Зразок резюме та список навичок особистого помічника

Персональні помічники схожі на виконавчі помічники або офісні помічники, які виконують рутинні адміністративні завдання, щоб комусь іншому не доводилося цього робити. Обов’язки, ймовірно, включатимуть перевірку або відповідь на телефонні дзвінки, листи та електронні листи, керування графіками та ведення нотаток на зустрічах.

Різниця з особистими помічниками полягає в тому, що вони допомагають лише одній людині, і вони також можуть допомогти з особистими завданнями, такими як покупки або планування соціальних заходів.

Деякі люди доручають роботу над проектом своїм помічникам або замовляють помічників під час їх відсутності.

Вимоги до роботи особистих помічників

Хоча для особистих помічників немає встановлених мінімальних вимог щодо освіти, досвід роботи в бізнесі чи адміністративній роботі допомагає. Друга або третя мова також може бути важливою в деяких випадках. Загалом, ваші навички важливіші за вашу освіту. Обговорення деяких із цих необхідних навичок може допомогти вам вирішити, чи підходить вам цей тип роботи.

Ось список навичок особистого помічника для резюме, супровідних листів, заяв про роботу та співбесід. Необхідні навички залежатимуть від роботи, на яку ви претендуєте, тому також перегляньте наш список навички, перераховані за посадами і за типом навичок. Перегляньте ці списки та перевірте, чи використовували ви ці навички на попередніх роботах чи здобули їх під час навчання.

Зробіть нотатки про те, коли і як ви використовували або розвивали ці навички. Потім додайте їх до свого резюме та супровідного листа або тримайте під рукою для заповнення заяв про роботу. Люди, які перевіряють програми, часто шукатимуть ключові навички. Порівняйте свої навички з тими, які опубліковані як необхідні для роботи. Потім переконайтеся, що вони згадані у вашому супровідному листі та перераховані у вашому резюме.

Ви також повинні розробити відповіді на співбесіді про те, як ви використовували свої навички на попередніх посадах. Наведіть приклад того, як ви вирішували проблему на робочому місці, використовуючи одну чи декілька з цих навичок. Покажіть, як використання ваших навичок сприяло успіху проекту.

Приклади необхідних навичок

Цей список не є вичерпним, але включає деякі з найважливіших, затребуваних навичок для особистих помічників.

Організація та тайм-менеджмент

Як особистий помічник, значна частина вашої роботи полягатиме в тому, щоб хтось інший був організованим і дотримувався розкладу. Тому ви повинні бути добре організованими. На щастя, організаторським здібностям можна навчитися. Існують спеціальні прийоми, які ви можете адаптувати, щоб зробити свій час більш ефективним і в іншому випадку підтримувати порядок у своєму житті та житті свого менеджера.

Письмове та вербальне спілкування

Ви повинні будете розуміти і виконувати інструкції, а також передавати інформацію чітко і чесно. Залежно від деталей вашої посади, можливо, вам також доведеться вітати клієнтів, відповідати на листування або створювати звіти та презентації. Усі ці завдання вимагають першокласних комунікативних навичок, включаючи розмовну та письмову мову, аудіювання та читання.

Точність і увага до деталей

Увага до деталей є важливою складовою як збереження організації, так і хорошого спілкування.

Нечіткість або неточність у кращому випадку призводить до неефективності, а також може спричинити серйозні помилки або відштовхнути колег вашого керівника.

Знання відповідного програмного забезпечення

Програмне забезпечення, яке вам доведеться використовувати, може відрізнятися, але, ймовірно, це буде обробка текстів, електронні таблиці, бази даних, календарі, настільна видавнича система та PowerPoint або щось подібне. Можливість забезпечити хоча б мінімальну технічну підтримку є плюсом. Можливо, вам доведеться оцінити кілька різних програм і додатків, щоб вибрати для себе найкращі інструменти для досягнення цілей вашого керівника. Завжди ваше завдання полягає в тому, щоб полегшити й спростити роботу вашого менеджера, і це може вимагати багато закулісного вирішення проблем.

Такт і розсудливість

Як особистий помічник, ви часто стикатиметеся з конфіденційними матеріалами, від комерційної таємниці до дуже особистої інформації, яку вам потрібно зберігати конфіденційною.

Пов’язаною навичкою є бути тактовним, здатність м’яко реагувати або взагалі не реагувати на інформацію, яка може здатися іншим людям важкою або збентеженою. Іншими словами, ви повинні бути безпечною людиною, щоб ваш керівник був уразливим. Адже тільки ви знатимете, яка допомога їм потрібна.

пов'язані: Найкращі послуги з написання резюме.

Список навичок

Адміністративні навички

Ці навички часто є частиною опису посади особистого помічника або є навичками додаткової вартості. Вашому роботодавцю може знадобитися хтось, хто зможе виконати ці завдання за неї.

• Адміністративний
• Призначення
• Листування
• доручення
• Події
• Планування заходів
• Подача
• Процедури впровадження
• Ведення розкладів
• Зустрічі
• Управління офісом
• Управління проектами
• дослідження
• Планування
• Виконання диктанту
• Прийом повідомлень
• Нотатки
• Організація поїздок
• Планування подорожей

Навички спілкування

Для роботи особистого помічника всі аспекти спілкування важливі. Будьте готові показати свій досвід або навчання.

• Відповідь на телефон
• спілкування
• Електронна пошта
• Привітання відвідувачів
• Обробка запитів
• Мережа
• Невербальне спілкування
• Фільтрування дзвінків
• Вербальні комунікації
• Письмові повідомлення

Фінансові навички

Чи є у вас досвід чи підготовка для виконання цих завдань?

• Бухгалтерський облік
• Бюджетування
• Закупівля
• Пошук джерел
• Шопінг

Технологічні навички

Чи вмієте ви використовувати різні платформи та пристрої та робити базові усунення несправностей?

• Комп’ютер (ПК, Mac, планшет)
• Управління базами даних
• Microsoft Office
• Підготовка презентації
• Звіти
• Обробка текстів

Навички особистої майстерності

Ці навички часто є частиною вашої особистості. Покажіть, як ви їх використовували та розвивали.

• Конфіденційність
• Дипломатичний
• Дискретність
• Гнучкість 
• Міжособистісний
• Багатозадачність
• організація
• Позитивне ставлення
• Вирішення проблем
• Професійна поведінка
• Самомотивований
• Командний гравець
• Управління часом
• Працювати самостійно

Якщо ви не використовували ці навички на попередній роботі, подивіться, як ви розвинули їх на волонтерській чи неоплачуваній роботі, або використайте їх у своєму особистому житті. Ви використовуєте ці навички як частину релігійної спільноти чи для студентського проекту в школі? Чи розвивали ви навички в спортивній команді чи в індивідуальному спорті? Цей досвід також може бути цінним і зробити вас кращим кандидатом на посаду.

У наведеному нижче прикладі резюме, призначеному для особистого помічника, зверніть увагу на те, як деякі з навичок, згаданих вище, включені в текст, зокрема «основні кваліфікації».

Зразок резюме особистого помічника

Це приклад резюме на посаду персонального помічника. Завантажити шаблон резюме (сумісний із Google Docs і Word Online) або перегляньте нижче приклади.