En yaygın muhasebe belgelerinden biri faturadır. Çoğu durumda, özellikle alıcı bir tür kesinti talep etmek istediğinde, müşteriler sizin e-ticaret sitesi fatura isteyecektir. Bu, vergilendirmenin her zaman bölgeye özgü olduğu gerçeğiyle birleştiğinde, e-ticaret satışlarınıza ilişkin faturanın belirli bir minimum düzeyde bilgi içermesini önemli hale getirir. Faturanızı tasarlarken e-ticaret işi, burada dikkate almanız gereken bazı bilgiler yer almaktadır:
"Fatura" kelimesi
Belgenin resmi bir fatura olduğunu açıkça belirtmek için üstte fatura kelimesinin belirgin bir şekilde yer alması önemlidir. Bazı durumlarda belge, faturaya ek olarak başka bir şey de olabilir. Bu bir şey olabilir:
- Teslimat notu
- Borç dekontu
- Kurye detayları
Benzersiz Fatura Seri Numarası
Bu resmi bir vergi belgesi olduğundan, her faturaya bir seri numarası atamak gibi bir mantık izlemelisiniz. En basit haliyle seri numarası, önceki seri numarasından yalnızca bir sayı büyüktür. Biraz daha karmaşık bir sistemde seri numarasını her mali yılda başlatabilirsiniz. Daha da karmaşık sistemlerde alfasayısal bir seri numaralandırmaya sahip olmak isteyebilirsiniz. Bu sistemde harf belirli müşteriyi veya ürün kategorisini belirtebilir.
Resmi İşletme Adınız ve İkincil Adlarınız
Faturanız şunları içermelidir: resmi işletme adı. Başka isimler varsa bunların da belirtilmesi gerekir. Bir örnek, işletme adı olarak "Kaliteli Tüccarlar" ve ikincil gösterge olarak "XYZ Çevrimiçi Pazarların franchise'ı" olabilir.
İletişim bilgileri
En azından şehriniz ve ülkeniz belirtilmelidir. Bu bilginin yokluğunda vergilendirmenin yeri belli olmayacaktır. Tam açık adresinizi, telefon numaranızı ve e-posta adresinizi eklemeniz iyi bir fikirdir. Ek iletişim bilgileri de bazı durumlarda anlamlı olabilir. Bu tür ek bilgilerden bazıları şunlar olabilir:
- Şube adresi
- Müşteri hizmetleri, faturalandırma, satış desteği vb. gibi farklı bir departman için e-posta adreslerinin ayrı listelenmesi.
Vergilendirme ve Diğer İşletme Kayıt Kodları
Hizmet vergisi, KDV, GST veya başka türde vergi eklerseniz, söz konusu vergi türü için kayıt kodlarınızı da eklemeniz gerekir. Ayrıca konumunuza bağlı olarak işletme kayıt kimliğinizi faturada belirtmeniz gerekebilir.
Müşteri Detayları
Fatura hamiline yazılı bir belge değildir. Bu, faturanın, ona sahip olan kişinin malı olmadığı anlamına gelir. Bunun yerine faturanın belirli bir kuruluşa gönderilmesi gerekir. Bu nedenle alıcıyı listelemelisiniz. Genellikle resmi tam ad yeterlidir. Ancak çoğu e-ticaret satıcısı açık adresi ve e-posta adresini de eklemeyi tercih eder.
Ürün Açıklaması
Müşterinin satın aldığı her ürün için isim, boyut (varsa), tür (varsa), miktar, birim fiyat ve toplam fiyat belirtilmelidir.
Maliyetlere İlaveler ve Kesintiler
İlaveler, posta ücretini, nakliye işlemlerini, vergilendirmeyi ve önceki ödenmemiş aidatları içerebilir. Çıkarmalar indirimleri, kredileri, kuponları ve benzerlerini içerebilir.
Ayrıntılar ve Ödeme Şekilleri
Şundan bahsedilmeli: müşterinin ödeme yapabileceği çeşitli yöntemler. Çekin kesilmesi gereken ad, tutarın havale edilmesi gereken PayPal kimliği veya banka ayrıntılarıyla ilgili ayrıntıları içerebilir. Çoğu B2C e-ticaretinde fatura aslında ödeme alındıktan sonra oluşturulur. Bu durumda, alınan ödemenin ayrıntıları belirtilmelidir.
Şartlar ve koşullar
Satışa ilişkin hüküm ve koşullar belirtilmelidir. İşletmeler önceden basılmış fatura formları kullandıklarında, bu şartlar ve koşullar genellikle kırtasiye malzemesinin üzerine önceden basılmıştır. Ortak şartlar ve koşullar, geri ödemeler, iadeler, onarımlar, garantiler ve garantilerle ilgili ayrıntıları içerir. Ayrıca e-ticaretten bahsettiğimiz için gizlilik politikanıza da burada yer vermeniz mantıklı olabilir.
