Відстеження та виставлення рахунків клієнтам є важливою частиною роботи в юридичній фірмі. партнери, сподвижники, помічники юристів, допоміжний персонал у судових процесахта інші хронометристи виставляють рахунок за свій час із кроком у шість, десять або п’ятнадцять хвилин, залежно від політики фірми та вказівок клієнта. Якщо ви не виставите рахунок за свій час, фірма не зможе виставити рахунок клієнту, і фірма не отримає гроші. Таким чином, знання того, як оплачувати час в юридичній фірмі, є важливим для вашого успіху та успіху вашої фірми.
У міру того, як юридичні збори збільшуються, клієнти стають більш уважними до витрат і розуміються на техніці. Отже, клієнти оглядаються юридичні рахунки ближче та використовуючи різноманітні програми баз даних для електронного сортування та аналізу платіжних даних. Зростаюча тенденція до електронного виставлення рахунків (електронні рахунки-фактури) піддає юридичні рахунки-фактури посиленій перевірці, переговорам і суперечкам.
Незалежно від того, чи ви новачок у виставленні рахунків, чи досвідчений хронометрист, поради, наведені нижче, допоможуть вам створювати оперативні, точні та точні записи часу.
Створіть докладний опис рахунків
Детальний опис завдань є основоположним компонентом добре складеного рахунку-фактури. Важливо, щоб опис ваших зусиль містив достатньо деталей, щоб рецензент міг оцінити характер і переваги завдання.
Досягти правильного балансу між стислістю та деталями може бути складно. Занадто довгий і багатослівний опис завдання збільшує неоднозначність і погіршує розуміння. Занадто короткий опис ускладнює оцінку відповідності виконаного завдання та витраченого часу. Наприклад, поверхневі фрази на зразок «перегляд файлів»; «Підготовка до судового розгляду» та «перегляд документів» мало розповідають про те, що ви робили та чому ви займалися тим чи іншим завданням. Замість «перегляду документів» кращим і точним є «Перегляд другого набору опитувань позивача».
Уникайте блокування платежів
Блоковий виставлення рахунків — це практика переліку групи завдань у підсумку блоку під одним записом часу. Наприклад: «Чернетки опитувальних запитів; телефонна конференція з доктором Брауном щодо: експертного звіту; підсумувати показання містера Сміта; переглянути та переглянути листування з захисником протилежної сторони. 7,3 години».
Клієнти визнають блокування білінгу стратегією маскування неефективності. Крім того, багато судів не дозволяють блокувати виставлення рахунків, оскільки це перешкоджає ефективному відшкодуванню гонорарів адвоката після винесення судового рішення. Більш ефективним способом виставлення рахунків є деталізація кожної незалежної діяльності та її відповідного часу.
Оперативно записуйте час
Запис часу відразу після виконання завдання – найкращий спосіб забезпечити точність. Спроба реконструювати діяльність дня (або тижня, або місяця) постфактум є важкою і заохочує «заповнення» часу, що є практикою збільшення фактичного часу, витраченого на виконання завдання, щоб заповнити прогалини неврахованих час.
Вам може здатися непрактичним вводити кожне завдання у програмне забезпечення для хронометражу, коли ви його виконуєте. Тому доцільно розробити систему запису часу, яка заохочуватиме оперативне відстеження часу. Деякі хронометристи диктують кожне завдання одразу після його виконання та записують його наприкінці дня. Іншим легше вести зошит, записуючи кожне завдання вручну, а потім вводячи його або замовляючи секретаря в кінці дня, тижня чи розрахункового періоду.
Пам'ятайте про свою аудиторію
Подібно до будь-якого іншого документа, який ви готуєте для рецензування іншим, важливо пам’ятати про свою аудиторію, записуючи записи про час. Ви можете знати особу, яка розглядає ваші рахунки, наприклад штатного юриста, призначеного для файлу. Зрозумійте, однак, що огляд може не закінчитися на цьому. У багатьох випадках рахунок-фактура обробляється кількома особами на різних внутрішніх і зовнішніх рівнях компанії, включно з юристами, бухгалтерами корпорації-клієнта та сторонніми особами аудитори. Записуючи свій час, краще уникати абревіатур, сленгу та складного жаргону. Використовуйте стислу юридичну термінологію, але майте на увазі, що ваші табелі можуть переглядати особи, які не мають юридичної підготовки.
Ознайомтеся з платіжною політикою клієнтів
Кожен клієнт має власну політику та процедури виставлення рахунків. Ці правила часто містяться в листі про утримання або зобов’язання клієнта. Ці правила виставлення рахунків можуть встановлювати кадрові обмеження, бюджетні вказівки, політику виплат і конкретні вказівки щодо обліку часу. Ознайомившись із основними правилами на початку, ви зможете більш відповідально ставитися до свого часу та відповідати очікуванням клієнтів.
Корпоративні клієнти все частіше використовують білінг на основі завдань. Платіж на основі завдань відстежує виставлення рахунків фірмою за судовими завданнями. Кожній основній діяльності присвоюється комп’ютерний код, який попередньо вибирає клієнт. Потім закодований рахунок-фактура електронно сортується та аналізується, що дає змогу провести його поглиблений аналіз. Частиною ознайомлення з політикою виставлення рахунків для клієнтів є вивчення та належне застосування безлічі спеціалізованих кодів виставлення рахунків на основі завдань, унікальних для кожного клієнта.
