Політика та процедури компанії забезпечують безпечне, організоване, дружнє робоче місце, яке розширює можливості та не дискримінує. Політики захищають працівників від вільного для всіх середовища фаворитизму та несправедливого ставлення. Будьте обережні, щоб не створювати політики для кожного непередбаченого випадку, оскільки керівництво не матиме повноважень задовольнити потреби окремих працівників. Надлишок політик підвищує ймовірність того, що керівники застосовуватимуть їх нерівномірно та несправедливо.
Ви можете знайти здоровий баланс. У більшості випадків, якщо ви звертаєтеся безпосередньо до співробітників, які поводяться неадекватно вашому робочому місці, вам може не знадобитися розробляти нову політику компанії.
Керівні принципи політики
Розгляньте можливість створення політики в таких ситуаціях:
- Плутанина щодо найбільш прийнятного способу поведінки (дрес-коди, електронна пошта, політики в Інтернеті, або використання смартфона)
- Рекомендації щодо вирішення типових ситуацій (стандарти поведінки, витрати на відрядження або придбання товарів компанії)
- Юридичний захист компанії (зняти звинувачення в домаганнях або дискримінаційний прийом на роботу і просування по службі)
- Відповідність державним законам і установам (Закон про сімейні та медичні відпустки, Закон про американців з обмеженими можливостями, Комісія з рівних можливостей працевлаштування або мінімальна заробітна плата)
- Встановіть послідовні робочі стандарти, правила та положення (прогресивна дисципліна, правила техніки безпеки, перерви або правила куріння)
- Забезпечте послідовне та справедливе ставлення до працівників (право на отримання пільг, оплачувану відпустку, допомога на навчання, час втрати, або обов'язок присяжних)
Можуть бути й інші причини для розробки політики, але не дозволяйте поганій поведінці одного працівника змусити впровадити політику, яка вплине на інших.
Сформулюйте цілі політики
Після того як ви визначите, що політика потрібна, задокументуйте письмово свої цілі для створення політики. Якщо можливо, повідомте співробітникам, чому ви впроваджуєте політику. Включіть достатньо деталей, щоб прояснити позицію компанії, але не намагайтеся охопити кожну потенційну ситуацію.
Зберігайте політику короткою та простою, якщо це можливо. Деякі правила щодо юридичних сфер, як-от підхід компанії до Закону про сімейні та медичні відпустки, дискримінації чи розслідування скарг, або система прогресивної дисципліни — може знадобитися тривалий і комплексний.
Збирати інформацію
Перевірити зразки полісів. Ви можете не знайти точної відповідності до обставин, мови та культури вашої компанії, але ви можете використовувати їх як відправну точку. Вам не потрібно починати з нуля.
The Товариство управління людськими ресурсами (SHRM) надає зразки політики для своїх членів. Іншими джерелами є ваші адвокати з трудового права. Юридичні фірми зазвичай пишуть загальну політику, яку їхні клієнти можуть змінювати щоразу, коли приймається відповідний закон або департамент праці США видає нові правила.
Розробити, написати та переглянути Політику
Напишіть політику, використовуючи прості слова та поняття. Поговоріть безпосередньо з працівниками, які читатимуть політику, її дотримуватимуться та дотримуватимуться її.
Після кожного абзацу ставте собі питання «що-якщо», щоб переконатися, що політика охоплює основи та звичайні винятки та запитання. Однак не зациклюйтеся на цьому; жоден поліс не покриває всі можливі випадки.
Виберіть пілотну групу співробітників, щоб прочитати політику та поставити запитання, щоб визначити, чи зможуть працівники її зрозуміти та дотримуватися. Налаштуйте на основі відгуків.
Отримати підтримку керівництва та юридичний огляд
Перегляньте політику з менеджерами, які повинні будуть її дотримуватися, щоб отримати їх підтримка та причетність до політики. Ймовірно, цей процес розпочався, коли ви визначили потребу, але підтримка керівництва є вирішальною для реалізації. Також було б гарною ідеєю показати його своєму адвокату, щоб уникнути будь-яких судових проблем у майбутньому.
Реалізація Політики
Розповсюдьте та перегляньте нову політику серед працівників у невеликих групах, індивідуально або на зборах у масштабах усієї компанії, залежно від того, чи є політика суперечливою та наскільки її легко зрозуміти. Дайте співробітникам можливість поставити запитання.
Надайте працівникам копію політики та попросіть їх підписати, що вони її отримали та розуміють. Вони повинні зберегти копію для своїх власних файлів.
Зразок заяви про підписання політики
Я підтверджую отримання та розуміння політики [Вашої компанії]. Політика діє [Дата] до подальшого повідомлення.
_______________________________________________________.
Підпис працівника.
_______________________________________________________.
Ім'я працівника (друкованим шрифтом)
________________________________.
Дата.
Вирішіть, як інформувати політику в майбутньому
Включіть політику у свій довідник працівника. Ви також можете стати частиною цієї політики орієнтація нового співробітника. Деякі компанії розміщують політики у своїй інтрамережі або в папці політик на загальному диску комп’ютерної мережі. Визначте, чи бажаєте ви також поширювати політику додатковими методами.
Датуйте та архівуйте будь-які попередні поліси, які ця заміняє. Вони можуть вам знадобитися для юридичних цілей або для довідки.
Інтерпретація та інтеграція політики
Застосування політики та методи роботи визначатимуть справжнє значення політики. Не забувайте бути послідовними та справедливими, тлумачачи політику з часом. Якщо ви виявите, що ваша практика відрізняється від письмової політики, перегляньте та перепишіть політику за потреби.
