
Planlama Ekiplerini Doğru Yolda Tutmak için Son Tarihleri Belirleyin
Son teslim tarihlerini çok önceden ilan etmek, katılan herkes için stres seviyelerini azaltacaktır. Her komitenin çalışmasının her şeyi bir araya getirmek için nasıl kullanılacağını gösteren bir akış şeması oluşturarak son teslim tarihlerinizin değerini güçlendirebilirsiniz. Çalışanlar genellikle başka bir departmanın yanıtlarını beklediğini bildiklerinde daha iyi yanıt verirler. Bu bilgilerin paylaşılması süreci şeffaf tutar ve olumsuz eylemlere başvurmadan sorumluluğu vurgular.
Yöneticileri Bilgilendirin
Yapabileceğiniz en büyük hatalardan biri, fikirlerinizi yönetici liderlerinize sunmaya hazır olana kadar perde arkasında çalışmaktır. Nadiren, eğer olursa olsun, etkinliğinizin bazı yönlerini değiştirmek zorunda kalmadan ofislerine girip ayrılırsınız. Planlama süreci boyunca onlarla düzenli aralıklarla proaktif bir şekilde buluşarak kendinizi bu hayal kırıklığından kurtarın. Projenizin sonunda geri dönmek yerine ortasında değişiklik yapmak çok daha kolaydır.
Satıcılarınızla İletişime Geçin
Ortaya çıkabilecek bir diğer masum görünen hata, satıcılarla ikincil iletişimdir. Bu, bir iş arkadaşınızın, sizin farkında olmadığınız planlama ayrıntılarını paylaşmak için doğrudan bir satıcıyla iletişime geçme girişiminde bulunmasıyla gerçekleşir. Bu yan konuşmaların sonucu, etkinliğin nasıl gerçekleşeceği üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir. Bunu önlemenin tek yolu satıcınızın diğer çalışanlardan sipariş almasını kısıtlamaktır. İlk başta kulağa sert geldiğini düşünebilirsiniz, ancak tüm bilgilerin içinizden aktığını bilerek çok daha kolay uyuyacaksınız.
Proaktif Bilgi Güncellemeleri Sağlayın
Bir etkinliğin baş planlayıcısı olmak, aldığınız kadar bilgiyi paylaşmanızı gerektirir. Etkinliğin ayrıntılarını özetleyen bir master planlama belgesi bulundurun ve tüm komite üyelerinize haftalık güncellemeler gönderin. İletişimlerinizi kısa ve öz tutun. Haftalık e-posta güncellemelerinizdeki notları herkesin okumasını istiyorsunuz, ancak sürekli boş boş konuşursanız dikkatlerini hızla kaybedersiniz.
Etkinliklerinizin bilgi akışını yönetmek, departmanlar arası iletişimle aynı prosedürleri gerektirir. Herkesin sorumluluklarının farkında olmasını sağlayın ve önemli güncellemeleri ilgili tüm taraflarla paylaşın. Kritik fark, projenin CEO'su olmanızdır. Senin rolün tüm detayları yönet gelip bunları her departmanın ihtiyaçlarını karşılayan ortak bir vizyona dönüştürüyorlar. Başarının temeli, tüm bilgilerin aynı yönde akmasını sağlamaktır.
