E-posta Duygusaldır.
Şu anda kaç e-postanın başında oturuyorsun? Düşünerek planlanmış bir sonraki check-in'inizi sabırla ve tatlı bir şekilde gelen kutunuzda mı bekliyorlar? Yoksa bugün henüz yapmadığınız şeyleri size hatırlatarak adınızı mı sesleniyorlar?
E-postalarım “adımı çağırıyor ve bana algılanan yetersizliklerimi hatırlatıyor”, ancak çevrimiçi iletişim de iş akışımın önemli bir parçası. Dahası, birlikte çalışmaktan zevk aldığım en canlı insanlardan bazılarıyla bu şekilde bağlantıda kalıyorum. Bu yüzden, işte duygusal benliğimi yönettiğim gibi gelen kutumu yönetmeyi öğrenmek zorunda kaldım: dikkatli ve sınırlara odaklanarak.
İşyerinde zamanı etkili bir şekilde yönetme hakkında, özellikle de e-postaları çevreleyen birçok kitap ve makale var. Bazıları, hepsini olmasa da mümkün olduğunca çok e-postayı sildiğimizi iddia ediyor. Yine de e-postanın anlamsız, yüzeysel bir iş olduğu fikrine katılmıyorum; bazı işletmeler işbirliği üzerine kuruludur ve ilerlemek için e-posta iletişimine güvenir. Pek çok işçi, işlerin sorunsuz bir şekilde akmasını sağlayan ve görünmez ama temel bir omurga görevi gören bu "sığ iş" ile görevlendirilmiştir.
Bu günlerde kendimi yeni bir uçurumda buluyorum: Değerli zamanımı ve enerjimi tüketmeden nasıl etkili bir şekilde iletişim kurabilirim? Ve gelen kutumu çevreleyen bazı duygu ve stresleri nasıl kaldırabilirim? (Yoksa, e-postaların duygusal bir ağırlık taşıdığını hisseden bir tek ben miyim?)
İşim ve iş sonrası kendim için e-postamı fiziksel ve duygusal olarak şu şekilde yönetiyorum.
İşlem Gelen Kutusu Sıfır
Hedef stratejim gelen kutusu sıfır, ancak son birkaç haftadır bu son 100 e-posta eşiğini aşamadım. (“Bugün o gündür!” diyorum her gün; a) Ve bu son 100 e-posta karşısında, iş yerinde geçirdiğim zamandan daha fazlasını ne kadar e-postanın etkilediğini görüyorum; enerjimi çok etkiliyor.
nasıl olduğumu daha önce yazmıştım iletişimimde ünlem işaretlerini azalttıbu da aşırı varsayım ve duygu katmanlarının atılmasına yardımcı oldu. Hatta daha doğrudan iletişim yoluyla gerçek dünyaya çevrildiğini bile buldum - reddedilmekten daha az korktum ve ihtiyacım olanı istemekten daha emin oldum.
Gelen kutumdaki mustangları toplamama yardımcı olan üç strateji:
Bir şampiyon gibi sınırları belirleyin.
E-posta bir sohbet odası değildir. Benimle iletişim halindeyseniz, bunu zaten biliyor olabilirsiniz: Acil bir şey olmadıkça hızlı yanıt vermiyorum (merhaba, Eisenhower matrisi). Ayrıca örnek olmaya ve kısa ama kapsamlı e-postalar oluşturmaya çalışıyorum. İş yerinizde (gerçek veya hayali) bir anlık yanıt beklentisi varsa, yalnızca hazır olduğunuzda yanıt vererek buna meydan okuyun.
Ayrıca, keşfettikten sonra gecikmiş bir yanıt için artık özür dilemiyorum bazı zarif alternatifler. Ek “güzellikleri” her zamankinden daha fazla kestim çünkü yapılacak işler var ve kimsenin ıvır zıvır okumaya ihtiyacı yok.
Oh, ve acil bir döngüde çalışmıyorsanız, size her yeni e-postayı gerçek zamanlı olarak gösteren push bildirimlerini kaldırmanızı şiddetle tavsiye ederim. Hayatınızı değiştirecek.
Yeni görev yönetimi yöntemleri oluşturun.
Gelen kutularını yapılacaklar listesi olarak kullanmaktan başka kim suçlu? 🙋 Gelen kutumda hâlâ yürütebileceğim bazı projeler olsa da, daha etkili (ve daha az stres yaratan) görev yönetimine doğru ilerliyorum.
Örneğin, her Pazartesi, haftalık önceliklerimi masaüstümdeki yapışkan bir nota alıyorum. Sonra her sabah proje listesini gözden geçirir ve planlayıcıma o gün için en önemli görevlerimi yazarım. Ayrıca gelen kutumdaki görevleri de not alıyorum - sonra e-postayı dosyalayacağım ve listeyi seven benliğimin oradan yönetmesine izin vereceğim. (Bu aynı zamanda projelerimi takip etmeme yardımcı oluyor. iş günlüğü.)
Ayrıca, göndermem gereken bir e-posta varsa, onu ayrı, belirli bir görev olarak yazmanın daha verimli olduğunu öğrendim. Düşünceli e-posta göndermek benim için yorucu olabilir, bu nedenle her e-postaya yapılacaklar listemde kendi alanını vermek özsaygı için bir uygulamadır.
Giden e-postaları düşünceli bir şekilde yönetin.
Kişisel olarak, giden e-postalar, sonsuz bir gelen kutusundan daha korkutucu. Hata potansiyeli, reddedilme potansiyeli: E-postanın duygusal olduğunu söylediğimde bahsettiğim şey bu. İşte burada biraz güneş ışığı ve temiz hava almak için masamdan birkaç dakika uzaklaşıyorum, sonra bir fincan kahve alıp kulaklığımdan sakinleştirici bir müzik çalıyorum.
Bazen taslakları dikkatlice inceleyerek ve göndermeden önce her e-postanın bir başyapıt olduğundan emin olarak kendimi rahatlatırım. Ama diğer zamanlarda, her taslağı göndermeden önce milyonlarca kez tekrar okumayacak kadar kendime güveniyorum. Bazen, kertenkele beynim "ama mükemmel olmazsa ne olacak?" demeden gönder tuşuna basıyorum. ve mesajın dijital etere yakınlaşmasını izleyin.
E-postadan Kaynaklanan Duyguları Yönetme
Okuduğum tüm kendi kendine yardım makalelerinden çok azı, günlük e-posta okyanuslarında gezinmeniz gerektiğinde maruz kaldığınız çok özel yorgunluk türü için yardım teklif etti.
Özellikle cesur bir e-posta gönderdikten sonra bağırsaklarınızdaki ağırlıktan veya bir adı yanlış yazdığınızı düşündüğünüzde oluşan panikten kimse bahsetmez. Ya da yine reddedilme korkusu. (Bunların çoğu, bulut bilişim gibi şeyleri teknoloji blogcularına sunmaya çalıştığım soğuk e-posta günlerimden geliyor - bu alanda çok fazla hayır var.)
Bu nedenle, e-posta göndermek için "kendimi rahat bir şekilde kuşatın" yöntemimin yanı sıra, yoğun e-posta günlerinde kaygımı hafifletmeye yardımcı olacak birkaç taktik geliştirdim.
E-posta uygulamanızı açmadan önce derin nefes alın.
E-postaların beni çalıştırdığını söylerken şaka yapmıyorum, bu yüzden her gün gelen kutumu açmadan önce birkaç derin nefes alıyorum. Kesintisiz günlerde, bunu göndermeler arasında da yapacağım. Daha fazla mevcut hissetmenin ve beni her dakika kafamdan çıkarmanın yararlı bir yolu.
Dışarı çık.
Mümkünse, on dakikalık bir yürüyüş için dışarı çıkın. Bu genellikle bana gelen kutumun geri kalanından güç alabilmek için tazelenmiş ve kendinden emin hissederek geri dönmem için yeterli zihinsel ve fiziksel alan sağlar.
Farklı bir medya türü tüketin.
Şüphe duyduğunuzda, tıklayın. E-postaları kafama çok fazla takmaya başlarsam, haber bültenleri klasörüme girer ve sosyal etki şirketleri veya medya haberleriyle ilgili en son bilgilerden bazılarını okurum. Çok az beklentiye sahip, ancak yaptığım işle alakalı bir alan buluyorum. Gelen kutuma geri dönmeden önce bardağımı endüstri liderlerinin sözleri ve belki biraz tasasız içerikle dolduruyorum.
Sil, dosyala, sil, tekrarla.
Acımasızca silin. Acımasızca abonelikten çıkın. Gelen kutunuza değer katmıyorsa (veya size daha uygunsa “kıvılcım kıvılcımı”), onu bırakın. Daha sonra geri gelebilirseniz (yapmazsınız), bir klasöre dosyalayın. Eğer gelen kutusu sonsuzluğu daha çok senin tarzın, onun için git - sadece senin için neyin işe yaradığını bul. Amaç, her sabah e-postanızı açtığınızda stres veya endişe dalgaları hissetmemektir.
Kişisel bakım odaklı bir gelen kutusu, sizi rahatsız etmeyen, sizi geceleri ayakta tutmayan veya en önemli işinizden uzaklaşmayan bir gelen kutusudur. Sizi güçlendiren, size hizmet eden ve sizi ileriye taşıyan bir gelen kutusudur.
Şerefe, e-posta gönderen arkadaşlar. Buna sahibiz.
